紋繡檔期管理排程流

🎯 這條流程解決什麼

紋繡單場動輒兩到三小時，眉、唇、髮際線一場接一場，檔期就是工作室的命脈。痛點有三個：一是衝堂——同一時段不小心接了兩位客人，或前一場拖到、下一場乾等，現場手忙腳亂；二是No-show 放鳥——客人臨時不來又沒提早講，那兩三小時的工時直接蒸發、無法補位；三是訂金狀態混亂——誰付了訂金、誰只是口頭預約，全靠承辦記憶，常常做完才發現沒收到訂金。

現在多數工作室靠一本實體預約簿加 LINE 對話管理檔期。每天要人工翻簿子核對隔天有誰、手動一個個傳提醒、再回頭對帳訂金有沒有進來。以一位紋繡師一天 3 場、一週營業 6 天估算，光是核對檔期、傳前一日提醒、對訂金，每天就要花 30 到 45 分鐘。而最痛的是放鳥成本：一場眉如果客單價 6,000 元，一週放鳥兩場，等於每週直接損失 12,000 元的營收，一個月就是近 5 萬元蒸發。

導入後的改變

導入前：檔期靠手寫簿、提醒靠手動傳、訂金靠記憶對。衝堂要等到現場才發現，放鳥沒人提前攔，空檔也沒人主動補。

導入後：預約一確認就自動寫入行事曆並標記工時，系統每天定時掃描、自動抓出衝堂與可補位空檔、核對訂金狀態、前一日自動發送含術前注意事項的提醒。檔期管理的人工操作從每天 30 至 45 分鐘降到 5 分鐘以內，省下約八成排程工時；前一日提醒搭配術前須知（如避免飲酒、停用 A 酸等），依實務通常可把 No-show 率從一兩成壓到 5% 以下，等於每月救回數萬元被放鳥蒸發的營收。空檔被主動標記後，還能即時推給候補客人補位，把座位坐滿。

流程怎麼運作

1. 觸發：預約確認——客人在 LINE 或表單完成預約並確認後，系統把時段寫入 Google Calendar，並依項目（眉／唇／髮際線）自動帶入對應工時長度，避免只抓一小時卻實際做三小時。
2. 偵測衝堂空檔——AI 排程節點比對行事曆，找出重疊衝突的時段（立即示警）與當週可補位的空檔（標記為候補可約）。
3. 核對訂金狀態——比對 Google Sheet / CRM 的收訂紀錄，已收訂者標記「已確認」，未付款者列入「待確認」名單，提醒承辦人工跟進。
4. 前一日提醒——前一天自動透過 LINE 官方帳號發送提醒，內含時間、地點、術前注意事項與「如需改約請提前告知」的提示，降低臨時放鳥。
5. 彙整當日排班——每天早上把當日檔期、項目、客人備註彙整後推到 Slack 通知紋繡師，並提醒進行人工最後確認。

需要的工具與串接重點

以 n8n 或 Make 為主控。Google Calendar 是檔期的視覺化主軸，建議用不同顏色區分項目別；Google Sheet / CRM 存訂金與客人資料，是對帳的真實來源；AI 排程節點負責衝堂判讀與空檔計算；LINE 官方帳號對客人發提醒；Slack 對內部發當日排班。串接重點：每筆預約要有唯一識別碼貫穿行事曆與 CRM；工時長度要建一張「項目對應時長表」讓系統自動套用；定時掃描建議設在每天清晨與傍晚各一次，兼顧隔日提醒與當日異動。

常見錯誤與注意事項

• 訂金與退費屬金流與消費條款環節：自動化僅標記狀態、不直接處理收退款。訂金確認、改約退費與糾紛處理務必由工作室人工依約執行，系統不取代既有的預約與退費政策。
• 改約後務必同步更新：客人改約若只改 LINE 沒同步系統，會造成假性衝堂或漏排，建議所有改約都從同一入口處理。
• 個資保護：客人聯絡方式與術前健康資訊僅限排程與服務用途，提醒訊息不夾帶他人資訊、不群發外洩。
• 提醒語氣拿捏：前一日提醒要清楚但不催促，避免讓客人感覺被逼，影響體驗。

台灣中小企業情境案例

新北一間美睫美甲複合店「曦研」兼做紋繡，三位老師共用兩間操作室，過去靠一本共用預約簿，最常出包就是兩位老師同時排到同一間房、或客人放鳥後空檔沒人補。導入這條檔期流後，預約一確認就自動進共用行事曆、衝堂即時示警，前一日自動發提醒。導入兩個月後，放鳥率從約 18% 降到 4%，因衝堂造成的現場混亂幾乎消失，原本傍晚常空著的冷門時段也因為系統主動標記空檔、即時推給候補客，平均每週多接 3 場。店長說最有感的是「不用再每天晚上趴在簿子上對隔天行程」。

延伸應用

補位行銷可串接 回購提醒流程，把該回診補色的沉睡客準時填進被標出的空檔；客名與分眾管理可參考 客戶名單整理配方。想把預約、對版、術後提醒整條客戶旅程串成一氣，可參考 自動化導入指南 規劃觸發順序與權限。進階還能加上「候補自動遞補」節點：當有人取消，系統自動通知候補名單第一位、先搶先得，讓空檔幾乎不留白。

流程圖

用到的工具

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