刺青檔期排程提醒流

🎯 這條流程解決什麼

刺青師的時間就是最直接的成本——一個下午的檔期通常是三到六小時的整段工作，一旦客戶臨時失約（No-show）或忘記來，這段時間就實打實放空，當天賺不到的錢補不回來。更麻煩的是排程撞期：同一個時段不小心答應了兩個客人、或助手與師傅的行事曆沒對上，現場才發現衝突，極度尷尬也傷信任。

現在純人工處理一個預約，要做的事一長串：手動把檔期寫進行事曆並比對有沒有撞期、傳訂金金額與付款方式、說明取消改期政策、再叮嚀客人刺青前一天別喝酒別熬夜、吃飽睡好，最後預約前一天還得記得傳訊息提醒。這些一筆要花 10 到 15 分鐘，而且全靠人記憶，漏掉任何一步——尤其漏發提醒——No-show 率就居高不下。對接案量大的工作室，每週放空一兩個檔期，一個月就是好幾萬的損失。

這條流程在設計定稿後自動開檔期、檢查衝突、發送訂金資訊與付款連結、寄出行前須知、並在預約前一天自動提醒並請客戶回覆確認到場，讓排程一氣呵成、到場率提升，客戶上機前狀態也更好。

導入後的改變

導入前：手動排程易撞期、訂金與政策口頭交代常有爭議、行前須知時記時忘、靠人力記得發提醒、No-show 率偏高。

導入後：定稿一確認，檔期、訂金、行前須知全自動到位，刺青師每筆省下 10 到 15 分鐘的雜務，行政工時可省下約 6 成。最關鍵的是 No-show：有了預約前一天的自動提醒與「請回覆確認到場」機制，以及先收訂金的承諾感，失約率通常能從一成五降到半成以下。以一間每月約 40 個檔期的工作室估算，每月可減少約 3 到 4 次放空，等於把原本流失的整段檔期收益救回來，建置成本一個月內就回本。撞期與重複預約的烏龍也因為自動衝突檢查而幾乎消失。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. ✅ 觸發：定稿確認 — 客戶確認最終設計與想要的檔期後啟動。可由上一條設計流的「定稿確認」自動帶入。
2. 📆 開預約檔期 — 把預約寫入 Google Calendar，並自動比對既有行程是否衝突；若撞期則先擋下並通知刺青師另約，不會直接占用。
3. 💳 發訂金資訊 — AI 生成一段訂金說明，附上綠界或 Stripe 的付款連結，並清楚載明取消與改期政策（例如幾天前改期不扣訂金）。
4. 📋 寄行前須知 — 自動生成刺青前的注意事項：前一天避免飲酒、充足睡眠、上機前吃飽、穿方便露出刺青部位的衣物等，降低當天身體狀況不佳而需中止的風險。
5. ⏰ 預約前提醒 — 預約前一日透過 LINE 或 Email 自動提醒，並請客戶回覆確認到場；若未回覆，系統可標記給刺青師人工再追一次。

需要的工具與串接重點

• Google Calendar：排程核心，衝突檢查靠它的查詢功能實現；建議所有師傅共用同一個日曆群組避免對不上。
• AI 訊息生成：產出訂金說明、行前須知與提醒文案，重點是把工作室的政策與語氣寫成固定模板，避免每次內容不一。
• 金流連結（綠界 / Stripe）：產生訂金付款連結。金額與政策條款一定要由人工確認後再發，不要讓 AI 自由填金額。
• LINE / Email：訂金資訊、行前須知與預約提醒的發送通道。
• 串接注意點：付款連結建議用「對應固定方案金額」的方式產生，降低填錯風險；提醒節點要設好時區與發送時間。把這條排程流納入整體 自動化 設計，與前後段流程串起來最順。

常見錯誤與注意事項

訂金、退款與改期屬於金流與合約環節，是這條流程最敏感的部分：付款連結的金額、取消政策的條款，務必由工作室人工確認後再發送，避免自動化誤發錯誤金額或過時政策造成糾紛。最常見的錯誤就是把「發訂金資訊」設成全自動、金額由 AI 帶——一旦填錯，退費與爭議會非常麻煩。請保留人工核對這一關。

收取訂金前，請與客戶明確告知取消／退費規則並留下同意紀錄（訊息截圖或簽署都可），日後遇到改期、退訂才有依據。金流相關資料（卡號、交易明細）不要存放在未加密的試算表，一律走綠界、Stripe 等正式金流服務並遵守其資安規範。此外，提醒文案屬行政通知，不應包含任何醫療療效或保證性說法。

台灣中小企業情境案例

台北一間以接整段大圖為主的工作室，平均每個案子要上機兩到三次、每次半天。導入前最痛的是 No-show 與臨時改期——有客人忘了來、有客人前一晚喝酒導致當天得取消，整個下午就空了，師傅形容「放一次空等於白做半天」。導入這條流程後，定稿即自動開檔、先收三成訂金、寄行前須知並在前一天提醒回覆。三個月內 No-show 率從約一成五降到約 4%，因飲酒或睡眠不足臨時中止的狀況也大減，因為行前須知有確實送達。師傅說最有感的是「不用再自己記得傳提醒」，省下的零碎心力都拿去專心畫圖。

延伸應用

這條流程可以再擴充：把訂金付款狀態回寫到客戶名單，未付訂金者自動延後或釋出檔期；或在多次改期的客人身上自動標記，提醒刺青師調整收訂政策。前段可由 刺青設計溝通整理流 帶入定稿，術後可接 刺青術後護理追蹤流 做癒合追蹤。提醒與行前須知的文案範本可參考 配方庫 客製語氣，更多流程見 工作流總覽。

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