庫存叫貨清單自動整理

🍽 這道菜在做什麼

叫貨這件事，難的不是「想到要叫」，而是盤點完之後那一連串瑣碎的腦力勞動：雞胸只剩一包該補幾包？這個是大成的還是味全的？人家起訂量是 2 公斤一包，我要叫幾包才夠又不會爆冰箱？鮮奶效期短，這次能叫多少？店長常常盤點完已經很累，還要對著一堆數字一家一家供應商回想、計算、打字傳訊，弄到收店都走不了，偶爾還會漏掉一兩樣，隔天現場就缺貨開天窗。

這道配方要解決的，正是「盤點完到下單之間」那段最耗神、最容易出錯的整理工作。你把現有庫存、安全存量、供應商對應和包裝單位丟進去，AI 幫你比對出該補什麼、算好建議叫貨量、依供應商分組，還把每一家做成可以直接複製傳出去的訊息，連「這次別多叫」的效期提醒都幫你標好。最需要它的人，是身兼採購的餐飲店長、便利商店與小型門市的叫貨負責人，尤其是品項多、供應商雜、又沒有正式進銷存系統的小店。原本要花二、三十分鐘邊算邊打的事，現在五分鐘核對完就傳出去，省下的是時間，也是「漏叫缺貨」與「手滑叫過量、壓一堆庫存」的雙重風險。

為什麼這樣設計

這個提示詞的聰明之處，在於它不只是「把缺的列出來」，而是模擬了一個有經驗的叫貨店長腦中的完整流程。第一步比對「現有庫存」與「安全存量」，這是叫貨的核心邏輯——不是看到少了就叫，而是看「有沒有低於安全線」，這樣才不會夠用的也跟著叫、把錢和空間都壓在庫存上。第二步計算建議數量時特別要求「對齊供應商的起訂／包裝單位」，這一條解決了最常見的現場麻煩：你算出要補 5 公斤，但人家一包 2 公斤，到底叫 2 包還 3 包？AI 幫你算成「3 包＝6 公斤」這種可以直接下單的數字。

依「供應商」分組、每組做成可複製訊息，是因為現場叫貨的真實動作就是「一家一家用 LINE 或電話下單」，清單再漂亮，如果還要自己重新分類、重打一遍訊息，就等於沒幫到忙。而「庫存充足、本次不叫」和「需注意（接近效期／滯銷）」兩個提醒區，則是把店長腦中那些隱性判斷顯性化——前者讓你安心知道哪些不用管，後者幫你踩煞車，避免把鮮奶、生鮮這種效期短的東西叫爆。整套設計的目的，就是讓清單「拿到就能直接傳」，而不是「拿到還要再加工」。

怎麼用

照著上方三步操作。第一步「貼盤點」：把這道配方的提示詞複製到 Claude、ChatGPT 或 Gemini，在欄位裡填入你的盤點資料——盤點清單用「品項｜現有庫存｜安全存量｜常備量」的格式列出，供應商與對應品項寫清楚哪樣東西叫哪家、包裝／起訂單位註明每樣的最小下單單位、叫貨週期填到貨日、特別注意品項寫效期短或容易滯銷的。資料越完整，清單越能直接用。第二步「拿清單」：按 Enter，AI 會給你一份依供應商分組、標好建議叫貨量、附效期提醒、每組都有現成訊息的叫貨清單。第三步「傳下單」：先用眼睛核對一遍數量合不合理（尤其效期短的品項），確認沒問題後，把每一家的訊息分別複製，傳給對應的供應商即可。

第一次用建議把店裡所有常叫品項的「安全存量」一次設定好，存成固定資料，往後每次只要更新「現有庫存」一欄就好，越用越快。更多門市營運的實用配方可以逛 /recipes。

調整技巧

拿到清單後，用講的就能調。想控成本，套用 frontmatter 的「金額試算版」，把各品項進價一起貼進去，請它「順便估算本次叫貨總金額，並列出花最多錢的前三項」，你一眼就知道錢花在哪、要不要砍量。遇到週年慶、連假、母親節這種會爆量的檔期，用「檔期備貨版」，告訴它「這檔預估來客是平常的 1.5 倍，請依倍數上調建議叫貨量」，它會幫你把備貨拉高，但記得對效期短的品項手下留情。你也可以說「把清單改成表格，欄位是供應商、品名、現有、建議叫貨量、單位」，方便貼到群組或記帳；或要求「幫每樣標上『急』或『可緩』，到貨日近的先傳」，讓下單更有節奏。

