取機通知與付款提醒流

🎯 這條流程解決什麼

「維修好了，但顧客遲遲不來取」是很多維修店都有的隱形痛點。機子修好了卻沒人通知、或通知了顧客忘了，機器一台台堆在櫃台抽屜，不但佔空間，店家還要替別人的高價手機擔保管風險——萬一遺失、損壞，責任難釐清。更現實的是，這些已完工的機子等於是「做完卻收不到尾款」的卡住生意，現金流一直被壓著。

現在純人工怎麼做？技師修完，要記得去翻顧客電話、打字寫一則通知，碰到逾期未取的，還要記得哪幾台該再催、語氣又不能太硬怕顧客不爽。實際上店裡一忙，「通知取機」這件小事最容易被忘記，常常是顧客自己打來問才發現「啊你的修好幾天了」。一筆通知加上後續逾期追蹤，人工要分好幾次處理、又容易漏；十幾台滯留機累積起來，等於十幾筆收不回的尾款與一櫃子的保管風險。

這條流程讓維修完成、測試通過後即自動通知顧客取機，訊息附上應付金額、保固期與取件方式，並在逾期未取時用禮貌的語氣自動溫和提醒，加快機子周轉、減少滯留，也讓現金流更順。

導入後的改變

導入前： 修完靠技師記得手動通知，常漏；逾期未取沒人系統性追蹤，機子越堆越多；尾款卡住、保管風險累積。

導入後： 工單一標記「維修完成」就自動發出取機通知，零延遲、零遺漏；逾期未取由排程自動接手溫和提醒，店員完全不必盯。取機通知即時送達，多數顧客在收到後幾天內就來取機結款，滯留機數量明顯下降，現金回收加快。以一間常態滯留 10 至 15 台完工機的店估算，導入後滯留量可降到個位數，等同把原本卡住的數萬元尾款提早收回，櫃台空間與保管壓力同步減輕。店員省下的，是每天零散去記、去催的心力，這部分幾乎全自動化。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，從工單標記完成開始：

1. 觸發：維修完成（🏁）： 技師在工單系統把狀態標記為「維修完成」且測試通過時，自動啟動流程。一定要等測試通過才觸發，避免通知顧客來取了卻發現還有問題。
2. AI 整理通知（🧠）： AI 文案節點彙整這張工單的應付金額、保固期、取件方式與營業時間，生成一則清楚、口吻友善的取機通知。
3. 發送取機通知（📲）： 透過 LINE 或簡訊通知顧客可以取機，告知應付金額與取件方式。內容明確但不催促。
4. 逾期排程提醒（⏰）： 若超過設定天數（例如 3 天、7 天）仍未取，排程器自動發送溫和的提醒，語氣保持禮貌、不帶催收感。
5. 回寫取件狀態（📋）： 顧客取件後，店員更新工單狀態為已取件，系統停止後續提醒並結案歸檔，完整保留整筆服務紀錄。

需要的工具與串接重點

• 工單系統 / Google Sheet： 工單狀態的單一來源，「維修完成」與「已取件」兩個狀態是觸發與停止的關鍵。
• AI 文案節點： 依工單資料生成取機通知文字。提示詞要鎖定「金額、保固、取件方式」三要素，並要求口吻禮貌、不催促。
• LINE / SMS： 主要通知管道，LINE 優先、簡訊備援給未綁定的顧客。
• 排程器： 負責逾期未取的延遲提醒，要設好間隔與「已取件即停止」的條件，避免取了還繼續催。

串接重點：一定要做好「已取件 → 停止提醒」的迴路，否則顧客取完還收到催取訊息會非常反感；金額欄位由工單帶入，但只作通知用途，不在訊息裡做任何扣款動作。

常見錯誤與注意事項

• 收款須人工臨櫃確認： 通知內含應付金額，但實際收款與付款方式仍須臨櫃由人工核對與確認。本流程不取代收銀作業、也不自動完成扣款，金流環節務必人工把關。
• 逾期提醒語氣要禮貌： 提醒語氣應保持禮貌，避免造成催收觀感與顧客反感，並設合理的提醒次數上限，不可無限轟炸。
• 務必測試通過才通知： 未通過測試就觸發通知，會讓顧客白跑一趟、損害信任，觸發條件要綁定「測試通過」。
• 個資保護： 顧客聯絡資訊請限定存取權限以符合個資規範，通知紀錄妥善保存。

台灣中小企業情境案例

台南一間 3C 維修連鎖的分店，櫃台抽屜常年堆著十幾台修好沒人取的手機，店長每隔幾天就要翻一輪、挑幾台打電話催，既花時間又怕語氣太硬得罪客人。導入這條流程後，工單一標記完成就自動發 LINE 通知，附上金額與七天保固說明；超過三天沒取，系統自動補一則禮貌提醒。實施一個月，滯留機從十幾台降到三、四台，卡在櫃台的尾款大多提前收回，店長說「最爽的是再也不用自己去想哪台該催、要怎麼講」，催取這件尷尬事完全交給系統，語氣還比人工更一致溫和。

延伸應用

這條流程承接 維修進度通知 的完工工單，往後可接續保固回訪、滿意度調查或好評邀請流程，把「取機」變成下一段關係經營的起點。取機通知模板也能延伸出「以舊換新到貨通知」「預訂商品到店通知」等變化。想加速取件與提醒文案撰寫，可參考 /recipes 的取件通知與客服文案配方；瀏覽更多門市流程見 /workflows；想了解如何把報修、估價、進度、取機串成完整自動化鏈，見 /automation。

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