清潔服務線上預約與報價確認自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

清潔公司接案，最耗時也最容易流失客戶的，其實是成交前那段「來回問價」。客人打來問：三十坪居家打掃多少錢？這禮拜六能不能來？要不要加窗戶玻璃？櫃台或客服得一通電話接一通，邊查行事曆邊心算坪數報價，遇到尖峰時段電話接不完，客人等不到回覆就轉頭去問下一間。清潔服務是典型的「誰先回覆、誰先報價，誰就先成交」的生意，報價慢一個小時，案子很可能就沒了。

純人工處理這段詢價到成交的流程，成本被嚴重低估。以一間每天接到十五到二十通詢問電話的中型清潔公司估算，每通從接聽、問清楚坪數與需求、查可服務時段、口頭報價到記下來，平均要花六到十分鐘，等於客服每天有兩到三小時都耗在電話上；而這還沒算上「報了價但客人沒回」的無效溝通。更糟的是人工報價容易不一致——同樣三十坪，甲客服報三千五、乙客服報三千八，客戶一比較就覺得這間公司不專業。加上電話接洽完還要手動把資料抄進排班表，抄錯時段、漏記地址、忘了通知排班的狀況層出不窮，每一次都可能變成一場撲空或客訴。

這條流程要解決的，就是把「客戶問、客服查、口頭報、手動抄」這條冗長又易錯的人工鏈，收斂成一個客戶自助、系統秒回的線上接案入口。

導入後的改變

導入前，接案速度完全卡在客服有沒有空接電話：上班時間電話打不進、下班時間沒人接，等於每天有一半的詢價時段是「漏接」的；報價靠個人經驗，價格浮動、容易談崩；資料靠手抄，排班與派工常對不上。

導入後，客戶在官網、粉專或 LINE 上隨時都能填預約表單，填完坪數與服務類型就立刻收到初步報價與可到府時段，整個過程不需要任何人接電話。合理的效益估算是：詢價到報價的回覆時間，從原本平均一小時以上壓縮到幾秒內，二十四小時不打烊接案，等於把原本下班後流失的詢問全部接住；客服每天省下約兩到三小時的電話時間，可以專心處理特殊案件與成交追蹤；因為報價公式統一，價格不再因人而異，客戶信任感提升，成交率普遍可拉高一到兩成；抄單錯誤因為資料直接從表單寫入排程，幾乎歸零。對小公司來說，這等於用一套自動化補上了「半個全職客服＋一個不出錯的行政」。

流程怎麼運作

第一步「預約收件」，客戶在線上表單填寫服務地址、坪數、服務類型（居家清潔／辦公室清潔／開荒打掃）與期望時段。表單送出後，系統即時把資料寫入排程試算表，並回傳一則收件確認給客戶，讓客戶知道「公司已經收到、正在處理」，避免客戶因為沒有立即回應而又去問別家。這一步把散落在電話、訊息裡的詢問，收斂成結構化、欄位齊全的預約資料。

第二步「自動估價」，系統依客戶填的坪數與服務項目，套用預先設定好的報價公式（例如居家每坪單價、開荒加成、加購窗戶玻璃的固定費用），產生初步報價與工時估算。遇到開荒、重油污、特殊坪型、有寵物或大量囤物等變動較大的案件，系統不會硬報價，而是標記為「待人工確認」，交回行政由現場評估後再正式報價。這是流程的安全閥——標準案機器秒算，特殊案人來把關。

第三步「確認回覆」，系統比對公司的可服務時段自動配位，把報價與建議到府時間回覆給客戶，並附上改期與加購連結，讓客戶能自助調整。客戶確認後，這一單就算成交。

第四步「排程寫回」，確認後的案件自動寫入 Google Calendar 與派工清單，同步通知負責的清潔人員與排班行政追蹤，讓後段派工有乾淨、不漏接的案源。這一步直接銜接派工流程，讓接案到出工一氣呵成。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n 或 Make 作為流程引擎，串接整條接案鏈路。線上表單（Google Forms 或網站內嵌表單）是客戶自助入口，欄位設計要把坪數、服務類型、期望時段做成必填，減少資料不齊又要回頭問的情況。試算表（Google Sheets）是預約與報價的核心資料源，建議把「報價公式表」獨立成一頁，方便日後調價只改一處。Google Calendar 同步可服務時段與已成交排程，是自動配位的依據。Line 官方帳號是回覆與後續溝通主通路，簡訊閘道作為沒加好友客戶的備援。

串接重點有三：一是報價公式要參數化、集中管理，單價、加成、加購項目都從同一張設定表讀取，避免改價時漏改；二是「待人工確認」的判斷條件要明確，把開荒、重油污、坪數異常大等變動案件確實攔下來；三是可服務時段一定要與實際日曆即時同步，避免系統把客戶配到一個其實已經滿檔的時段。

常見錯誤與注意事項

自動估價僅為初步參考，不是最終確定報價。開荒、重油污、特殊坪型、囤物嚴重等變動較大的案件，務必標記為待人工確認、由現場評估後再正式報價，避免系統低估工時造成現場糾紛或人員做白工。AI 與自動化負責標準案的秒算秒回，涉及金額與工時的最終定價判斷仍需由人拍板。

涉及金流的部分要特別謹慎：訂金、尾款、折扣與優惠的核算，不要讓自動化直接動到收款，應由行政確認後再處理，避免報價公式設定錯誤造成收費爭議。客戶的地址、坪數、住戶資訊與聯絡方式都屬個資，僅供內部派工與聯繫使用，不對外公開、也不應留存於公開頻道。改期與取消涉及客戶權益與人員調度，請給予合理規則並由行政確認後再調整。

台灣中小企業情境案例

桃園一間主打居家清潔的工作室「潔淨坊」，過去只靠老闆娘一支手機接案，白天在現場打掃時電話常常接不到，晚上回到家才發現未接來電一串，回撥過去客人多半已經找了別家。導入這條流程後，工作室在粉專與 LINE 都放上線上預約連結，客戶填完坪數就秒收到報價與可預約時段。三個月後，原本下班後完全流失的晚間詢問被穩穩接住，每週多成交四到六單；老闆娘不必再邊打掃邊接電話，報價也因為公式統一不再被客人嫌貴嫌亂；抄錯時段、漏記地址造成的撲空，從每月兩三次降到幾乎沒有。

延伸應用

這條流程是清潔公司自動化的源頭，成交後可直接往下串接 清潔人員派工與當日任務通知流程，讓案件自動流入當日派工；服務前可接 清潔到府前提醒與門禁確認流程 補上到府提醒；完工後再接 清潔完工回訪與滿意度好評蒐集流程 蒐集口碑與促成回購，形成從接案到回購的完整閉環。進階變化包括：依坪數區間自動套用階梯報價、針對定期清潔客戶自動帶入會員價、在報價同時推送加購（玻璃、廚房深層、地板打蠟）提高客單價。想看更多可組合的自動化設計，可瀏覽 自動化食譜、工作流範本庫 與 自動化專題。

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