SOP／教學文件產生

🍽 這道菜在做什麼

這道配方解決的，是幾乎每家公司、每個團隊都有、卻一直拖著沒處理的老問題：重要的工作流程只存在某個老手的腦袋裡，沒有寫下來。退貨怎麼處理、月結怎麼跑、新客怎麼建檔、設備怎麼開關機——這些事老手閉著眼睛都會，但從來沒人整理成文件。結果就是：新人來了要靠站在旁邊看、不停發問來學；老手請假或離職，整個流程跟著卡住；同一件事十個人做出十種版本，品質飄忽不定。

最需要這道配方的，是主管、老闆和需要交接的團隊成員。你不是不想寫 SOP，而是「坐下來把流程從頭到尾寫成工整文件」這件事本身門檻太高、太花時間，於是一拖再拖。這道配方把門檻降到最低：你只要像平常跟同事講解一樣，把流程「口述」一遍，不用講得工整、不用先想結構，AI 會幫你整理成一份正式 SOP——含目的、事前準備、編號步驟、例外處理和完成檢查清單。

它幫你省下的，是「把腦中的隱性知識變成可交接文件」這段最讓人卻步的距離。原本要花一兩個小時跟空白文件搏鬥的事，現在你對著對話框講五分鐘，就能拿到一份新人照著做就會的初稿，剩下的只是補細節。把人帶離團隊就斷掉的風險，降到最低。

為什麼這樣設計

這份提示詞最聰明的地方，是把輸入的門檻設成「口述」，輸出卻是「正式結構」。它讓你用最自然、最沒壓力的方式提供原料——就像在教一個新同事，想到哪講到哪——再由 AI 負責那個最費神的工作：把鬆散的口語整理成有邏輯、有層次的文件。這精準命中了 SOP 寫不出來的真正原因：障礙從來不是「不會做這件事」，而是「不知道怎麼把會做的事寫成文件」。

第二個關鍵，是它規定了五個固定區塊：目的與適用情境、事前準備、步驟化操作、常見問題與例外處理、完成檢查清單。這五塊不是隨意排的，而是一份好 SOP 的完整骨架。很多人自己寫 SOP，只寫了「步驟」就交差，漏掉了「事前準備」（新人才發現沒權限、找不到檔案）和「例外處理」（一遇到非標準狀況就卡死回頭問人），這份結構強制把這些容易遺漏的部分補齊。

第三個關鍵，是「步驟化操作」要求「一步一動作、可附注意事項」，以及最後的「完成檢查清單」。一步一動作避免了把三個操作擠在一句話裡、新人看不懂該先做哪個的問題；而檢查清單則給了一個自我驗收的依據，做完對照一遍就知道有沒有漏。再加上「寫到新人照著做就會」這個明確標準，AI 會自動補上老手習以為常、卻對新人是關鍵的細節，整份文件的可用性因此大幅提升。

怎麼用

操作非常輕鬆。把上方提示詞複製，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框，然後在「流程口述」那一欄，把你平常怎麼做這件事「講」一遍——可以真的用語音輸入，也可以打字，重點是不用工整、不用先排結構，就像在跟一個新來的同事解釋。比方說退貨流程，你可以這樣講：「客人申請退貨，我先看是不是七天內、商品有沒有拆封，然後到後台找訂單、改狀態、通知倉庫、最後退款，遇到超過七天的就要主管核可⋯⋯」想到什麼補什麼即可。

按 Enter，AI 會把這段口語整理成含五大區塊的正式 SOP。第二步是讀過一遍，把它沒講到、或你剛才漏講的眉角補上——這一步很重要，老手腦中那些「不用想就知道」的小細節，往往才是新人最容易卡住的地方。第三步，把定稿存進團隊的知識庫，放 Notion、Google 雲端硬碟或公司內部 Wiki，讓所有人都查得到、改得到。流程對應「口述流程 → 取得 SOP → 存進知識庫」三步。更多團隊管理的即用配方都在 /recipes。

調整技巧

整理出來的 SOP 可以用講的持續優化。覺得某步驟太籠統，就說「第三步『通知倉庫』要寫清楚用哪個系統、填哪些欄位」；覺得太囉嗦，就說「給資深員工用的簡版，只留關鍵節點」；想加防呆，就說「在容易出錯的步驟加上『常見錯誤』提醒」。你也可以請它「把這份 SOP 同時生出新人完整版和老手快速版」，不同熟練度的人各取所需。

