排課與停課通知流

🎯 這條流程解決什麼

語言補習班的課務行政，最怕的不是排課本身，而是「課表臨時變動之後的通知」。老師臨時請假要調課、颱風天政府宣布停課、某個班級因為人數不足要併班、或是補課要喬出一個全班都能到的時段——每一次異動，課務都得重新對一次名單：這個時段有哪些學員、哪些家長、哪位老師，再一個一個發 LINE、打電話、回訊息。

實務上這件事的痛點非常具體。一間中型補習班同時開十幾個班、橫跨平日晚上與週末，課表異動一週至少三到五次。每次異動，課務要先翻課表確認受影響的班級，再到學員名單裡撈出對應家長的聯絡方式，逐一貼上不同時間、不同地點的訊息。一個異動處理下來，光是「對名單、改文字、分批發送」就要花掉 40 分鐘到 1 小時，而且越忙越容易出錯——把週三的通知發給週四的班、把 A 教室寫成 B 教室、漏發了臨時插班的那位學員。一旦家長白跑一趟，或是孩子在門口等不到老師，那種信任的流失是很難用一句道歉補回來的。

這條流程的核心價值，是讓課表一異動就自動比對受影響名單、由 AI 生成個人化通知，並依家長與老師分流推播，把人工最容易出錯的「對名單」和「分批發送」交給系統，課務只要做最後一道把關。可搭配 通知提醒 與 文案撰寫 配方，延伸到結業典禮、招生說明會、活動提醒等情境。

導入後的改變

導入前，課表異動是課務一天裡最耗神、最怕出錯的工作。一次臨時停課，從接到老師請假、查名單、寫訊息到發送完畢，往往橫跨好幾個空檔才做完，期間還要應付家長陸續打來問「今天到底有沒有課」。漏發、發錯、發太晚是常態，旺季更是疲於奔命。

導入後，整個流程從「人工逐筆」變成「系統盤點、專人覆核」：

• 對名單時間從 30 分鐘降到接近零：系統自動撈出受影響的學員、家長與老師，課務不必再翻試算表手動比對。
• 單次異動通知的處理時間，從 40 至 60 分鐘壓到 5 至 10 分鐘，省下約八成工時，課務一週可以省下好幾個小時回到真正重要的招生與親師溝通上。
• 漏發、發錯班的機率大幅下降：名單由系統比對、訊息由 AI 依異動類型套出正確的時間地點，家長白跑與客訴明顯減少。
• 回覆速度變快：颱風停課這種需要分秒必爭的通知，可以在政府宣布後幾分鐘內推播完畢，而不是等課務一個一個發。

以一間 200 名學員的補習班估算，光是減少「家長白跑、孩子撲空」的客訴，一學期就能避免好幾次足以動搖續報意願的負面體驗。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 裡的五個節點，逐步說明如下：

1. 觸發：課表異動（📥）——當你的 Google Sheet 課表被更新（某格時段改了、某列被標記停課），或是停課／補課申請表單被送出時，n8n 或 Make 的監聽節點就會啟動整條流程。建議在課表試算表設一欄「異動類型」（停課／補課／調課／併班），讓後續判斷有依據。

2. 比對名單（🔍）——系統讀取被異動的班級代號，回到學員名單工作表撈出該班所有學員、對應家長聯絡方式，以及授課老師。這一步取代了人工最容易漏人的環節，連臨時插班、跨班補課的學員都能一起抓出來。

3. 生成通知文（🧠）——AI 文案節點依「異動類型」產出對應的個人化通知。停課要寫清楚原因與是否補課；補課要標明新的日期、時間、教室；調課要同時講舊時段與新時段。AI 會帶入學員姓名、班級、具體時間地點，讓每則訊息都像專人撰寫，而不是冷冰冰的群發。

4. 分流推播（📤）——同一個異動，家長和老師需要的資訊不同。系統依角色分流：家長收到「孩子這週的課有調整」的版本（透過 LINE Notify 或 Gmail），老師收到「你這班調到某時段、請確認可否」的版本。家長偏好 LINE 或 Email 也可在名單裡設定。

