補習班試聽預約自動排程

🎯 這條流程解決什麼

招生最痛的不是沒人問，而是「有人問了卻接不住」。家長在臉書廣告、Google 搜尋或朋友介紹下，好不容易留了資料、加了 Line，這份熱度其實只有短短幾小時黃金期。偏偏櫃台白天忙著顧現場、應付家長臨櫃詢問與接送孩子，線上來的諮詢常常排到隔天才回；等回過去，家長的興致已經淡了，或早被動作快的同業先約走。

純人工接這些諮詢有多耗時？每一筆都要：人工查看老師的課表找出能試聽的時段、回訊息跟家長來回喬時間、確認後手動寫進行事曆、再記得在試聽前一天提醒、試聽後沒回覆的還要追蹤。一筆諮詢從留資到確認到班，往往要來回五六則訊息、跨好幾個小時甚至好幾天。一天進來十幾筆，光是「喬時段」這件事就能把櫃台一個下午吃光，而且每多拖一小時，諮詢轉到班的比例就掉一截。No-show（約了沒來）更是常態，沒人提醒的試聽，缺席率動輒三四成。

這條流程把「留資 → 配對師資時段 → 發確認 → 課前提醒」串成自動藍圖，讓每一筆諮詢都能即時被接住、有時段可排，把線上諮詢穩定轉成到班試聽。它可以無縫接續 新生報到報名自動流，完成從諮詢到入學的一條龍；想讓追蹤話術更打動家長，可參考 招生文案與話術食譜。

導入後的改變

導入前，諮詢的命運取決於櫃台「有沒有空回」。白天忙、線上慢，黃金接觸期常常錯過；喬時段靠人工來回、寫行事曆靠手動、課前提醒靠記性，缺一環就掉一個學生。試聽缺席率高、諮詢轉到班的比例低，等於花錢買來的廣告流量大量漏在第一關。

導入後，家長一送出表單或一加 Line 好友，系統就立刻記錄孩子的年級、科目與偏好時段，自動比對師資課表回覆可預約時段，確認後寫入行事曆並於試聽前一天發提醒。合理估算下，櫃台處理單筆諮詢的時間可從十幾分鐘的來回降到近乎零（只在特殊情況才需介入），等於把接洽人力省下大半；因為回覆即時、又有課前提醒，諮詢轉到班的比例通常能提升兩三成，試聽缺席率也明顯下降。對招生而言，這代表同樣的廣告預算能換到更多真正坐進教室的孩子。

流程怎麼運作

第一步，觸發：家長留資。 對應 frontmatter 的「📥 觸發：家長留資」節點。家長填寫招生試聽表單或加入 Line 官方帳號好友時，流程立即啟動，自動記錄孩子的年級、欲試聽科目與偏好時段，並把這筆諮詢寫進名單。

第二步，配對師資時段。 對應「📅 配對師資時段」節點。系統比對該科目老師的開課行事曆，找出可供試聽的空檔，回覆家長可預約的時段；家長選定後，自動把試聽寫入 Google 行事曆，並附上教室位置與當天需攜帶的物品，省去櫃台逐筆喬時間。

第三步，課前提醒。 對應「🔔 課前提醒」節點。試聽前一天，系統自動透過 Line 發出提醒訊息，請家長確認是否出席。這一步是壓低 No-show 的關鍵——一句準時的提醒，往往就能把缺席率砍掉一大半。

第四步，未回覆追蹤。 對應「🧠 未回覆追蹤」節點。對於留了資卻遲遲沒確認時段、或收到提醒卻沒回應的家長，AI 會依其諮詢的科目生成個人化的追蹤訊息；若仍逾時未回，名單自動轉提醒招生顧問致電跟進，確保沒有一筆熱度被晾在那裡。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n 或 Make 為骨幹，用 Webhook 接住表單送出與加好友事件。各工具角色：招生表單是諮詢入口，蒐集孩子的基本資料與偏好；Line 官方帳號負責回覆時段、發確認與課前提醒，是與家長對話的主通道；Google 行事曆同時是「師資可用時段的資料來源」與「試聽預約的寫入目的地」；試算表暫存諮詢名單與追蹤進度；AI 文案負責生成貼合科目的個人化追蹤訊息。

串接重點：一是每位老師的可試聽時段要確實維護在 Google 行事曆，流程才能正確比對空檔，避免約到沒人在的時段；二是要處理時段衝突與額滿情境，當偏好時段已滿，系統應自動提供替代時段，而非直接卡住；三是課前提醒的發送時間建議可設定（前一天或當天早上），不同家長作息不同；四是各節點都要有失敗通知，萬一行事曆寫入或訊息發送失敗，要立刻提醒櫃台補手動處理，別讓家長空等。

常見錯誤與注意事項

表單蒐集的家長與學生資料涉及個人隱私，自動化前要把個資分際守好。建議在招生表單明示蒐集目的與使用範圍並取得家長同意，試聽名單僅供內部招生使用，已封存的舊資料應定期清除。追蹤訊息要拿捏頻率，逾時未回覆的提醒以一到兩次為宜，避免變成騷擾反而趕跑家長。

要特別注意的是，AI 生成的追蹤話術只是溝通輔助，涉及孩子學習狀況、班別建議與費用等實質問題時，仍應由顧問或老師依專業判斷回應，AI 不取代真人的教育諮詢。試聽時段一旦確認，課務端仍應人工確認該時段確實有對應師資與教室，避免行事曆資料過期造成「約了卻沒老師」的尷尬。

台灣中小企業情境案例

新北一間社區型英文補習班，過去廣告投了不少，臉書私訊與 Line 諮詢也不算少，但櫃台白天忙著接送與帶班，線上訊息常常晚上才回，回過去家長十之八九已讀不回。導入這條流程後，家長一加 Line 好友就立刻收到歡迎訊息與可試聽時段，選定後自動進行事曆、試聽前一天自動提醒。短短一個月，過去要拖到隔天的回覆變成「秒回」，試聽缺席率從三成多降到一成出頭，諮詢轉到班試聽的比例提升了約三成。櫃台估算，光是不用再人工喬時段，每天就省下近兩小時，能把心力放回現場服務與真正需要溝通的家長身上。

延伸應用

這條流程是招生漏斗的起點，往後可直接串 新生報到報名自動流，讓試聽滿意的家長一鍵進入報名繳費；學期中後段再接 家長溝通與續報提醒，完成從第一次諮詢到續班的完整旅程。進階變化包括：依諮詢科目自動分派給不同顧問、把試聽後的回饋自動回收成名單溫度分級、或在多分校情境下依家長所在區域自動分流到最近校區。想找更多可組合的招生與營運自動化點子，歡迎到 食譜庫 與 自動化專區。

流程圖

用到的工具

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