兩個現成的延伸版本很實用。「教學影片腳本版」：把 SOP 轉成錄製教學影片的腳本，標好每段該演示什麼、旁白講什麼，新人訓練從讀文件升級成看影片。「客服 FAQ 版」：把 SOP 裡的「常見問題與例外處理」抽出來，改寫成對外的客服 FAQ，一份內部文件兩種用途。想把多份 SOP 串成一套完整的新人訓練流程，可以參考 /workflows 裡的團隊交接與訓練工作流。

注意事項

幾件事務必人工把關。第一，AI 是根據你的口述整理，它不會知道你沒講出來的步驟，也可能在你講得含糊的地方「自行腦補」一個看似合理、實際上錯誤的做法，所以定稿前一定要逐步對照真實操作驗證，特別是牽涉金流、退款、權限的環節，做錯成本很高。第二，若流程涉及個資（客戶資料、員工資料）、金流對帳、稅務、勞動法規或合約條款，這些有法規與公司政策要遵守，AI 整理的步驟不能當作合規依據，務必請相關權責人員或專業審核。第三，SOP 是活文件，系統改版、流程調整後要記得回頭更新，一份過期的 SOP 比沒有 SOP 更危險，因為新人會照著錯的做。把 AI 當成幫你把隱性知識文件化的助手，但「對不對」的最終判斷，永遠在懂這個流程的人身上。

台灣情境案例

以一家中部的網拍電商為例。退貨處理一直由創業初期就在的資深客服一個人負責，整套流程全在她腦袋裡——怎麼判斷符不符合退貨條件、後台哪幾個欄位要改、什麼狀況要找主管、退款怎麼跑。某次她請了一週長假，新進的客服面對退貨件完全不知所措，訊息積了一堆，客訴跟著爆增，老闆才驚覺整個流程的風險全壓在一個人身上。

老闆請那位資深客服用這道配方，對著對話框把退貨流程口述一遍，五分鐘講完，AI 整理出一份含「適用情境（哪些算可退）、事前準備（後台權限、退款系統帳號）、編號步驟、例外處理（超過七天、已拆封、贈品退回）、完成檢查清單」的完整 SOP。她再花十分鐘補上幾個她原本沒講到的眉角，定稿放進 Notion。結果是：下一個新人照著文件，第二天就能獨立處理八成的退貨件，遇到例外也知道對照文件該怎麼辦；資深客服終於能安心請假，也能把時間挪去處理更複雜的客訴。一個壓在單點的風險，靠一份口述五分鐘生成的文件就拆解掉了。

延伸用法

這道配方的價值，在於它能把任何「老手會、但沒寫下來」的流程通通文件化，適用範圍遠不只退貨。月結對帳、社群發文流程、進貨驗收、客戶建檔、設備保養、活動籌備——任何重複性的工作都可以用同一招口述生成 SOP，逐步把整個團隊的隱性知識變成可查、可交接、可優化的資產。

它也能和其他配方串接：把 SOP 轉成教學影片腳本後，搭配社群或內容相關的配方做成新人訓練教材；把例外處理抽出來做成對外 FAQ，再接到客服自動回覆流程。當你累積了一整套 SOP，整個團隊的運作就不再依賴特定某個人的記憶，而是建立在一套清楚的制度上。你也可以到 /generator 找找檢查清單、訓練計畫或交接表的產生器，把每份 SOP 配上對應的驗收工具，讓「照著做就會」這件事真正落地。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 你對某流程的口述說明

步驟

1. 口述流程：把平常怎麼做講一遍，不用工整。
2. 取得 SOP：結構化、可交接的文件。
3. 存進知識庫：放 Notion/共用雲端給團隊用。

配方本體（可複製帶走）

# 任務
我口述一個工作流程，請幫我整理成正式 SOP：
1. 目的與適用情境
2. 事前準備（工具、權限、檔案）
3. 步驟化操作（編號、一步一動作、可附注意事項）
4. 常見問題與例外處理
5. 完成檢查清單
繁體中文、台灣用語，寫到「新人照著做就會」。

流程口述：
{把你平常怎麼做這件事講一遍}

試吃報告

變化版

• 教學影片腳本版：把 SOP 轉成錄製教學的腳本。
• 客服 FAQ 版：把常見處理整理成對外 FAQ。

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