注意事項

幾件事一定要人工把關，別全盤照單。第一，AI 算出的建議叫貨量是依你給的安全存量推算的，但它不知道你明天有沒有外燴大單、下週店休幾天、最近哪樣特別好賣，所以下單前務必對著「實際用量」與「近期銷況」再確認一次，避免照算就叫、結果叫過量壓庫存，或叫太少又缺貨。第二，效期短的生鮮、鮮奶、麵包這類品項，AI 的提醒只是保險，真正該叫多少還是要你依週轉速度判斷，寧可少叫勤補也別一次堆滿。第三，涉及金額與成本的試算只是參考數字，實際進價、折扣、運費以供應商報價為準，要拿去做正式成本控管前請自己核對。AI 幫你省掉的是「整理與計算」的工，不是「判斷該叫多少」的責任，最後拍板的還是店長。

台灣情境案例

桃園一間做手搖飲加輕食的小店，店長小敏每天收店前盤點完，最頭痛的就是叫貨。她的供應商有五家：茶葉一家、鮮奶一家、糖漿果醬一家、外帶杯吸管的包材行、還有冷凍鬆餅的食品商，每樣的起訂單位都不一樣。以前她盤點完要花半小時，對著小本子算數量、一家一家打 LINE，常常打到一半接到客人電話就忘了傳哪家，隔天才發現鮮奶沒叫到。改用這道配方後，她把盤點數字、五家供應商對應、包裝單位一次貼進去，AI 幫她算好建議量、分成五段現成訊息，連「鮮奶效期五天、這次只補到安全量別多叫」都標出來。她核對一下數量，五段訊息分別複製傳出，前後不到八分鐘。對小敏來說，最有感的不只是快，而是「不再漏叫」——自從用了之後，她再也沒遇到開店發現某樣斷貨、現場手忙腳亂跟客人說「不好意思這個今天沒有」的窘況。

延伸用法

這道配方可以變成一整套庫存管理的起點。往前接，你可以先用 AI 把「盤點表」做成固定模板，每天填數字、收尾時直接餵給這道配方，形成「盤點→叫貨」的順手動線。往後接，可以請它「把這個月所有叫貨清單彙整，算出每樣品項的叫貨頻率與總量」，幫你抓出哪些是高週轉、哪些常滯銷，作為調整安全存量和菜單的依據。遇到旺季前的備貨規劃，也能搭配檔期備貨版做整月的進貨預估。若你想把盤點、叫貨、進貨、成本追蹤串成一條可重複的流程，可以參考 /workflows 裡的中小企業營運自動化；而需要快速生成叫貨訊息模板、缺貨公告或供應商對帳單等現成文字時，/generator 也能直接幫你產出，讓整個進貨環節從盤點到下單都更省力。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 盤點數量、安全存量、供應商與對應品項、包裝單位

步驟

1. 貼盤點：把各品項的現有庫存、安全存量與對應供應商、包裝單位貼進去。
2. 拿清單：得到依供應商分組、標好建議數量、可直接複製傳訊的叫貨清單。
3. 傳下單：核對數量與效期提醒後，分別複製訊息傳給各供應商。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是熟悉門市與餐飲叫貨流程的店長，擅長把盤點結果整理成清楚、好下單、不漏項的叫貨清單。

# 任務
請幫我整理一份「庫存叫貨清單」，要求：
1. 比對「現有庫存」與「安全存量」，列出需要補貨的品項。
2. 計算建議叫貨數量（補到安全存量或常備量，並對齊供應商的起訂／包裝單位）。
3. 依「供應商」分組，方便我一家一家傳訊或下單。
4. 每組做成可直接複製傳給供應商的訊息（品名＋數量＋單位）。
5. 另列「庫存充足、本次不叫」與「需注意（接近效期／滯銷）」兩個提醒區。
6. 用表格或清楚條列，避免漏項。

庫存與供應商資訊：
- 盤點清單（品項｜現有庫存｜安全存量｜常備量）：{填}
- 供應商與對應品項：{填，例：大成—雞胸肉、雞腿肉}
- 包裝／起訂單位：{填，例：雞胸肉以 2kg 一包為單位}
- 叫貨週期或到貨日：{填，例：每週二、四到貨}
- 特別注意品項：{填，例：鮮奶效期短、避免叫太多}

繁體中文、台灣門市與餐飲現場用語。

試吃報告

變化版

• 金額試算版：附上各品項進價，請它順便估算本次叫貨總金額，方便控成本。
• 檔期備貨版：遇活動或連假，請它依預估來客倍數，自動上調建議叫貨量。

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