排課與上課通知自動化

🎯 這條流程解決什麼

駕訓班排課最怕兩件事：教練檔期撞車、學員忘記來上課。人工用紙本或 LINE 群組喬時間，常常排到一半才發現「這個時段車子已經被借走」「這位教練那節要監考」，撞期改一次就要重打一輪電話；學員臨時忘記沒來，教練與練習車就空等一整節，那節的場地、車輛、教練工時全部白燒——對採時段制收費的駕訓班來說，每一節空堂都是實打實的損失。

更頭痛的是異動通知。下雨停課、教練臨時請假、車輛進廠維修，承辦得一個一個打電話或傳訊息通知受影響的學員，二、三十通講下來大半天就沒了，只要漏掉一個沒通知到，學員白跑一趟就是一則客訴、一顆掉下去的星等。算總帳：一位排課人員每天花在喬時段、發提醒、處理異動的時間，保守估計就要 2 到 3 小時，遇到天候不穩的季節更是被電話追著跑。空堂率與漏通知，是這條流程要直接消滅的兩個出血點。

導入後的改變

導入前：排課靠人腦比對檔期，撞期難免；提醒靠人記、靠人發，忙就漏；異動靠人一通通打，慢又容易漏接。學員到課率受「有沒有人記得提醒」左右，場地利用率被空堂拖累。

導入後：教練、車輛、場地檔期集中比對，自動避開衝突；課前一天 LINE 提醒自動發送、無人需要記得；異動一鍵廣播給所有受影響學員並開放補位，把空出來的時段補滿。合理估算，課前提醒可把學員「忘記來」的爽約率明顯下降（實務上常見到課率提升一到兩成），空堂被即時補位吃掉一部分，場地與教練工時利用率隨之提高；排課人員每天省下的喬時段與通知時間，保守也有 1.5 到 2 小時。把這條接上 /workflows 的路考提醒，時數達標即進入考前流程，更多通知與行事曆自動化設計見 /recipes。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點，逐步說明：

1. 讀取班表（🗂️）——從 Google Sheets／Calendar 彙整三項資源的可用檔期：教練可授課時段、練習車輛、訓練場地。這一步建立「目前哪些時段是真正排得出來的」這張底圖，是後面媒合的依據。
2. 媒合時段（🔀）——依學員的偏好（平日／假日、白天／晚上）與目前訓練進度，自動配對可上課場次，並同時鎖定對應的教練與車輛，避免三方撞期。媒合成功就寫入行事曆、建立該節課。
3. 課前提醒（🔔）——上課前一天自動發 LINE 提醒，內容含時間、教練、集合地點與注意事項（帶證件、提早到）。讓「忘記來」幾乎不再發生。
4. 異動通知（♻️）——教練請假、天候停課、車輛維修時，即時通知所有受影響學員，自動釋出該時段並開放候補學員補位，把空堂變成有人上的課。
5. 出席回寫（📊）——上課後標記完成時數，回寫學員訓練進度表。時數累積一目了然，達標即可銜接考前流程，不必人工逐一盤點。

需要的工具與串接重點

• Google Calendar：排課的視覺化中樞，每位教練、每台車各開一個行事曆，靠它做衝突檢查最直觀。媒合成功的場次寫入對應行事曆。
• LINE Notify／Official Account：課前提醒與異動通知的推送管道。建議用可雙向的官方帳號，方便學員直接回覆請假或確認補位。
• Google Sheets：存放學員偏好、進度、時數與候補名單，是媒合與回寫的資料來源。
• n8n：流程引擎，負責讀檔期、跑媒合邏輯、排程提醒、廣播異動、回寫進度。
• 串接重點：衝突檢查要同時比對教練、車、場地三個維度，缺一個就會排出撞期的課；提醒排程以「上課日前一天固定時間」觸發；異動廣播要先抓出「受影響的精確名單」再發，別全體轟炸。

更多設定範例見 /recipes 與 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 特殊調度需人工確認：自動排課僅依系統檔期判斷，遇到教練臨時對調、車輛維修、場地檢修等特殊狀況，仍須排課人員人工確認後再發通知，避免重複預約或誤排造成學員白跑一趟。AI 不取代排課人員的最終判斷。
• 天候停課要留人工開關：是否因雨／颱風停課，常牽涉場地實際狀況與安全，建議由人工下達停課指令後再由系統廣播，不要讓自動化單憑天氣 API 自行決定停課。
• 避免提醒疲勞：課前提醒一節發一次即可，過度提醒會被學員關通知，反而失去觸及。
• 補位要公平透明：候補釋出時段的順序規則先說清楚（先候補先得或依進度急迫性），避免學員質疑插隊。
• 資料權限：學員聯絡方式與進度屬個資，試算表權限收緊，僅限相關教練與承辦存取。

台灣中小企業情境案例

新北一家中型駕訓班，旺季同時有上百位學員在訓，排課全靠一位資深承辦用紙本與 LINE 群組硬喬。最頭痛的是梅雨季，三天兩頭要判斷停不停課、停了又要逐一通知，常常一個下午都在打電話，還是會漏掉一兩位讓學員白跑；平日也常有學員忘記來上課，練習車空等一節，老闆看著空堂直搖頭。

導入這條流程後，教練、車、場地檔期集中自動媒合，撞期幾乎絕跡；每位學員上課前一天自動收到 LINE 提醒，爽約明顯減少，估算到課率提升約一成五。停課改由承辦一鍵下令、系統自動廣播給受影響學員並開放補位，原本耗掉半天的通知工作縮到幾分鐘，且不再漏接。承辦說「梅雨季終於不用一直當總機」，老闆則最在意空堂變少、車輛使用率拉高，等於同樣的場地與車隊吃下更多課。

延伸應用

• 接路考流程：出席回寫累積的時數一旦達標，自動觸發 /workflows 的路考報名與考前提醒，無縫進入考照階段。
• 教練排班負載平衡：媒合時納入各教練的週授課時數，避免有人爆量、有人沒課，兼顧教學品質。
• 天候智慧預警：結合氣象資料，於可能停課的前一天先提醒承辦關注，加速停課決策（決策仍由人工拍板）。
• 學員自助改期：開放學員在 LINE 自助申請改期，系統檢查檔期後給可選時段，減少櫃台往返。
• 進度落後提醒：偵測長期沒排課的學員，主動關懷催約，降低中途流失。

想把排課接到完整的考照與結業旅程，可延伸閱讀 /automation、/recipes 與 /workflows。

⚠️ 提醒：自動排課僅依系統檔期判斷，遇到教練臨時調度、車輛維修或場地檢修等特殊狀況，仍需排課人員人工確認後再發出通知，避免重複預約或誤排造成學員白跑一趟。

流程圖

用到的工具

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