員工請款審核自動流

🎯 這條流程解決什麼

員工請款這件小事，在很多台灣中小企業裡卻是最磨人的行政黑洞。業務出去跑客戶，回來把計程車收據、餐費發票拍照丟到群組或塞給行政；行政要一張張核對金額、確認科目、登進 Excel，再轉給主管簽。一個三十人的公司，每月可能有上百張請款單，光是行政整理、催收據、來回確認金額對不對，就要耗掉一兩天工時。員工這邊也痛：單子送出去石沉大海，不知道審到哪，月底還沒入帳，墊的錢遲遲沒回來，士氣受影響。

更麻煩的是錯誤與爭議。手key金額容易打錯一個零；員工填 850 元、收據其實是 580 元，沒人逐張核對就放行；同一張收據重複報；超過公司報銷標準的高鐵商務艙、超標餐費，因為沒人擋而默默核銷。這些都是真金白銀的漏洞，一年累積下來的金額並不小。

現在純人工跑一張請款單，從員工送出、行政整理、主管簽核到入帳，平均要 3 到 5 個工作天，行政每張要花 5 到 8 分鐘核對。這條流程把整段濃縮：員工一鍵送單，系統自動抽收據金額、比對表單、套報銷政策，小額且合規的直接記錄、大額或異常的才轉人簽核，把人力精準留給真正需要判斷的案件。抽收據那步可用站上的 收據報帳 配方。

導入後的改變

導入前：每張請款單跨 3 到 5 天，行政每月花 1 到 2 天整理與核對，金額打錯與超標放行時有發生，員工抱怨入帳慢。

導入後：合規小額請款幾乎即時完成記錄，整體審核週期縮短到 1 天內；行政的核對工時減少約七成，因為機器先把「金額對不對、有沒有重複、超不超標」都篩過一遍，行政只需處理被標記的例外。金額誤差與重複報銷大幅下降，超標支出在送出當下就被攔下並提示員工。以一家月處理 150 張請款單的公司估算，每月省下行政約 12 到 15 小時，等於多出兩個工作天能做更有價值的事；員工滿意度也提升，因為錢回得快、流程透明。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的四個節點：

第一步「觸發：請款表單」，員工透過線上表單填寫金額、用途、科目，並上傳收據照片。表單送出即觸發流程，員工同時收到「已收件」回執，不再石沉大海。

第二步「AI 抽取核對」，AI 抽取節點讀取收據圖片，辨識出店家、日期、金額等資訊，然後比對員工自己填的金額與日期是否一致。對不上（例如員工填 850、收據是 580）就標記為待釐清；同時用收據的關鍵資訊查重，避免同一張收據被報兩次。

第三步「套報銷政策」，依你預先設定的規則判斷：金額是否在某科目的上限內、是否在小額免簽級距、是否屬於可報銷項目。例如「餐費單筆上限 300 元、單據齊全、金額一致」就符合自動核准條件。

第四步「分流處理」，符合條件的小額合規請款，自動寫入 Google Sheet 帳務記錄並通知員工已核准；金額超過級距、科目特殊、或前面被標記為異常的，則轉主管簽核，透過 Email 或 Slack 把單據與 AI 核對摘要一併送到主管面前，讓他幾秒鐘就能決定准駁。

需要的工具與串接重點

平台選 n8n 或 Make。前端用任意表單工具（Google 表單、Tally 等）收件，觸發 Webhook 啟動流程。AI 抽取節點負責 OCR 與金額辨識，是整條流程的核心，建議選辨識繁體中文發票與收據準確的模型。Google Sheet 當作帳務記錄與報銷政策設定表——把各科目的金額級距、上限寫在一張設定分頁，流程讀取後套用，日後改政策只要改這張表、不必動流程。簽核通知接 Email 或 Slack。

串接注意點：報銷政策規則務必集中在設定表，方便會計維護；金額比對要設容差（例如四捨五入的一兩元差異不算異常），否則整天誤報。

常見錯誤與注意事項

第一，OCR 不是百分百準，模糊或手寫收據可能抽錯，金額一律以收據原件為準，AI 抽取結果僅供初步核對、不取代會計的最終認列。第二，超額、異常、科目特殊的請款一律保留主管人工簽核，系統不自動放行——自動核准的閘門只開給「金額一致、科目合規、在小額級距內」的單。第三，涉及員工個資與金額，存取要限定授權範圍、收據圖片定期清理，避免外洩。第四，定期抽查自動核准的單，確認政策設定沒有漏洞被鑽。

🔐 涉及員工個資與金額，請限定授權範圍存取；超額或異常的請款一律保留主管人工簽核，系統不自動放行。

台灣中小企業情境案例

桃園一家四十人的系統整合公司，工程師常駐客戶端，每月差旅與耗材請款近兩百張。過去行政小姐每月底要花整整兩天，把群組裡的收據照片一張張存檔、核對金額、登 Excel，再印出來追主管簽名，工程師往往要等到下個月中才拿到墊付的錢。導入這條流程後，工程師當天跑完客戶就用手機填表上傳收據，系統即時抽金額、比對、套政策，三百元以下的計程車費當天就核准入帳。行政每月整理時間從兩天降到半天，只需處理被標記的二十幾張例外單。三個月內還意外抓出兩起重複報銷與一筆超標的住宿費，省下的金額就已經回本。

延伸應用

這條流程可以再延伸。第一，月底自動把所有已核准請款彙整成費用報表、按科目分類，省去會計手動分類的工。第二，串接現金流與損益，到 /workflows 把員工請款的支出資料接進月度損益表，讓費用即時反映在獲利數字上。第三，把整條審核流程接上更完整的自動化情境，例如逾期未簽核自動催主管、月底自動產生待付款清單，可到 /automation 找對應的自動化設計；想要現成的收據辨識與表單範本，也可以到 /recipes 挑配方加速上線。

流程圖

用到的工具

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