美甲美睫線上預約自動排程流

🎯 這條流程解決什麼

美甲美睫產業以一人工作室與小型沙龍居多，預約管理偏偏是最瑣碎、最耗心神的環節。客人的訊息從四面八方湧進來——LINE、IG 私訊、Facebook、預約表單，技師正在幫手邊客人做指甲、雙手沾著凝膠，手機卻一直跳通知。為了不漏接，只好做到一半停下來回訊息，結果手上的工序被打斷、品質受影響，回完訊息還可能因為一時忙亂把時段記錯、把工時抓太緊，造成下一位客人在門口乾等。

純人工排程的隱形成本相當高：每筆預約一來一往確認時段、服務項目、是否加做，平均要傳好幾則訊息、花上五到十分鐘；不同款式工時差很多，單色美甲跟法式延甲、自然嫁接跟濃密嫁接，所需時間可能差一倍，憑感覺排很容易撞單或開天窗；客人臨時忘記、放鳥（no-show）又沒人提醒，整個時段就空在那裡，等於白白損失營收。對一位獨立技師來說，這些零碎的訊息往返與排程焦慮，每天累積起來輕鬆吃掉一兩個小時，還換來一身疲憊。

這條流程要解決的，就是讓客人從表單或 LINE 送出需求後，由 AI 解析服務項目與預估工時、自動比對排班配位並寫入行事曆，再回傳確認與行前提醒。

導入後的改變

導入前，預約是不斷打斷工作的訊息洪流，排程靠記憶與運氣。導入後，預約變成自動化的排程系統，技師專心服務、不漏接也不撞單。

合理估算，這條流程能省下技師每天大半的預約溝通時間，並因為行前提醒而明顯降低放鳥率，每減少一次 no-show 就等於救回一個完整時段的營收。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：新預約（📥）——客人從線上預約表單或 LINE 送出需求（想做的項目、希望的日期時段），訊息進來即啟動流程。
2. AI 解析需求（🧠）——AI 判讀節點讀懂客人想做什麼項目、對照「服務工時表」估算所需時間、抓出偏好時段，把口語訊息轉成結構化的預約資料。
3. 比對排班配位（🗓️）——對照 Google Calendar 既有預約與技師可服務時段，找出能容納該工時的空檔自動配位，避免重疊或排太緊。
4. 寫入行事曆（✅）——把預約建立到行事曆，標記服務內容、預估工時與客人資料，並同步記錄到 Google Sheet 方便日後查詢。
5. 回傳確認（🔔）——立即回傳一則確認訊息給客人，並在行前一日自動發送提醒，降低放鳥。

需要的工具與串接重點

平台 n8n 或 Make 皆可。LINE 官方帳號與預約表單是入口；AI 判讀節點是大腦，負責解析口語需求與估算工時；Google Calendar 是排程核心，所有空檔判斷都以它為準；Google Sheet 當預約留底與服務工時對照表。

串接重點：一是務必建立一張清楚的「服務工時對照表」，把每個項目（單色、法式、延甲、自然嫁接、濃密嫁接等）的標準工時列清楚，AI 才能精算時段、不排太緊；二是行事曆要先把休息、備料、私人時段都標進去，系統才不會把這些時間當成可預約；三是 LINE 訊息格式多變，AI 解析務必設「無法確定時轉人工」的退場機制，避免硬猜出錯。更多預約自動化的串接做法可參考 自動化專區。

常見錯誤與注意事項

• 訂金與客製需求需人工把關。預約一旦牽涉訂金收取或特殊客製（如指定設計、進口材料），金流與客製條件務必由本人確認後再向客人收款，自動化僅負責排程與通知，不取代你對檔期與收費的最終判斷。
• AI 解析不確定時要能轉人工，別讓系統在看不懂客人訊息時硬排，反而造成撞單或誤解。
• 工時估算寧可抓寬一點，初期觀察實際耗時再微調對照表。
• 客人聯絡資料與消費偏好屬個資，妥善保管、勿外流，行銷訊息也要取得同意。
• 行事曆的休息與緩衝時段一定要先設好，否則容易把自己排到沒空喘息。

台灣中小企業情境案例

台南一位專做日系美甲的獨立技師，過去最大的困擾就是做到一半被 LINE 預約訊息打斷，凝膠塗到一半還得停下來回客人「那天我有空嗎」，常常一忙就把時段記錯，造成兩位客人撞在同一個時段的尷尬。導入這條流程後，客人從 LINE 送出想做的款式與時段，AI 自動依服務工時表算出需要的時間、比對行事曆空檔配好位，立刻回傳確認，行前一天還會自動提醒。她回饋，現在工作幾乎不再被預約訊息打斷，撞單的情況不再發生，因為有行前提醒，客人放鳥的次數也明顯變少，整體時段利用率提升，每天能多收一兩位客人。

延伸應用

這條流程能再擴充：加入「候補名單」機制，有人取消時自動通知候補客人遞補時段；針對熱門時段設計訂金預約降低放鳥；或讓客人在預約時就先選好款式參考圖，技師事前備料更順。完成預約後可搭配 工作流總覽 裡的款式諮詢流程引導客人挑樣式，或接上回購提醒流程養出回頭客；款式靈感與諮詢話術則可參考 配方庫 的相關配方，讓預約、服務、回購串成完整的經營循環。

流程圖

用到的工具

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