試聽報名自動分流流

🎯 這條流程解決什麼

對語言補習班來說，試聽是把陌生家長變成正式學員的關鍵一步，而「報名後多快被接住」幾乎決定了這位準學員會不會留下來。問題是，試聽報名的來源實在太分散：官網表單、LINE 官方帳號、來電、臉書私訊、甚至家長直接走進門口問。這些訊息散落在不同管道，旺季招生一忙，課務根本來不及一一回，回得慢的、漏接的，準學員的熱度一冷，轉頭就去報了別家先回覆的補習班。

這件事的痛點非常現實。研究與業界經驗都指出，諮詢回覆的速度和轉換率高度相關——當天回覆和隔了兩三天才回，報名率可能差上一大截。但人工處理一筆報名，課務要先把資料從表單或對話裡抄到名單、判斷孩子年齡與目標語言該分哪一班、想一段歡迎話術、再安排試聽時間回覆家長，一筆下來十幾二十分鐘，旺季一天進來十幾筆就忙到打結，越忙越容易漏、越容易把高意願的家庭晾在一邊。

這條流程的價值，是讓每筆試聽報名自動建檔、由 AI 判讀年齡與目標語言並起草歡迎信，課務第一時間就能掌握該分到哪一班、優先聯絡哪些高意願家庭。後續課前提醒與教材寄送可搭配 提醒通知 與 信件撰寫 配方加速。

導入後的改變

導入前，試聽報名像散落各處的拼圖，課務要花大量時間把資料整理、判斷、回覆，旺季時回覆動輒拖到隔天甚至更久，漏接的報名石沉大海，而補習班連自己漏了幾筆都不知道。準學員的第一印象，常常是「等了好久才有人理我」。

導入後，報名處理變成一條反應迅速的接待動線：

• 報名一進來就自動建檔、判讀、起草，課務從接到通知到能回覆，從「十幾二十分鐘的整理」變成「看一眼草稿、確認時間就能送出」，單筆處理時間省下約七成。
• 回覆速度大幅提升：高意願家庭被自動標記、優先聯絡，準學員在熱度最高時就收到專業又溫暖的回應，試聽轉報名率明顯提升。
• 漏接歸零：不論報名從哪個管道進來，系統統一建檔，再也不會有「不知道漏了誰」的黑洞。
• 分班更精準：AI 依年齡與目標語言預先分類，課務不必每筆從頭判斷，分班更快也更一致。

以一間招生旺季一天進 12 筆試聽報名的補習班估算，回覆時效從隔天縮到當天，若能讓試聽轉換率提升一成，一個招生季多成交的學員數相當可觀。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：新報名（📥）——當官網試聽表單被送出，或指定信箱收到報名詢問時，系統啟動。建議盡量把各管道導向統一的官網表單，欄位包含學員姓名、年齡、想學的語言、希望時段、聯絡方式，資料越完整，AI 判讀越準。

2. AI 判讀需求（🧠）——AI 分類節點解析報名內容，判斷學員年齡層（幼兒／國小／國中／成人）、目標語言、想上的時段與班別需求。即使家長是用一段自由文字描述「想幫小三的孩子找週末的美語會話班」，AI 也能抽取出關鍵資訊。

3. 建檔分班（📋）——系統把報名寫入 Google Sheet 或 CRM，依語言與程度初步標記建議班別，並分派給對應的課務窗口（例如美語組、日語組），確保每筆報名都有專人負責。

4. 起草歡迎信（✍️）——依報名內容，AI 生成個人化的試聽歡迎信與課前須知草稿，內容含歡迎語、建議班別、試聽當天要帶什麼、地點交通等。這是草稿，待課務確認試聽時間後再寄。

5. 通知課務（🔔）——系統以 LINE Notify 即時通知課務有新報名，附上 AI 整理好的摘要與建議，並明確提醒「請人工確認排定試聽時間後再寄出歡迎信」。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：用表單 Webhook 或信箱監聽觸發。Make 適合課務自行維護，n8n 適合需要串接多管道、多組課務分流的進階情境。
• 官網表單：報名入口，欄位設計要結構化，盡量引導家長填年齡、語言、時段，減少 AI 猜測。可在 LINE、臉書都放同一張表單連結，統一收口。
• AI 分類節點：核心在 prompt，要規定輸出格式（年齡層／語言／建議班別／意願標記），並要求「資訊不足時標記為待確認，不得自行虛構家長需求」。
• Google Sheet / CRM：建檔與分班的依據，記錄每筆報名的狀態（待聯絡／已排試聽／已試聽／已報名）。
• Gmail / LINE Notify：分別負責寄送歡迎信與通知課務。

串接重點：試聽時間牽涉教室與老師檔期，一定要在「起草歡迎信」與「正式寄出」之間，由課務人工確認時間再放行。

常見錯誤與注意事項

• 試聽時間與班別最終仍須由課務人工確認後再回覆家長。AI 不知道教室幾點有空、老師檔期如何，AI 起草不取代專業排課判斷，歡迎信裡的時間一律由課務填定後再送。
• AI 判讀僅供初步分類，不可直接拍板分班。孩子的實際程度仍需試聽或分級測驗確認，AI 的建議班別只是給課務參考的起點。
• 個資要妥善保護。報名含學員姓名、年齡、家長聯絡方式等個資，串接時確認資料只進入授權的 CRM、訊息只發給本人，符合個資法的蒐集告知與利用規範。
• 保留人味。自動化是為了讓課務更快接住家長，不是用罐頭訊息打發。歡迎信草稿要由課務加上一兩句個人化的話，第一次接觸的溫度很重要。

台灣中小企業情境案例

台北一間複合語言補習班，同時開美語與日語班，試聽報名從官網、LINE、臉書三個管道進來。過去課務每天得在不同平台之間切換、把資料手動抄進名單，旺季一天十幾筆根本回不完，曾經有家長在 LINE 問了試聽、隔兩天沒人回，直接去報了隔壁巷子的補習班。

導入這條流程後，不論報名從哪個管道進來，系統都自動建檔、由 AI 判讀「這是要找小二美語班還是成人日語班」、初步分到對的課務，並起草好歡迎信。課務收到 LINE 通知後，只要確認試聽時段、補一句問候就能回覆，當天就把每一位準學員接住。導入一個招生季後，試聽報名的當天回覆率從不到五成提升到九成以上，試聽轉報名率提高了約一成，課務也不再被多平台切換搞得焦頭爛額。

延伸應用

這條流程的核心是「多管道接收 → AI 判讀 → 建檔分流 → 起草回覆 → 人工確認」，可以延伸出完整的招生漏斗：

• 試聽後自動跟進：試聽結束自動觸發關懷與報名邀請，與 續報關懷與繳費提醒流 共用同一套關係維護邏輯。
• 接力分級測驗：報名建檔後自動寄出 分級測驗結果通知流 的線上測驗連結，讓試聽前就先掌握孩子程度。
• 未到提醒與改約：試聽前一天自動發提醒，未到的自動發改約邀請，降低試聽缺席率。
• 招生數據分析：把各管道的報名量、轉換率自動彙整，看清楚哪個管道帶來最有效的準學員，作為投放決策依據。

把這條流程當成招生漏斗的入口，再搭配 食譜配方 與更多 自動化 範例，補習班就能在最關鍵的「第一次接觸」，又快又有溫度地接住每一位準學員。

流程圖

用到的工具

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