跆拳道升級考試報名與通知流

🎯 這條流程解決什麼

每到升級考試季，跆拳道館的櫃台和教練就會被一連串瑣碎卻不能出錯的行政工作淹沒。首先要翻出每個學員的出席紀錄，逐一比對是否達到升段要求的上課時數與停留級別週數；接著要通知符合資格的家長報名、收考試費、核對誰繳了誰沒繳；考前要一個個發考試時間、應考項目與注意事項；考完還要彙整成績、發合格與補考通知。

以一間有 150 名學員的中型道館為例，每季約有 40 到 60 人符合升段資格。光是人工比對出席名單就要花掉教練 3 到 4 小時，逐筆對帳考試費容易漏看少收，發須知和結果通知又是好幾百則訊息要手動貼上不同的時間與項目。整個考試季的行政時間累積下來，一位教練往往要額外投入 8 到 12 小時，這些時間本來應該用在備課與帶訓練。

這條流程讓系統自動依出席時數與目前級別篩出符合升段資格的學員、開放報名收費、批次寄發考試須知與結果通知，把重複勞動交給自動化，讓道館把心力放回訓練本身。想優化通知訊息的語氣，可參考 配方庫 裡的文案範本。

導入後的改變

導入前，整個考試季的行政流程靠教練的記憶與一張張手抄名單支撐：誰夠資格全憑印象，出席時數要翻紙本簽到表，考試費收了沒要對著存摺一筆筆核，須知用群組複製貼上常常貼錯時段，考完成績還要手動填進每個人的學習履歷。漏發一通須知，就可能有學員考試當天跑錯場地或忘了帶道帶。

導入後，資格初篩、報名收費追蹤、須知發送與結果通知全部自動串起來。實際效益上，資格比對從半天縮短到幾分鐘，行政工時可省下約六到七成；考試費對帳因為有系統逐筆比對繳費狀態，漏收與溢收的情況明顯減少；考試須知 100% 帶對每個人的應考級別與時段，杜絕貼錯資訊。對家長而言，報名連結即時送達、考前自動提醒，到考率與滿意度都會提升。教練則把每季省下的近十小時還給訓練與帶班。

流程怎麼運作

整條流程對應五個節點，逐步運作如下：

1. 觸發：考試季啟動（⏰）— 升級考試前，依排程在固定日期啟動，或由教練手動提報本季考試名單觸發。這一步決定了流程處理的學員範圍與考試日期。
2. AI 篩資格（🧠）— 系統讀取 Google Sheet 或學員資料庫裡的出席時數、目前級別、上次升段日期，由 AI 篩選節點依各館設定的升段門檻（例如累積上課時數、停留現級別的最短週數）判斷誰符合升段資格，產出初篩名單。
3. 報名收費（💳）— 對初篩通過的學員，自動透過 LINE 或 Email 寄出報名連結與考試費繳費資訊，並回寫繳費狀態，方便追蹤誰已報名、誰已繳費。
4. 寄考試須知（📄）— 報名繳費完成後，自動發送該學員應考級別對應的考試時間、應考項目（品勢、踢擊、對練等）與注意事項，每個人收到的都是符合自己級別的版本。
5. 結果通知（🏅）— 考試結束後，教練與檢定官將評分填回系統，流程彙整成績並在人工確認後，發放合格、補考或晉段結果通知給家長。

需要的工具與串接重點

平台建議用 n8n 或 Make 串接，兩者都能用排程觸發、條件分流與多管道發送。各工具角色如下：

• Google Sheet / 學員資料庫：資料核心，存放出席時數、級別、繳費狀態與考試成績，所有節點都讀寫這裡。
• AI 篩選節點：負責資格初篩，重點是把升段門檻寫成清楚的規則（時數、週數、級別），讓 AI 依規則判斷而非自由發揮。
• LINE / Email：對家長的發送管道，建議用變數帶入姓名、級別、時段，避免群發貼錯。
• 線上收款連結：產生考試費繳費連結並回寫繳費狀態，是對帳的關鍵環節。
• Google Calendar：登記考試場次與時段，避免撞場。

串接注意點：篩資格的門檻一定要先和教練確認清楚並寫死成規則；繳費狀態的回寫要設好識別（用學員編號比對），避免同名混淆；發送節點務必逐筆帶入個人化變數。完整的自動化串接思路可參考 自動化專區。

常見錯誤與注意事項

升段資格與考試成績屬於專業評鑑範疇，AI 僅做名單初篩，最終資格認定與評分一律由教練與檢定官人工確認，自動化不取代段位檢定的專業判斷。 例如有學員出席時數剛好卡在門檻邊緣、或近期狀況需特別評估，這類個案一定要交回教練決定，不能讓系統直接放行。

涉及考試費的線上收款，金流對帳結果務必由櫃台人工核對後再標記完成，避免溢收或漏收；退費情況也應走人工流程。學員的出席紀錄、聯絡方式屬個人資料，發送通知時僅帶必要欄位、不對未授權對象群發，也不在訊息中揭露其他學員資訊。結果通知尤其敏感，補考或未通過的訊息應措辭得體，並由教練確認後再送出。

台灣中小企業情境案例

新北市一間社區型跆拳道館，固定有約 130 名以兒童與青少年為主的學員。過去每季升級考試，館長都要熬夜翻簽到表抓名單、用 LINE 群組一則則發須知，考試費常常收到一半發現有人沒繳，考完還要花一個晚上整理成績通知。

導入這條流程後，考試季一啟動，系統自動篩出符合資格的 50 多名學員、發出報名連結，繳費狀態一目了然，櫃台只要對著系統核帳即可。考試須知每個孩子都收到正確時段與項目，考試當天幾乎沒有人跑錯場或漏帶裝備。館長表示，每季的考試行政從原本要耗掉兩三個晚上，壓縮到大約一個下午就能處理完，省下的時間拿去設計新的訓練菜單，家長也因為通知即時清楚而給了更多好評。

延伸應用

這條流程的骨架可以延伸到道館的其他週期性行政。例如把「資格篩選」改成「比賽報名資格」，就能用同一套邏輯處理對外賽事的選手報名；把「考試須知」換成「成果發表會通知」，可用於期末展演的邀請與排程。

也可以和 跆拳道會員續約提醒流 串接，掌握學員從入門、升段到續約的完整生命週期；考後的晉段名單還能自動觸發升段恭賀訊息與下一階段課程推薦，把一次考試延伸成完整的學員關係經營。更多現成的自動化情境，歡迎到 工作流總覽 與 配方庫 探索。

流程圖

用到的工具

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