庫存低水位自動補貨提醒流

🎯 這條流程解決什麼

熱賣品突然斷貨、滯銷品堆滿倉，都是庫存沒人盯水位的後果。對中小電商與零售店來說，庫存管理常常卡在一個尷尬的中間地帶：品項已經多到憑記憶顧不過來，營業額卻還撐不起一套昂貴的 ERP 進銷存系統，於是補貨全靠老闆或店長「感覺差不多了」才去叫貨。

把純人工的成本攤開：一個賣三五百個 SKU 的小電商，老闆要定期翻試算表或後台，一項一項看還剩多少、對照最近賣多快、再憑經驗決定補多少，認真盤一輪要一到兩小時，而且越忙越容易漏盤。漏掉的代價很高——熱賣品斷貨一週，平台排名掉、客人轉去別家、廣告費等於白燒，一次斷貨流失的營收經常是商品本身利潤的好幾倍。反過來補太多又壓資金、佔倉位、過季變呆料。傳統憑感覺補貨，本質上是在斷貨風險與庫存積壓之間瞎猜。這條流程讓系統替你每天盯水位、用近期銷量算補量，把「事後才發現缺貨」變成「提前收到提醒」。

導入後的改變

導入前：補貨靠人定期手動翻庫存、憑經驗抓量，盤點一輪一到兩小時，旺季常漏盯導致熱賣品斷貨、滯銷品又超買，資金與排名兩頭受傷。

導入後：系統每天自動掃全品項，低於安全水位的當天就提醒，並依近期銷量與供應商前置時間算出建議補貨量、自動把採購單草稿分供應商備好。盤點時間從每次一到兩小時降到「看一封通知」幾分鐘，省下約九成的例行盯庫存工時。因為提前預警，熱賣品斷貨次數可望大幅下降，斷貨造成的營收流失明顯減少；補貨量有銷量數據支撐，過度囤貨與呆滯庫存也跟著降低，倉儲與資金壓力同步減輕。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明：

1. 觸發：定時檢查（⏰）：用排程節點每天固定時間（例如清晨）啟動一次，掃過庫存來源裡的所有品項；也可設成庫存更新時即時觸發，出貨量大時更靈敏。
2. 比對安全水位（📉）：把每個品項的現有庫存和事先設定的安全水位門檻比對，篩出已經低於門檻、可能即將缺貨的品項。安全水位可依品項熱度個別設定。
3. AI 算建議補貨量（🧠）：對篩出的品項，AI 計算節點參考近期銷量趨勢、供應商前置時間（從下單到到貨要幾天）與經濟訂購量，估算「補多少才不會在到貨前就斷、又不會囤太多」，給出建議補貨量。
4. 產生採購單草稿（📝）：把待補品項依供應商分組，套採購單範本產出一張張可直接送出的採購單草稿，附上品項、建議數量與預估金額。
5. 通知負責人（🔔）：透過 Line 或 Email 把待補清單與採購單草稿推給採購或老闆，點開確認、微調後就能下單，全程不必再手動盤點。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。庫存來源可以是電商後台（商店平台）或一張試算表，是水位判斷的資料源，建議欄位包含 SKU、現有庫存、安全水位、供應商、前置時間；AI 計算節點負責看銷量算建議量，沒有 AI 也能先用「平均日銷 × 前置天數 × 安全係數」的公式版本起步；採購單範本把結果套成標準格式；Line／Email 通知把球推給人。

串接注意點：庫存資料的即時性是準確度的根基，後台與試算表若有落差，先把同步做穩；安全水位不要全品項用同一個數字，熱賣品、長前置期品項要設高一點；AI 建議量一定是「草稿」，留人工調整空間，避免演算法把促銷檔期的爆量當常態而超買；採購單以供應商分組，方便一次叫齊省運費。

常見錯誤與注意事項

• 建議量僅供參考，下單前須人工確認：AI 補貨量是依歷史銷量推估，遇到促銷、季節、突發爆紅都可能失準，採購單草稿務必由採購或老闆人工複核後再送出，金額與數量最終以人工確認為準，AI 不取代採購判斷。
• 庫存資料不同步會全盤皆錯：水位判斷建立在庫存數字正確的前提上，盤點誤差、未即時扣帳會讓提醒失真，需定期校正實盤。
• 促銷與季節要另行調整：大檔活動前的備貨不能只靠日常演算法，須人工加碼預估。
• 前置時間要維護：供應商交期改變沒更新，算出的補貨量會在到貨前就斷貨。
• 呆料與效期品另眼看待：生鮮、有效期商品不能只看銷量補，要把效期納入，避免補了賣不完報廢。

台灣中小企業情境案例

桃園一家經營保健食品與居家用品的小電商，約四百個 SKU，過去老闆每隔兩三天就要花一個多小時翻後台盤庫存，旺季照樣漏盯，曾讓一款熱賣益生菌斷貨九天，平台排名往後掉、回補後花了快一個月才追回流量，估算流失營收近十萬元。導入這條流程後，系統每天清晨自動掃水位、把待補清單與採購單草稿用 Line 推給老闆，老闆早上配咖啡點開確認就下單，盤庫存的時間幾乎歸零。三個月下來熱賣品零斷貨，呆滯庫存也因為補貨量有數據撐腰而下降約兩成，資金週轉明顯變輕鬆。

延伸應用

這條流程可以再往外長：把銷量預測接得更細，依星期、檔期、天氣調整建議量；補貨單確認後自動回寫採購紀錄並追到貨進度，串成完整的請購到收貨閉環；或結合供應商報價比較，同款品項自動挑最划算的供應商下單。也能與訂單出貨流程連動，賣出即時扣庫存讓水位更準。想找更多現成模組，可逛 工作流總覽、自動化應用專區 與電商相關的 自動化食譜，把庫存從「救火」變成「可預測、可掌控」的後勤引擎。

流程圖

用到的工具

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