詢報價自動回覆與成本試算

🎯 這條流程解決什麼

外銷業務的信箱每天都是一場混戰。來自美國、中東、東南亞、歐洲的詢價信塞在一起，有人用英文、有人用半通不通的英文，問的品項規格、數量、貿易條件（FOB、CIF、EXW）與交期全都不一樣。業務收到一封詢價，要做的事其實一長串：先讀懂客戶到底要什麼、查產品成本表抓出對應料號的成本、按今天匯率把成本從新台幣換成報價幣別、估算到目的港的運費與保險、加上目標毛利，最後排版成一份像樣的報價單，再寫一段得體的回信。

這一整套手工流程，一封詢價信認真做下來常常要 30 到 45 分鐘。問題是國際買家通常會同時問好幾家供應商，誰回得快、回得清楚，誰就先取得議價優勢。業務手上同時壓著十幾封詢價時，往往拖到隔天才回，客戶早就轉去問別家；趕著回又容易出錯——抓錯成本欄、用到過期匯率、漏算運費，報出去的價不是把毛利報沒了，就是報太高直接被淘汰。報價慢、漏報、算錯毛利，是貿易商最直接吃掉訂單與利潤的痛點。

導入後的改變

導入前，報價是「業務從零拼一份」：讀信、查表、換匯、排版、寫信，每一步都靠人手，回覆速度受限於業務當下有多忙。導入後，變成「系統先備好草稿、業務只做最後把關」：詢價信一進來，幾分鐘內就生出一份帶好試算金額與標準條款的報價草稿，業務的工作從「製作」變成「審核與議價」。

以一位每天處理 10 至 15 封詢價的外銷業務估算，原本光做報價就要佔掉三到四小時，導入後系統自動完成解析與試算，業務每封只需花 3 到 5 分鐘覆核金額與條款，整體報價工時可省下約六到七成。更關鍵的是回覆速度：從平均半天縮短到客戶寄信後幾分鐘內就能回出初步報價，越早回價越容易在多家比價中先卡位，成交率自然提升。同時因為成本與匯率都從統一資料源帶入，漏算運費、用錯匯率這類人為失誤大幅下降。

流程怎麼運作

整條流程由 Email Webhook 觸發，對應 frontmatter 的五個節點：

1. 接收詢價（📨）：監看業務信箱，當收到含品名、數量、目的港等關鍵字的詢價信時觸發流程，並把信件正文與附件抓進來。
2. 解析需求（🤖）：AI 解析引擎從信件中抽取結構化資訊——品項、規格、數量、貿易條件（FOB / CIF / EXW）、目的港與要求交期，把一封自由書寫的信轉成一份標準化的需求清單。
3. 成本試算（🧮）：拿解析出的品項去比對 Google Sheets 上的產品成本表，套用匯率 API 的即時匯率把成本換算成報價幣別，再加上運費與目標毛利，估算出單價與建議報價區間。
4. 報價草稿（📝）：把試算結果套進報價單範本，自動帶出有效期限、付款條件、最小訂購量等標準條款，並生成一段對應語言的回信文案。
5. 人工確認（✋）：業務檢視報價金額、毛利率與條款，視客戶關係與議價策略調整後，才決定寄出。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Gmail / Outlook作為觸發源與寄送端，建議用標籤或關鍵字過濾，避免一般往來信也觸發流程。AI 解析引擎負責把非結構化的信件轉成欄位，重點是設計好抽取的欄位 schema，並對「抓不到數量」「貿易條件不明」這類情況回傳缺漏提示，讓業務知道要補問。Google Sheets存放產品成本表與報價範本，是整條流程的價格基準，成本表一旦過期報價就全錯，務必指定維護人與更新頻率。匯率 API提供即時匯率，建議鎖定「報價當下匯率」並在報價單上註明匯率基準日與有效期。串接最大的注意點是「成本表版本控管」與「匯率時點一致」——這兩者決定報價的可信度。建置與節點設計的通用原則可參考 /automation。

常見錯誤與注意事項

⚠️ 商務提醒：報價金額直接影響毛利與履約風險，AI 試算可能因成本表過期、匯率波動或運費估算落差而失準。每份報價寄出前務必由業務人工確認單價、毛利與付款條件，本流程已內建人工確認節點，AI 不取代專業議價判斷，請勿略過。

實務上最常見的三個坑：一是成本表沒人維護，原料漲了成本表沒更新，系統照舊價試算，報出去的價毛利早被吃光；二是匯率與運費當成固定值，遇到匯率劇烈波動或運價旺季，估算與實際差一大截，履約才發現賠錢；三是把試算當定價直接寄出，AI 不懂這個客戶是長期大戶該給折扣、還是新客該收緊條件，這種商務判斷必須由人來下。報價金額屬商業機密，成本表與毛利結構不可外洩；對不同市場、不同客戶的差別定價也要由業務把關，避免被同一買家在不同管道比到價。

台灣中小企業情境案例

新北一家做家用五金外銷的貿易商，三位業務分守不同區域市場，旺季時一天能收到二、三十封詢價。導入前，業務最常抱怨「報價報到沒時間開發新客」，急單常拖到隔天才回，也曾因為用了上週匯率把一筆歐元單報低，到出貨才發現少賺。導入這條流程後，詢價信一進來系統就自動解析、套用當天匯率與最新成本表生出草稿，業務點開只要確認毛利、依客戶關係微調折扣就能寄出。三個月下來，平均回價時間從近一天縮到不到十分鐘，業務估算報價工時省了大半，急單成交率明顯提升，也不再出現用錯匯率報賠的情況。

延伸應用

這條流程往後可直接接訂單流程：報價一旦客戶確認，自動帶資料生成 Proforma Invoice 與訂單，再串上 /workflows 的出貨通知與帳款對帳，形成「詢價到收款」的完整鏈路。往前可加一層「詢價分級」，依客戶國別、歷史成交與金額自動標示優先回覆順序，把業務的回覆火力集中在高潛力詢價。也能把每次報價的成交與否回寫成資料，分析哪些品項報價勝率高、哪個市場價格敏感，回頭優化目標毛利設定。客戶分群與報價策略的設計範例，可參考 /recipes。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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