教練排課班表與調代課通知流程

🎯 這條流程解決什麼

連鎖健身房或團課教室的排課，幾乎是每家店長心裡最痛的一塊。常見的做法是店長拿一張 Excel，一邊翻 Line 群組裡教練們散落的回報訊息，一邊用顏色把「飛輪、TRX、有氧、瑜伽」一格一格填進去。教練 A 說週二晚上可以，教練 B 說週二也可以但只能教瑜伽，教練 C 突然說週三家裡有事——光是把這些訊息看懂、對到正確的課別與教室，就要花掉一個下午。

更折磨的是衝突檢查。同一個時段排了兩堂課卻只有一間教室、某位教練被排了背靠背沒有休息、或是熱門時段沒人能上課——這些問題往往要等到班表公布、會員開始預約、甚至教練當天到場才發現。一旦有人臨時請假，店長又得在群組裡逐一私訊「週四七點誰能代飛輪？」，等半天沒人回，最後只能自己下海或硬塞給不熟那堂課的教練。

用純人工處理，一間有 8 到 12 位教練、每週 30 到 50 堂課的中型場館，排一週班表加上來回確認，店長平均要耗掉 4 到 6 小時；遇到月底大調整或連假，時間直接翻倍。而臨時調代課每處理一次，從發訊息、等回應、到改班表通知會員，往往要拖 1 到 2 小時，且很容易漏通知到某個環節。

這條流程讓教練透過表單回報每週可授課時段與專長課別，系統自動彙整成週班表並檢查時段衝突與人力空缺；當有教練請假時，自動把該堂課的「代課邀請」發給符合課別與時段條件的教練去搶，先搶先得、確認後再把最終班表同步到團隊行事曆與會員預約端，避免會員看到的課表與實際對不上。

導入後的改變

導入前，排課是一個「靠記憶力與人情」的工作：店長要記得每位教練的專長、可上時段、上次誰代過班還沒還人情，任何一個環節漏掉就會出包。代課靠群組廣播，誰看到誰回，沒人回就尷尬。班表改了之後還要手動更新會員端課表，常常忘記同步，導致會員白跑一趟。

導入後，整個流程的重心從「製作班表」轉成「審核班表」。教練回報、彙整、撞期檢查全部自動化，店長拿到的是一份已經標好衝突與空缺的草稿，只要花 30 分鐘確認與微調即可。合理估算，排班的人工工時可以從每週 4 到 6 小時壓到 1 小時以內，等於省下約七成工時。代課方面，因為請假當下就自動觸發搶代課邀請，補位平均速度從數小時縮短到十幾分鐘，臨時開天窗、找不到人代課的比例可以下降五成以上。會員端因為課表三邊同步，「跑錯教室」「課程被取消卻沒通知」這類客訴也會明顯減少。

流程怎麼運作

第一步「蒐集可上時段」：每週固定時間（例如週四中午）系統自動把表單連結推給所有教練，教練填寫下週每個時段是否可授課、能教哪些課別。表單送出後資料寫入試算表，成為排班的原始素材。

第二步「排班與衝突檢查」：系統把所有教練的回報彙整成一張週班表草稿，並跑規則檢查——同一教室同一時段是否撞課、某位教練是否被排到沒有間隔、熱門時段是否沒有合格教練可上。檢查結果以顏色或標籤標出，店長一眼就能看到哪裡要喬。

第三步「請假與搶代課」：當教練透過請假表單提交某堂課無法上，系統自動比對「會這堂課別、該時段有空、且未超時」的其他教練，把代課邀請一次發給這群人。第一個按下「我可以代」的教練即綁定該堂課，系統自動關閉邀請、通知其他人「已有人接手」，避免重複承接。

第四步「同步行事曆」：班表確認後，系統把每堂課寫入團隊共用的 Google Calendar，並同步更新會員預約端的課表，確保教練、櫃台、會員看到的是同一份資訊。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當中樞。表單建議用 Google 表單或 Typeform 蒐集教練回報與請假申請；試算表（Google Sheet）當作班表資料庫與規則比對的依據；Google Calendar 作為團隊與會員端的同步出口；Line OA 或 Slack 負責推送代課邀請與班表通知；排程節點負責定時發放回報表單與每日掃描請假。

串接重點有三：一是教練的「專長課別」要在試算表裡建成可比對的欄位，搶代課的自動媒合才精準；二是搶代課要做「鎖定機制」，第一位確認後立刻關閉，避免多人同時按下造成重複；三是行事曆同步建議用事件 ID 對應每堂課，調課時用更新而非重建，才不會在會員端產生重複或殘留的舊課程。更多排程與表單串接技巧可參考 自動化食譜，整體場館營運的 自動化 佈局也能一併規劃。

常見錯誤與注意事項

⚠️ 薪資結算需人工確認：教練鐘點計算、代課費分配涉及薪資，AI 不取代行政專業判斷。流程只負責「彙整與通知」，最終班表時數與代課費用務必由店長或行政人工核對後再入帳，避免自動分配造成薪資爭議。

其他常見坑：搶代課若沒設「資格過濾」，可能把瑜伽課的邀請發給只會教飛輪的教練，造成洗版；建議務必綁定課別條件。請假若涉及勞健保出勤或特休，仍須回到人資系統登記，自動流程不應視為正式請假核准。班表大改動時，建議保留人工最後確認的關卡，不要讓系統未經審核就直接公告會員。

台灣中小企業情境案例

台中一間有 10 位兼職教練、每週約 40 堂團課的運動中心，過去店長每週四下午固定「閉關」排班，平均花 5 小時，月底還常常因為漏看某位教練的請假訊息而開天窗。導入這條流程後，教練統一在表單回報，系統自動產出標好衝突的草稿，店長審核時間縮到 40 分鐘。某個週五晚上飛輪教練臨時腸胃炎請假，系統在 30 秒內把代課邀請發給 4 位會教飛輪的教練，8 分鐘後就有人接手，會員端課表也即時更新，當晚的課照常開成，沒有一位會員白跑。三個月下來，店長估算光排班與調代課就省下每月約 20 小時，臨時停課次數從每月 3 到 4 次降到幾乎為零。

延伸應用

這條流程的骨架可以延伸到很多場景。可以加上「教練滿堂提醒」，當某位教練本週時數即將超過上限時自動示警，協助控管人力成本；可以串接會員預約資料，當某堂課報名人數低於開課門檻時自動通知教練與會員、提前合併或取消；也可以把搶代課的「先搶先得」改成「指派制」，由店長從合格名單中點選，適合重視課程品質一致性的精品教室。若再串上 預約提醒流程，課程異動時還能一併通知到每位已報名的會員，把排課、代課、會員溝通整合成一條完整的營運自動化鏈。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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