牙醫定期回診提醒流程

🎯 這條流程解決什麼

牙醫診所最常見、也最容易被忽略的營收漏洞，就是「洗過一次牙就再也沒回來」的舊患者。健保每半年給付一次洗牙，理論上每位成年病人一年該回診兩次，但實務上很多人洗完就忘了，等到牙齒痛、牙周發炎才回診，這時候不但治療更複雜，病人對診所的黏著度也早就斷了。

問題出在「沒人提醒」。要靠櫃台人工召回，得一個一個翻病歷、算上次洗牙日期、過濾掉最近已經來過的人、再一通通打電話，一位櫃台一天能處理的量非常有限。以一間有 3,000 筆病歷的中型診所為例，光是把該回診的名單整理出來，人工就要翻上好幾個小時，打電話又常常沒人接、要重撥，實際做下來一個月頂多召回幾十人，多數舊患者就這樣一年一年沉睡下去。換算成本，一位櫃台每月花在召回上的工時若以時薪 200 元計，光人事就要好幾千元，成效卻很有限。

這條流程把整套召回動線交給自動化：每天定時從病歷系統撈出屆回診週期的名單、自動去重分流、推播個人化提醒、再回填追蹤狀態，把原本沉在病歷裡的舊患者一波波喚回，穩定每月的基本診次。比起花大錢投廣告找新客，喚回熟悉診所的舊患者成本更低、信任基礎也在，成交回診的比例自然高得多。想延伸更多自動化做法，可參考 自動化食譜庫 與 工作流總覽，或從 自動化應用入口 了解整體導入思路。

導入後的改變

導入前：召回全靠記憶與人工。櫃台忙起來就顧不上，名單整理斷斷續續，召回率長期偏低；同一位病人可能被重複打擾，也可能整年沒人聯絡。每月召回成效不穩定，營收高低全看現場客流多寡。

導入後：系統每天自動跑名單，不漏掉任何一位屆期病人。以 3,000 筆病歷的診所推估，過去人工每月召回約 30 至 50 人，導入後可穩定覆蓋每月到期的 200 至 300 人，提醒觸及率大幅提升。若回診轉換率保守抓兩成，等於每月多 40 至 60 個原本會流失的診次。櫃台原本花在整理名單與撥打電話的時間，可省下約七成，把人力釋放回現場服務。一年累積下來，召回的營收貢獻往往遠超過建置這條流程的成本。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，逐步說明：

1. 撈出到期名單（📥）：每日定時排程觸發，從病歷/診療系統讀取每位病人的「上次洗牙日」或「上次檢查日」，比對是否已滿半年或屆各自的回診週期（牙周病患者可能設三個月、一般保健設半年）。把符合條件的病人撈出，匯整到試算表作為當日工作底稿。

2. 去重與分流（🗂️）：先排除「近期已有預約」或「最近已聯絡過」的病人，避免重複打擾。再依未回診的月數分組：剛屆期的歸「溫提醒組」，用輕鬆口吻提醒；超過一年以上的歸「久未回診組」，文案更主動、可附上回診優惠或關懷語句。

3. 發送回診提醒（📲）：透過 Line 官方帳號優先推播（成本低、開啟率高），沒有加 Line 的病人改走簡訊閘道。訊息個人化帶入稱呼與上次回診月份，附上線上預約連結與診所電話，讓病人一鍵就能約。

4. 回填追蹤（🔁）：記錄每筆提醒的已讀、已預約狀態。已預約的標記完成；未回應的排入下一波（例如一週後再提醒一次），連續無回應者標記交由櫃台人工電話跟進，避免無效訊息持續轟炸。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：負責每日排程觸發與各節點串接。建議設在每天非看診忙時段（如早上開診前）自動執行，名單產好後讓櫃台先過目再發送。
• 病歷/診療系統：資料源頭。需確認系統能匯出含「上次回診日期、聯絡方式、回診週期」的欄位，若系統無 API，可透過定期匯出 CSV 再讓平台讀取。
• 試算表：當日名單的中繼站與追蹤紀錄表，方便櫃台人工核對、也保留召回歷程供統計。
• Line 官方帳號 + 簡訊閘道：雙管道發送，Line 為主、簡訊為輔，確保沒加 Line 的病人也收得到。
• Google Calendar / 預約系統：提供回診預約入口，並可回寫已約時段。

串接重點：日期比對的邏輯一定要先用小批名單測試，確認「滿半年」「排除已預約」的條件正確，再放大全量；發送前務必保留一道櫃台人工確認的關卡。

常見錯誤與注意事項

• 個資保護：回診日期與病人姓名屬醫療相關個資，提醒訊息僅能發送給本人，避免群發或錯送。內容只限回診時段與預約方式，不得涉及任何病情、療程或診斷描述。名單建議由櫃台人工確認無誤後再排定發送。
• AI 不取代專業判斷：回診週期的設定（特別是牙周病、植牙後維護等）應由醫師決定，系統只負責依設定的週期提醒，不自行判斷臨床需求。
• 避免過度打擾：同一位病人未回應時要設上限，連續無效提醒會讓病人反感、甚至封鎖官方帳號，得不償失。
• 資料安全：含病人聯絡方式的試算表與名單須限定授權人員存取，不對外揭露。

台灣中小企業情境案例

台中一間社區型牙醫診所，醫師與兩位櫃台，病歷累積約 2,800 筆。導入前，召回全靠一位資深櫃台「想到才做」，每月大概召回 40 人左右，淡季診次常常掉到讓人緊張。導入這條流程後，系統每天自動跑出屆期名單、分流發送 Line 提醒，櫃台只需早上花十分鐘過目名單。三個月後，每月主動召回觸及的病人穩定在 250 人上下，回診轉換約兩成五，等於每月多出約 60 個原本會流失的診次，淡旺季的診次落差明顯收斂，櫃台也不必再被召回工作綁住。

延伸應用

這條流程的骨架可以延伸到很多場景：把「回診週期」換成「植牙術後維護週期」「矯正定期調整」，就能召回特定療程的追蹤病人；加上生日欄位，可在病人生日推播關懷與回診優惠；接上滿意度回收，回診後自動發送簡短問卷蒐集口碑。也可以把召回數據彙整成月報，讓經營者看清楚召回成效與營收貢獻。想把報價、衛教、提醒整套串起來，可結合 自動化應用入口 規劃完整的診所數位動線，並從 食譜庫 挑選更多可組合的自動化模組。

🔐 個資提醒：回診日期與病人姓名屬醫療相關個資，提醒訊息僅發送給本人、避免群發或錯送，內容只限回診時段與預約方式，不涉及任何病情、療程或診斷描述；名單建議由櫃台人工確認無誤後再排定發送。

流程圖

用到的工具

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