補教招生諮詢自動回應與名單分級

🎯 這條流程解決什麼

招生季一到，補習班的諮詢就從四面八方湧進來：臉書廣告的私訊、官網的試聽表單、LINE 官方帳號的留言，還有直接打到櫃台的電話。問題是這些管道各自獨立，櫃台一忙，臉書私訊可能放到隔天才看到，而招生這一行最殘酷的就是「黃金回覆時間」——家長剛萌生「要不要幫孩子找補習班」的念頭時溫度最高，超過一兩個小時沒人回，那股衝動就冷掉，轉頭去問別家了。

更麻煩的是重複。同一位家長很可能在臉書看到廣告留了言、又跑到官網填了表單，櫃台沒有比對，三位不同顧問各自打電話過去，家長接到三通推銷電話只覺得這間補習班很煩、很沒制度，第一印象直接扣分。

純人工處理這件事的成本相當可觀。以一間中型補習班招生旺季每天進來 30 至 50 筆諮詢估算，櫃台光是逐筆查看不同平台、手動複製貼上課程簡介、再翻 Excel 確認是不是舊名單，每筆至少要花 8 到 12 分鐘，一天就是 4 到 6 小時的人力被綁在重複勞動上。而且人一累就會出錯：漏回、回錯年級的資料、把已報名的家長又當新客戶聯絡。這條流程要解決的，正是「來源分散、回覆太慢、名單重複、不知道該先打給誰」這四個招生現場最痛的問題。

可與 /workflows 的試聽預約、報名繳費流程串成完整招生漏斗，更多名單自動化與罐頭回覆設計見 /recipes，整體的招生 /automation 佈局也能由此延伸。

導入後的改變

導入前：諮詢散在四個平台，櫃台輪流盯著看；回覆速度看當下忙不忙，旺季常常隔天才回；名單靠人工查 Excel 去重，漏掉一半；所有名單一視同仁，顧問憑感覺挑著打，常常把時間花在只是隨口問問的家長身上。

導入後：不管家長從哪個管道進來，幾秒內就收到對應年級的課程簡介與試聽連結，回覆時間從「數小時甚至隔天」壓縮到「即時」。系統自動用手機與 Email 比對去重，重複名單一筆都跑不掉。AI 依留言內容把名單分成高、中、低意願，高意願者立刻派給顧問並設好跟進提醒。

合理的效益估算：即時回覆能把諮詢轉試聽的比例提升兩到三成，因為家長還在「熱度最高」的當下就拿到了想要的資訊；去重歸戶讓重複聯絡造成的客訴幾乎歸零；櫃台每天省下的 4 到 6 小時可以回去做接待與帶看；顧問把火力集中在高意願名單上，同樣的人力能多談成幾組家長。對招生季而言，這幾個百分點往往就是達標與否的關鍵差距。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 裡的五個節點，逐步拆解：

1. 彙整來源（📥）：透過 Meta Lead Ads 的 webhook、官網表單送出事件、LINE Official Account 的訊息事件三個入口，把臉書廣告名單、官網諮詢、LINE 留言全部匯流進同一個 Google Sheets 名單庫，每筆都標註來源管道與進線時間。

2. 去重歸戶（🧹）：新名單進來後，用手機號碼為主鍵、Email 為輔助比對既有資料。若是舊名單，就把這次的諮詢併入原本那筆的歷程，而不是新開一筆；若是全新名單才建檔。這一步徹底解決「同一家長被多次聯絡」的尷尬。

3. 即時回覆（⚡）：依家長填寫或提及的孩子年級，自動回傳對應的課程簡介、開課時段、試聽預約連結與當期優惠。LINE 來源用官方帳號訊息回，表單與廣告來源用 Gmail 寄送。內容是套版的通用資訊，不涉及報價承諾。

4. 意願分級（🏷️）：把家長的留言文字丟給 AI 分類 API，依關鍵訊號判斷熱度——明確問「什麼時候可以試聽」「一個月多少錢」「我家孩子下週就想開始」屬高意願；只是「想了解一下」屬中意願；單純按讚或留個貼圖屬低意願。系統據此打上高、中、低標籤。

