會員請假與補課額度管理流程

🎯 這條流程解決什麼

「我上個月明明有跟櫃台講要請假，怎麼會期沒有延到？」「那堂課老師說可以補，到底我還剩幾堂可以補？」——請假與補課，是健身房、私人教練工作室、才藝運動課程最容易爆發客訴的環節。問題的根源幾乎一模一樣：規則靠人記、申請靠口頭、額度靠手算。

實際情況通常是這樣：會員在 Line 群組丟一句「我下週要請假」，櫃台當下在忙沒記，或記在便利貼上後來掉了。補課時會員說要補某堂課，但沒人查得清楚他這個方案到底還有幾堂補課額度、申請有沒有超過期限。等到會期到期會員發現沒延，或補課堂數對不上，雙方各執一詞，櫃台拿不出紀錄，最後往往只能「算了，幫你延一下」息事寧人——長期下來，規則形同虛設，老實照規矩的會員反而吃虧。

用純人工處理，一間管理數百名會員的場館，櫃台每天要花不少時間在 Line 與便利貼之間追請假、查額度、改到期日，月底對帳時還常常發現帳實不符。每一筆漏記，背後都是一次潛在的信任損耗與客訴成本。

這條流程讓會員透過線上表單申請請假或補課，系統自動比對該會籍方案的規則（可請假天數、補課堂數、申請時限），核准後自動暫停或展延會期、調整剩餘堂數，並提供可補課時段供會員選擇，確認後排入行事曆並通知對應教練。每一筆申請、核准與額度異動都留有完整紀錄，把爭議降到最低。

導入後的改變

導入前，請假補課是一個「沒有單一真相來源」的灰色地帶。會員說的、櫃台記的、系統上的，三份資料常常對不起來，爭議只能靠交情和退讓解決，規則名存實亡。

導入後，所有申請都有單一入口、單一紀錄。規則由系統依方案自動判定，不再因人而異、因班而異，公平性大幅提升。櫃台從「每天追請假、手算額度」的瑣事中解放出來，估算可省下約六到七成的相關行政工時，只需處理真正的例外狀況。因為每筆異動都留痕，請假補課類的客訴與爭議可望減少過半——當會員質疑時，櫃台只要調出紀錄，誰在何時請了幾天、補了哪堂，一清二楚。對會員而言，線上自助、即時看到剩餘額度，體驗反而更好，也更願意信任這套制度。

流程怎麼運作

第一步「接收申請」：會員透過線上表單填寫請假或補課申請（選擇方案、申請類型、日期或想補的課），表單送出後自動寫入待處理清單，並記下申請時間戳記。

第二步「額度檢核」：系統依該會員的會籍方案規則進行比對——可請假天數還剩多少、補課堂數還有沒有、申請是否在時限內。符合規則的自動核准，超出規則或屬於模糊地帶的，標記為「待人工審核」轉給櫃台。

第三步「會期展延」：核准的請假，系統自動暫停或展延會期（例如請假 7 天就把到期日往後推 7 天）；補課則自動扣減或調整剩餘堂數。所有異動同步回寫會員系統或試算表。

第四步「媒合補課」：補課申請核准後，系統提供可補課的時段選項給會員選擇，會員確認後自動排入 Google Calendar，並透過 Line OA 或 Email 通知對應教練與會員，同時更新堂數紀錄。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 串接。申請表單是會員的單一入口；會員系統或試算表存放每位會員的方案、剩餘請假天數、補課堂數與到期日，是規則檢核的依據；Google Calendar 負責補課時段的排入與衝突檢查；Line OA 或 Email 負責通知會員與教練；排程節點可定時掃描即將到期但有未處理請假的案件，主動提醒。

串接重點：不同會籍方案的規則（如月票、季票、堂數包）要在試算表裡清楚建檔，系統才能正確判定；額度扣減務必做成「原子操作」並留下異動紀錄，避免重複扣或漏扣；補課時段媒合要先檢查教練與場地是否有空，再開放給會員選，否則容易排到沒人帶的時段。更多額度判斷與規則比對的邏輯可參考 自動化食譜，整體會員生命週期的 自動化 串接也建議一併規劃。

常見錯誤與注意事項

⚠️ 權益與合約需人工確認：會期展延、堂數調整牽涉會員權益與合約條款。超出標準規則的特殊案件（如逾期申請、長期傷病停權、孕期保留、退費），務必導向櫃台或主管人工審核，AI 與自動流程不取代合約與權益的專業判斷，不要讓系統直接放行例外。

其他常見坑：規則若沒設「申請時限」，會員可能事後追溯請假，造成展延浮濫；建議明訂並由系統把關。請假展延與後續的續約到期日務必連動，否則展延後的新到期日沒同步到續約提醒，會在續約環節再次出包。醫療性質的傷病請假（如附醫師證明的長期停權）牽涉個資與權益，相關文件不應公開流轉，且須人工審核。

台灣中小企業情境案例

桃園一間私人教練工作室，主打堂數制課程，過去請假補課全靠教練群組口頭喬，常常發生「會員說有請、教練說沒收到」的羅生門，月底對堂數時帳實落差動輒好幾堂，只能教練自行吸收。導入這條流程後，會員一律用表單申請，系統依方案規則自動核算剩餘堂數與請假額度，補課時段媒合也直接連動行事曆與教練通知。某位會員因出差連續請假兩週，系統自動把會期展延 14 天並留下紀錄，會員當下就在 Line 收到「已展延至某日」的確認，完全沒有爭議。三個月後，工作室負責人統計，請假補課相關的客訴幾乎歸零，櫃台每週花在這件事上的時間從約 6 小時降到 1 小時，堂數帳實終於對得起來。

延伸應用

這條流程可以再延伸出更多價值。可以加上「額度提醒」，當會員的請假天數或補課堂數即將用完時主動通知，引導其留意權益、也創造再次接觸的機會；可以串接出席資料，對長期請假或補課堆積過多的會員自動標記為流失風險，轉給顧問關懷；也可以把同一套規則引擎延伸到「會籍轉讓、暫停會籍」等其他權益異動，統一管理。最直接的是與 會籍續約流程 串接，把展延後的新到期日自動同步進續約提醒，避免會員因展延而錯過續約時機，把請假、補課、續約串成一條完整的會員權益管理鏈。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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