5. 更新行事曆（🗓️）——系統同步調整 Google Calendar 上的課程時段，並把補課時段標記為「待人工確認」，避免 AI 自動排進一個老師其實沒空的時間。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：n8n 適合想自架、重視資料留在自己手上的補習班；Make 介面友善、適合不想碰伺服器的小型班別。兩者都能用「Watch Rows / Spreadsheet Trigger」監聽課表異動。
• Google Sheet 課表：是整條流程的資料中樞。建議把「課表」「學員名單」「老師資料」拆成三張表，用班級代號互相關聯，AI 比對才會準。
• AI 文案節點：負責把結構化的異動資料轉成自然的中文通知。建議在 prompt 裡明確規定「停課／補課／調課」各自的句型與必填欄位，並要求「不得自行虛構補課時間」。
• LINE Notify / Gmail：分別對應家長慣用的 LINE 與正式的 Email。LINE 適合即時短訊，Email 適合需要留底的正式通知。
• Google Calendar：作為老師與課務的共用行事曆，補課時段一律先標「待確認」。

串接重點：務必在「比對名單」和「推播」之間留一個人工審核關卡，讓課務先看過名單與文字再放行，尤其是涉及補課時段與費用結算的訊息。

常見錯誤與注意事項

• 補課時段絕不能讓 AI 自動拍板。AI 不知道老師當天有沒有別的班、教室有沒有被借走，補課時段一律標「待人工確認」，由課務協調後再正式發送，AI 不取代課務的排班判斷。
• 涉及費用的訊息要人工把關。補課若牽涉退費、補繳或時數結算，金額與規則必須由專人確認後再發，自動通知不得直接提及任何金流數字而未經覆核。
• 學員與家長個資要保護。名單裡含姓名、電話、班別等個資，串接時要確認 API 權限最小化、訊息不會誤發到錯誤群組，符合個資法的蒐集與利用範圍。
• 保留人工覆核步驟。再順的自動化都應該保留「發送前由人看一眼」的環節，這是補習班服務業最後一道品質防線，自動通知是輔助、不是取代與家長的正式溝通。

台灣中小企業情境案例

台中一間以兒童美語為主的補習班，平日晚上開七個班、週末四個班，課務只有一位專職加一位工讀生。過去只要有老師臨時請假，課務就得在下午撥出將近一小時對名單、發 LINE，旺季時常忙到漏發，曾經因為一次補課通知漏掉三位學員，家長帶孩子撲空，當場在櫃台理論，後續還流失了其中一個家庭的續報。

導入這條流程後，課務只要在課表試算表把該班標為「停課／補課」、填上原因，系統就自動撈出受影響的 28 位學員家長與該班老師，AI 套好個人化通知，課務看過一眼按下放行，三分鐘搞定。導入兩個月後，課務回報臨時異動的處理時間從近一小時降到十分鐘內，「家長撲空」的客訴歸零，工讀生也能空出手來支援招生與環境維護。

延伸應用

這條流程的骨架是「事件觸發 → 比對名單 → 個人化生成 → 分流推播」，可以很自然地擴充到其他情境：

• 天氣與公告連動：串接政府停班停課公告，颱風天自動草擬全校停課通知，課務一鍵放行。
• 出缺勤即時提醒：學員未到自動推播家長關心訊息，與 家長聯絡與學習回報流 串成完整的親師溝通鏈。
• 活動與招生通知：把節點換成「說明會」「成果發表」「寒暑期班開課」，同一套流程就能服務招生季的大量通知。
• 多分校統一管理：連鎖補習班可在同一套 自動化 架構下，依分校拆分名單與推播，總部統一控管文字品質。

把這條流程當成補習班通知系統的基礎模組，再用 食譜配方 與更多 自動化 範例逐步疊加，課務團隊就能從被通知追著跑，變成從容地掌握每一次課表變動。

流程圖

用到的工具

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