5. 派工顧問（👤）：高意願名單即時指派給值班招生顧問，在名單庫寫入負責人並透過 Gmail 或 LINE 通知顧問「有一組熱名單請盡快聯絡」，同時設定跟進提醒（例如 2 小時內未聯絡再催一次）。中、低意願則進入定期培養的名單池。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：建議用 n8n，因為招生名單屬個資，自架 n8n 能把資料留在自己掌控的環境。三個來源各建一條觸發路徑，最後匯入同一張名單表，再接去重、回覆、分級、派工的後續節點。
• Meta Lead Ads：負責接住臉書廣告的即時名單，設定 webhook 讓名單一產生就推進流程，這是搶下黃金回覆時間的關鍵。
• LINE Official Account：同時是進線管道與回覆管道，用 Messaging API 接收訊息、回傳課程資訊。
• Google Sheets：當作輕量名單庫與去重比對的資料來源，欄位設計要含手機、Email、年級、來源、意願等級、負責顧問、跟進狀態。
• AI 分類 API：負責讀懂留言判斷意願，建議把分級規則寫進提示詞，並保留一個「無法判斷」的中性類別交人工看。
• Gmail：對表單與廣告來源寄送課程簡介，以及通知顧問派工。

串接注意點：手機號碼格式要先正規化（去掉空格、加減符號、統一國碼），否則去重會失準；各平台的個資取得同意聲明要在表單與廣告端就做好；自動回覆的範本要分年級維護，避免回錯資料。

常見錯誤與注意事項

• 報價與承諾務必人工確認：自動回覆只能給通用課程資訊與試聽連結，凡涉及實際報價、編班、優惠組合、入學承諾，一律由顧問人工確認後再對家長說明。AI 不取代招生人員的專業判斷，也不能代替補習班做出任何契約性承諾。
• 個資合規：諮詢名單含家長與學生姓名、就讀學校、聯絡方式等個人資料，蒐集前應依個資法取得當事人同意並告知蒐集目的；名單庫須限定權限存取，離職人員的權限要即時撤銷。
• 去重的邊界要保守：寧可漏判成新名單由人工合併，也不要把兩個不同家長誤併成一筆而張冠李戴。
• AI 分級僅供排序參考：意願等級用來決定「先聯絡誰」，不該用來放棄任何名單；被判低意願的家長仍應進入培養池定期接觸。
• 自動訊息要留人味：即時回覆結尾務必附上「稍後將有專人與您聯繫」之類的語句，並讓家長能隨時轉接真人，避免全程機器人應對讓家長反感。

台灣中小企業情境案例

台中一間以國中升學為主的補習班，旺季每天約進 40 組諮詢，原本櫃台兩人輪流盯臉書、官網、LINE 三個畫面，常常忙完一波招呼到場家長，回頭才發現臉書私訊堆了七八則，最早的已經放了三個多小時。導入這條流程後，所有管道的諮詢一進線就自動回覆對應年級的課程簡介與試聽連結，去重歸戶讓「同一位家長被三位顧問各打一通」的客訴消失，AI 把當天的熱名單挑出來即時派給顧問。

班主任的觀察是：試聽預約的轉換明顯變好，因為家長「想問的當下就拿到答案」；櫃台從每天耗在分頁切換與複製貼上，回到把心力放在到場家長的接待上，現場諮詢的成交也跟著回升。對這間補習班來說，最有感的不是省下多少工時，而是再也不會因為「晚回了兩小時」而眼睜睜把一組家長讓給對街的競爭對手。

延伸應用

• 接續試聽到報名的全漏斗：試聽後自動發滿意度詢問、未報名者進入再行銷序列、報名者轉入繳費流程，把這條諮詢流程延伸成完整招生漏斗。
• 顧問跟進成效儀表板：把派工後的聯絡狀態、轉試聽率、轉報名率回寫名單庫，產出每位顧問的成效報表，找出最會成交的跟進話術加以複製。
• 依年級與校別分流：把附近學區的學校資料納入分類，依孩子就讀學校自動帶出對應的升學說明與榜單，回覆更精準。
• 低意願名單再喚醒：對培養池裡長期未轉換的名單，在新班開課或寒暑假班招生前自動推播一輪喚醒訊息。
• 跨季名單再利用：今年沒報名的諮詢名單，明年升上一個年級時自動標記為「適齡再聯絡」，把舊名單變成下一季的暖名單。

流程圖

用到的工具

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