醫美諮詢預約自動化

🎯 這條流程解決什麼

醫美診所的客源入口比一般店家更分散：官網表單、LINE 官方帳號、Instagram 私訊、Facebook 留言、還有電話留資與走進門市的現場諮詢。櫃檯人員一個上午要在五、六個視窗之間切換，手動把每筆需求抄進預約本，再回頭一個一個敲時間。尖峰時段一忙，私訊就被往下洗、來電就被漏接，潛在客戶等不到回覆，三十分鐘內就會跑去問下一家。醫美單價高、決策快，這種「慢回覆」往往直接等於流失一張數萬元的訂單。

更麻煩的是諮詢師的專長分工。雷射光電、微整注射、體雕埋線、私密雷射各有專精的醫師與諮詢師，櫃檯若不熟，很容易把想做皮秒的客戶排給專做體雕的諮詢師，到場才發現對不上，又要重排，客戶體驗大打折扣。

我們用一個小型診所實際估算：一天約收到 40 則跨平台諮詢，櫃檯平均每筆要花 6 到 8 分鐘抄寫、查日曆、回訊、敲時間，等於每天 4 到 5 個工時全卡在這件事上；尖峰漏接率抓 15%，等於每天白白漏掉 6 組客戶。這些都是純人工難以避免的隱形成本。

想把這條流程延伸到術後追蹤與回診提醒，可參考 /workflows 裡的其他醫美自動化流程，或到 /recipes 找客服與分流相關的食譜配方。

導入後的改變

合理估算下，這條流程能替櫃檯省下約七成的諮詢處理工時，讓人力回到現場接待與成交這類真正創造價值的工作上。回覆速度從半小時縮短到三分鐘內，搶下競爭對手「還在已讀」的那段空窗，第一線體驗就贏在起跑點。一個月若能多守住 50～80 組原本會流失的客戶，以醫美的客單價推算，效益遠遠超過建置這條流程的時間成本。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 裡的五個節點，整條流程是這樣跑的：

1. 彙整來客（📥）：在官網表單、LINE 官方帳號、社群私訊與來電留資後台各設一個入口。Webhook、LINE Messaging API 與表單觸發會把每一筆諮詢即時推進同一張 Google 試算表（或診所系統），統一欄位：姓名、聯絡方式、來源管道、諮詢內容、時間戳。所有入口最後匯流成一條清單，櫃檯不必再開五個視窗。

2. 意圖分類（🤖）：每進一筆，AI 節點讀取諮詢內容，判讀客戶想問的療程大類（雷射光電／微整注射／體雕埋線／私密保養／單純問價），同時標註急迫度（例如「下週要出席婚禮」屬高急迫）。輸出結構化標籤回填試算表，作為後續分流依據。

3. 媒合時段（📅）：依分類標籤對照一張「諮詢師專長對照表」，找出能接這個療程的諮詢師，再讀取對應的 Google 日曆空檔，挑出未來幾天最合適的 2～3 個時段，自動推給客戶選擇。

4. 人工確認（✋）：客戶回選時段後，系統把預約草稿丟到諮詢師的待辦清單。諮詢師確認排程合理、沒有設備或診間衝突、客戶需求屬實後，按下確認才正式成立。這一步是刻意保留的把關點，不開放全自動成交。

5. 發送通知（📨）：預約成立後，自動寄出確認訊息，內含診所地址、停車資訊、行前須知（例如諮詢前可素顏、攜帶過往病史），並把「前一日提醒」排進排程，到期自動推播，降低爽約。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：建議用 n8n 自架，醫美個資敏感，資料留在自己可控的伺服器上較安心。Make 上手快、適合先做 POC。
• LINE 官方帳號：透過 Messaging API 接收訊息與推播，是台灣醫美最主要的客戶溝通管道，務必設為主要入口。
• Google 表單 / Google 試算表：當作低成本的諮詢匯流中樞與暫存資料庫，欄位先定義清楚再串。
• Google 日曆：每位諮詢師一本日曆，方便讀空檔；診間資源可另開一本避免重複占用。
• AI 意圖分類節點：給明確的分類清單與少量範例，輸出固定的 JSON 標籤，分類才穩定。
• Email / 簡訊：簡訊到達率高、適合提醒；Email 適合附較長的行前須知。

串接注意點：各入口的欄位一定要先標準化再匯流，否則後面分類與媒合會一團亂；LINE 推播有頻率與訊息類型規範，提醒類訊息要走對的訊息類型；日曆讀寫要做好時區與重疊檢查，避免兩筆預約撞到同一個診間。完整的觸發與排程設定，可延伸看 /automation 的自動化基礎說明。

常見錯誤與注意事項

• 個資保護是底線：諮詢資料含姓名、電話、療程意向，屬個資法下的敏感資訊。傳輸要加密、儲存要最小化、權限要分級，並在表單與 LINE 入口明確告知蒐集目的、取得當事人同意。
• AI 分類只是分流，不是診斷：AI 判讀的療程類別僅供把客戶分給對的諮詢師，絕不能當成「適不適合做」的判斷。療程能否施作、有無禁忌，必須由合格醫師親自面診評估。
• 不可略過人工確認節點：正式成立預約前一定要由諮詢師複核，避免機器人灌假預約或撞診間。
• 價格與療效不要讓 AI 亂答：自動回覆只給「已收到、將安排諮詢」這類中性訊息，價格、療效、術後狀況一律導向真人，避免不實宣稱觸法。

台灣中小企業情境案例

台中一間三位醫師、兩位諮詢師的中型醫美診所，過去每天靠兩位櫃檯人員手動處理約 35 則跨平台諮詢，IG 私訊常常隔天才回，皮秒與電波的客戶又常被排錯諮詢師。導入這條流程後，所有入口匯流到一張清單，AI 先分類再依專長自動媒合，諮詢師只做最後確認。三個月後，首次回覆時間從平均 40 分鐘縮到 2 分鐘內，IG 私訊的預約轉換率提升約四成，櫃檯每天省下約 3.5 小時，得以投入到現場接待與既有客戶的關係維護，當月新客諮詢成交數成長約兩成五。

延伸應用

這條骨架可以再長出更多分支：把成立的預約自動接到「療程說明與同意書派送」流程，讓客戶到診前先讀先簽；接到「回診與療程週期提醒」維繫長期客戶；也可加上「未回覆名單」自動喚回，對選了時段卻沒確認的客戶在數小時後溫和追一次。進階一點，可串接通話錄音轉文字，把來電諮詢一併納入同一條分流；或在 AI 分類後接上自動報價試算（僅供內部參考，不對外發送），讓諮詢師接手時資訊更完整。把這些模組串起來，就是一條從陌生諮詢到長期會員的完整客戶旅程。

⚠️ 個資與專業提醒：諮詢資料含姓名、聯絡方式與療程意向等敏感個資，請依個資法妥善加密與最小化保存，並取得當事人同意。AI 分類僅供分流參考，療程適不適合、能否施作須由合格醫師親自評估，本流程不取代醫師專業判斷，正式預約前請由人工確認。

流程圖

用到的工具

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