缺課補課自動關懷流

🎯 這條流程解決什麼

缺課對舞蹈教室來說，是一筆很容易被忽略卻持續流血的損失。學員少上一堂，進度跟不上、動作銜接不上，下一堂更挫折，挫折累積幾次後就萌生退意；而教室不只少了一次教學互動，預收的堂數實質上也在貶值——學員會覺得「我繳的錢沒上到，乾脆不續了」。

現在純人工要怎麼補救？理想上櫃檯每天下課後要盯著簽到表，把當天沒到的學員一個個挑出來，再翻課表找本週有沒有同舞種、同程度的空堂可以補，然後逐一傳訊息關懷、問要不要補課，學員回覆後再手動登記、改堂數。光是「每天對簽到表」這件事，一間 200 位學員的教室就要花櫃檯每天 30 至 40 分鐘，遇到尖峰根本排不進去，結果就是缺課關懷淪為「想到才做、做了也不完整」。實務上，多數教室的缺課關懷覆蓋率不到三成，大量該被接住的學員就這樣靜悄悄流失。以一堂課平均價值 300 至 500 元、一位學員年繳上萬元計，每流失一位的代價遠超過那幾通關懷訊息的成本。

導入後的改變

導入前：缺課 → 沒人發現或來不及關懷 → 學員自己愈上愈跟不上 → 默默不續 → 教室事後才驚覺人不見了。

導入後：簽到資料一更新，系統當下標記缺課學員，自動媒合本週同舞種、同程度的可補課空堂，AI 草擬一則貼心的關懷與補課邀約，櫃檯確認後推送讓學員一鍵選時段，回覆後自動登記補課、更新堂數。

合理估算下，缺課關懷的覆蓋率可從不到三成提升到接近百分之百，因為系統不會漏、不會忘；櫃檯每天省下 30 分鐘以上的對表與找時段工時；而補課率提升直接帶動續班——當學員感覺「缺課還有人主動幫我安排補課」，續約率提升一到兩成是合理的期待。把每一次缺課從「損失」翻轉成「關懷觸點」，正是這條 自動化 流程最大的價值。

流程怎麼運作

1. 觸發：偵測缺課——當天課程結束、簽到系統或試算表更新後，流程自動比對「應到名單」與「實際簽到名單」，標記出未到的學員。可設定排除事先請假者，只關懷真正「沒到也沒說」的人。
2. 媒合補課時段——系統依該學員缺的舞種與程度，掃描排課表中本週（或可補課期間內）還有名額的同類型課程，列出 2 至 3 個可選時段，避免給太多選項造成決策困難。
3. AI 草擬關懷訊息——AI 撰寫節點生成一則先關懷、再給選項的訊息，例如「今天沒看到你來上課有點想你，這週這幾個時段都可以補回來，要幫你安排哪一堂呢？」語氣貼近、不像催繳。
4. 推送補課邀約——草稿經櫃檯人工確認後，透過 LINE 發送，學員點選想補的時段即可回覆。
5. 登記補課追蹤——學員回覆後，系統自動把人加進該補課時段名單、扣抵或標記堂數，並建立追蹤紀錄，方便櫃檯掌握誰已補、誰還沒回。

需要的工具與串接重點

• 簽到系統 / Google Sheet：出勤資料源。若用刷卡或 App 簽到系統，串接 webhook 即時觸發最佳；若用試算表，可設定每日固定時間掃描。
• 排課表：補課媒合的依據，欄位要清楚標出每堂的舞種、程度、剩餘名額，媒合才會準。
• n8n / Make：流程編排。建議把「媒合邏輯」獨立成可調整的節點，方便日後增減補課規則。
• AI 撰寫節點：負責關懷文案。提示詞要鎖定「先共情、再給選項、不施壓」的基調，避免變成生硬通知。
• LINE Official Account / Email：LINE 為主推播與回覆管道，Email 作為備援與書面留存。

串接重點是「媒合的準確度」與「回覆後的自動登記」。媒合若把不同程度的班配在一起，反而造成困擾；登記若沒接好，櫃檯還是要手動補登就失去意義。整理出勤與課表資料的前置技巧，可參考 食譜 裡的資料清理配方。

常見錯誤與注意事項

• 個資控管：出勤與聯絡資料屬於個人資料，串接時務必控管存取權限、不外流名單，AI 提示詞也不要回傳完整個資。
• 補課成立需人工確認：補課是否成立、堂數如何計算涉及學員權益與計費規則，AI 僅負責草擬邀約與媒合建議，最終補課規則與堂數調整請依教室政策由櫃檯人工確認，系統不取代櫃檯對個別狀況的判斷。
• 避免變成催繳感：關懷訊息若頻率太高或語氣太像推銷，反而趕跑學員。建議同一學員短期內不重複轟炸，連續缺課再升級關懷。
• 請假者要排除：事先請假的學員若還收到「怎麼沒來」的訊息會很尷尬，務必先濾掉已請假名單。
• 程度媒合要謹慎：不同程度硬湊在一起補課可能讓學員受挫或受傷，媒合條件要從嚴。

台灣中小企業情境案例

新北一間以成人 K-pop 與街舞為主的舞蹈工作室，學員多是上班族，加班、出差導致缺課是常態。過去櫃檯只有一位，根本沒空逐日關懷缺課，導致很多學員上班一忙、缺了兩三堂後就乾脆不來了，月卡到期也不續，老闆一直找不到流失的原因。

導入這條流程後，每天課後系統自動挑出缺課學員、媒合本週同程度的補課時段，AI 草擬「這週這兩個時段都能補回來喔」的輕鬆訊息，櫃檯掃過確認後送出。學員下班看到訊息，覺得「教室還記得我」，補課意願明顯提高。三個月後，工作室的補課率從原本不到 25% 拉到接近七成，月卡續約率提升約 15%，而櫃檯每天還省下半小時。老闆最有感的是：流失不再是看不見的黑洞，而是被一則則關懷訊息接住了。

延伸應用

這條流程的「偵測異常 → 自動媒合 → AI 關懷 → 一鍵預約 → 自動登記」骨架，可以延伸出多種經營動作：

• 連續缺課預警：當系統偵測到某學員連續缺課或出席明顯下滑，可自動升級為更深度的關懷，並串接 會員續約預警關懷流 提早介入挽回，避免到期才發現人早就走了。
• 生日與里程碑關懷：把同一套推播機制換成生日祝福、上課滿百堂里程碑，強化情感連結。
• 補課滿意度回收：補課後自動發一則簡短滿意度詢問，蒐集學員對補課安排的回饋。
• 教練端提醒：同步通知補課班的老師「今天有補課學員加入、程度如何」，讓教學更貼心。
• 語氣多版本化：不同舞種、不同年齡層的關懷語氣，可用 內容改寫 配方調整成更自然、更貼近受眾的口吻，讓自動化訊息也有溫度。

流程圖

用到的工具

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