補習班排課異動通知與調補課管理

🎯 這條流程解決什麼

補習班的課務人員，最怕的就是「臨時異動」。老師臨時請假、颱風假停課、學生要把週三的課調到週五、某個班次因人數不足要併班——這些異動本身不難處理，難的是「要把正確的訊息，準確送到每一位受影響的家長手上」。

傳統做法是課務翻出該班的選課名單，一個一個用 LINE 私訊或打電話通知。問題在於：一個班可能有二、三十位學生，而且很多學生橫跨多個班次與老師，課務要從交錯的名單裡撈出「這次異動到底影響哪些人」本身就容易出錯。手動逐一通知時，只要漏了兩三位家長，隔天就會有學生照原時間到班撲空、或該來補課卻沒來，輕則白跑一趟，重則家長當場質問「為什麼沒通知我」，傷害的是補習班最在意的口碑。

更麻煩的是「雙向溝通」。停課通知發出去只是第一步，課務還得回收家長的回覆——有沒有收到、補課時間能不能配合、要不要改約其他時段。這些回覆散落在幾十個 LINE 對話框裡，課務得手動一個一個核對誰回了、誰還沒回、誰要調課，再回頭更新點名表與行事曆。一不小心就會發生老師、教室撞班，或是點名表跟實際上課對不上的混亂。

實務上，一次較大的排課異動（例如老師請假要全面改期），課務光是通知、回收、更新就要耗掉 大半天，旺季或颱風季多個班同時異動時更是焦頭爛額，而且全程高度依賴課務不要漏看、不要記錯。

導入後的改變

導入前，排課異動的通知與回收全靠課務人工撈名單、逐一私訊、再手動核對回覆與更新表單，慢、容易漏、雙向追蹤靠記憶，撲空與客訴難以避免。

導入後，只要課表試算表一更新，系統就自動算出受影響的學生與家長，分眾推播正確的停補課資訊，並把家長的確認與調課需求收回到一張清單，同步更新行事曆與點名表。實際效益大致如下：

• 通知一次到位、不漏人，學生撲空與「沒收到通知」的客訴可大幅減少。
• 課務處理一次異動的時間從大半天壓縮到 數十分鐘，省下約 七成人力。
• 家長已讀／未讀、已回覆／未回覆一目了然，未讀名單自動列出，課務只需針對少數人追補。
• 行事曆與點名表自動同步，老師教室撞班與點名對不上的情況明顯減少。

這條流程不取代課務對排課的決策判斷，而是把「撈名單、逐一通知、追回覆、更新表單」這些重複又易錯的勞力自動化，讓課務專心處理真正需要協調的個案。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 的五個節點，逐步如下：

1. 偵測異動（📊）：系統監看課表 Google Sheets，一旦偵測到某堂課被標記停課、改時段，或新增了一筆補課紀錄，就觸發後續流程。課務只要照常在熟悉的試算表上更新課表，不必額外操作。

2. 鎖定對象（🎯）：把異動的班次與選課名單比對，精準撈出受影響的學生，並帶出他們對應的家長聯絡方式。這一步取代了課務人工撈名單最容易出錯的環節。

3. 分眾通知（📣）：透過 LINE Official Account，依異動內容把「停課／補課的時間、教室、授課老師」分眾推播給對應家長。不同班、不同異動的家長收到的是各自相關的訊息，不會一則群發造成混淆。AI 摘要 API 可協助把課務簡略的異動備註整理成家長一看就懂的通知文字。

4. 回收回覆（✅）：收集家長的確認與調課需求，自動標記「已讀未回」「已確認」「要求改期」等狀態，把未回覆名單獨立列出，方便課務只針對沒回的少數人再追一次。

5. 同步行事曆（🗓️）：依確認後的結果，更新課務 Google Calendar 與點名表，檢查並避免老師、教室在同一時段撞班，確保隔天上課的安排與系統紀錄完全一致。

需要的工具與串接重點

• platform（n8n / Make）：擔任流程引擎，以「課表試算表更新或新增調補課紀錄」作為觸發起點，串起鎖定對象、通知、回收、同步整條鏈。
• Google Sheets：作為課表與選課名單的單一資料來源，欄位要標準化：班次、時段、教室、授課老師、選課學生、家長聯絡方式。
• LINE Official Account：台灣家長最普遍的聯絡渠道，作為主要通知與回收回覆的管道，務必設計成可記錄已讀與回覆狀態。
• AI 摘要 API：把課務簡短的異動備註，整理成清楚、有禮貌、家長一看就懂的通知文字。
• Google Calendar：作為課務行事曆，自動更新並檢查教室與老師時段衝突。
• Notion：作為調補課與回覆狀態的彙整看板，讓課務一眼掌握全局。

串接最大的坑是「選課名單與聯絡資料的正確性」。系統再準，也只能依名單上的對應關係撈人；只要學生轉班、家長換號碼沒更新到 Sheet，就會通知錯人或漏通知。導入時務必先把選課名單與家長聯絡資料整理乾淨，並建立「異動即更新」的習慣。更多通知分眾與行事曆同步的設計可參考 /recipes，整體補習班流程串接見 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 發送前務必人工確認課表：停補課與調課牽涉學生權益與收費權益，自動通知前的課表異動務必由課務主管人工確認無誤再發送，避免錯誤訊息一次群發給幾十位家長造成混亂，AI 不取代排課決策。
• 退費與課時補償需真人處理：涉及退費、課時補償、特殊個案的協調，應由真人課務人員處理，系統僅負責通知與彙整，不自動承諾任何金額或補償。
• 學生個資保護：學生姓名、就讀班級、家長聯絡方式屬個資，通知務必分眾私訊、勿一則群發揭露其他學生資訊，資料儲存與傳輸須限定授權人員存取。
• 緊急停課要有快速通道：颱風假等緊急停課對時效要求極高，要確保流程能即時觸發並優先送出，必要時保留課務一鍵手動發送的備援。

台灣中小企業情境案例

台中一家有 8 個班、約 200 位學生的國高中補習班，過去每逢老師請假或調課，課務就得翻名單一個一個 LINE 通知，旺季常漏掉幾位家長，隔天就有學生撲空、家長來電抱怨。導入這條流程後，課務只要在熟悉的課表試算表上更新異動，系統就自動撈出受影響的學生、分眾推播給對應家長，並把家長回覆與未讀名單整理成清單。一個學期下來，「沒收到通知」的客訴大幅減少，課務處理一次異動的時間從大半天縮到不到一小時，行事曆與點名表自動同步後，老師教室撞班的烏龍也幾乎消失，課務得以把時間挪去處理真正需要協調的調課個案與家長關係。

延伸應用

這條流程的骨架還能繼續擴充：把家長確認的調課結果自動回寫到學生的出缺勤與補課紀錄，期末一鍵盤點每位學生的補課完成度；或在補課時段人數過少時，自動提示課務考慮併班或改期，提高教室與師資使用率。也可以把每次異動的通知已讀率與回覆率統計起來，找出哪些家長長期未讀、需要改用電話聯繫。再往後，可與 /workflows 的點名進度回報、家長聯絡與繳費提醒流程串接，從排課、通知、補課到家長溝通形成一條龍，讓補習班的課務溝通一次到位。

流程圖

用到的工具

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