團體課預約與候補自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

熱門團課常常一位難求，飛輪、熱瑜伽、拳擊有氧開放預約沒幾分鐘就額滿，但偏偏每堂課都有人預約了不來。臨時爽約看似小事，實際傷害很大：名額被卡死，真正想上的會員排不進來，教練到了現場對著半空的教室上課，整堂課的坪效與人力成本就這樣浪費掉。

純人工管這件事，櫃台會被瑣事淹沒。額滿了要用紙本或群組排候補；有人取消，得自己回頭翻候補名單、一個個打電話或私訊問「現在有空位你要不要來」，常常電話打不通、訊息已讀不回，空位就這樣懸著；課前還得逐一提醒會員別忘了，漏提醒一個就多一個爽約。一堂三十人的課，光是排候補、發提醒、事後整理出席，櫃台可能要耗掉二三十分鐘，一天好幾堂課累積下來就是大量重複勞動。更別說教練拿到的點名表常常是過時的，現場才發現名單對不上。

這條流程把預約、候補、提醒全部自動化：額滿就自動排候補，一有人取消立刻遞補通知下一位，課前再主動提醒並提供請假連結，讓臨時不來的人提早釋出名額。櫃台不用再人工排候補、打電話確認，教練上課前就拿到準確點名表。滿班率上升、爽約率下降，會員體驗也更好。

導入後的改變

導入前： 額滿後候補靠人工排，有人取消要店員回撥遞補，常常空位填不滿；課前提醒漏發、爽約頻繁；出席名單事後人工整理，教練拿到的常是舊資料。櫃台每天為這些事忙得團團轉。

導入後： 預約即時寫入課表、額滿自動轉候補，一有取消立刻通知下一位並給合理回覆時間，空位被即時填滿；課前一日與當日自動推播提醒附請假連結，臨時不來的人提早釋出名額讓候補遞補。合理估算，這條流程能把櫃台每天花在排候補與發提醒的時間從二三十分鐘一堂壓到幾乎為零，爽約率明顯下降、滿班率上升。教練上課前拿到的是即時且準確的點名表，不必再現場核對。整體看，等於把被浪費的名額重新變現，又把櫃台從重複勞動裡解放出來。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，流程如下：

1. 預約建立（📥）：會員在線上選課送出後，系統把這筆預約寫入課表，並即時回傳一則預約成功通知，附上課程時間、地點與教練資訊。會員當下就知道有沒有搶到位。

2. 額滿候補（⏳）：當某堂課名額滿了，後續預約自動轉進候補名單並依序排隊。一旦有人取消，系統立刻依序通知第一位候補會員遞補，並給予合理的回覆時間，逾時未回再順位往下。

3. 課前提醒（⏰）：上課前一日與當日各推播一次提醒，附上報到與請假連結。會員若臨時不能來，點請假就能提早釋出名額，讓候補有機會補上。

4. 出席回填（🔁）：課後整理報到、請假、缺席名單回寫系統，供教練點名與後續關懷追蹤使用，例如撈出連續缺席的會員主動關心。

想擴充通知通路或接續低出席關懷，可參考 工作流總覽 與 自動化專區。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：流程中樞，用 Webhook 接會員線上預約事件，用 Cron 排程跑課前提醒與候補逾時遞補。
• 預約系統：會員選課與名額控管的入口，需能對接 Webhook 把預約與取消事件即時送出。
• 試算表 / Google Calendar：課表與候補名單的資料層，Google Calendar 同步給教練看排程，試算表存候補順序與出席紀錄。
• Line 官方帳號 / 簡訊閘道：兩條提醒與遞補通知通路，Line 為主、簡訊為備援，確保重要的遞補通知一定送達。

串接最關鍵的是「取消事件要即時觸發遞補」這條鏈路。取消一發生，系統就要算出當前候補第一順位、發出遞補通知並起算回覆時限，這段如果有延遲，空位就填不及時。建議遞補通知用 Line 加簡訊雙通路，避免會員沒看到而錯過。

常見錯誤與注意事項

• 遞補要給合理回覆時間：候補遞補請給予合理回覆時間再往下順位，避免會員還沒看到通知就被判定放棄，造成爭議。
• 請假與遞補規則要先公告：取消期限、候補遞補方式、爽約是否計次，都要事先讓會員知道，避免認知落差。
• 出席紀錄僅供內部使用：出席與請假紀錄涉及會員權益，僅供內部排課與關懷使用，不對外公開。
• 臨時取消的判定要保守：開課前極短時間才取消，遞補可能來不及，這類情況要保留人工介入空間，不要硬塞遞補。
• 通知頻率別過量：提醒與遞補加起來別把會員轟炸到封鎖，課前提醒一日一次、當日一次即可。

台灣中小企業情境案例

台南一間社區型健身工作室，主打小班團課，飛輪與瑜伽幾乎堂堂客滿。導入前，店長最頭痛的就是「卡位不來」——熱門時段被預約鎖死，當天卻空了三四個位子，候補的會員又沒被通知到，等於白白浪費。櫃台小姐一天有大半時間在 LINE 群組裡喊「XX 課有人取消，誰要來」，效率極差。

導入這條流程後，預約一額滿就自動轉候補，有人取消，系統三十秒內就通知候補第一位、給十五分鐘回覆，沒回就往下順位，空位幾乎都能在開課前補滿。課前一日與當日的提醒附請假連結，會員不能來就直接點請假，名額提早釋出。店長統計，導入後熱門課的爽約率明顯下降、滿班率上升，櫃台不必再守著群組喊人。教練每堂課拿到的點名表都是即時的，課後出席資料也自動回寫，方便他針對連續缺席的會員私訊關心，留客率跟著變好。

延伸應用

這條流程的骨架能往多個方向擴充。把通知通路加上 email 或 App 推播，能覆蓋不同習慣的會員；把出席資料接成關懷流程，定期撈出低出席或連續缺席的會員主動聯繫，降低默默流失。

也可以加上「爽約計次」機制，對多次預約不到的會員調整候補優先序或提醒押金規則，讓資源留給真正會來的人；或把候補與滿班數據做成報表，分析哪些時段、哪些課程長期供不應求，作為加開班次與排課調整的依據。更多預約與會員經營的自動化組合，可在 食譜庫 與 自動化專區 找到適合自家場館的版本。

💡 服務提醒：候補遞補與請假名單涉及會員權益，遞補通知請給予合理回覆時間再往下順位，避免誤判缺席；出席與請假紀錄僅供內部排課與關懷使用，不對外公開。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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