旅行社出團通知自動發送流

🎯 這條流程解決什麼

出團前三到五天是旅行社 OP 最緊繃的時段。每一團都要把集合時間、集合地點、領隊聯絡方式、航班代碼、報到櫃台、行李限重、必帶證件、保險與當地天氣提醒整理成一封行前通知，再逐位旅客複製貼上、確認 Email 沒打錯、LINE 群組有沒有人沒進來。一團二十人、旺季同時六到八團出發，等於要在同一個下午處理上百封內容幾乎一樣、但細節又不能錯的通知。

純人工做這件事，平均一團要花 40 到 60 分鐘整理與核對，一位 OP 一天若要處理五團，光是行前通知就吃掉三到四個小時，還沒算上臨時航班異動要重發、旅客回問問題要一一回覆的時間。更麻煩的是「漏發」與「發錯團」：A 團的集合時間貼到 B 團的信裡，旅客當天跑錯航廈或遲到，輕則客訴、重則趕不上團體報到。對 OP 來說，這是高重複、低成就感、卻一錯就出大事的工作。

導入後的改變

導入前：OP 逐團開團表、手動篩名單、複製範本、一封封改集合資訊、人工確認誰沒收到，一團 40 至 60 分鐘，且越忙越容易出錯。

導入後：系統在出團前自動掃描團表，抓出即將出發的團與完整名單，由 AI 套出對應的集合與行前文案，分批寄信並發 LINE，OP 只需在發送前花 5 到 10 分鐘核對內容與航班是否有異動。以一週出 20 團估算，原本約 15 至 18 小時的行前作業可壓縮到 3 至 4 小時，省下約七成工時；同時因為名單與集合資訊直接綁定團表、不再人工複製，「發錯團」與「漏發」幾乎歸零，連帶減少當天旅客遲到、跑錯航廈造成的客訴與緊急電話。

流程怎麼運作

1. 觸發：行前排程（⏰）：排程節點每天定時執行，依出團前 N 天的設定，掃描團表中出發日落在範圍內的團，避免太早發旅客忘記、太晚發來不及準備。
2. 抓團員名單（📋）：從團表 Google Sheet 讀取該團所有旅客的姓名、Email、LINE ID、航班代碼與集合資訊，確保每一封通知對應到正確的人與正確的團。
3. 生成行前通知（🧠）：AI 文案節點套用集合時間地點、報到櫃台、行李限重、必帶證件（護照、簽證、台胞證等）與天氣提醒，產出口吻一致、資訊完整的行前信。
4. 分批寄送（📧）：依旅客 Email 透過 Gmail、LINE 透過 LINE Notify 分批發送，避免一次大量寄送被判垃圾信，也方便追蹤每位旅客的送達狀態。
5. 回報與補發（✅）：記錄每位旅客「已送／未送／退信」，把退信或沒有聯絡方式的名單回報給 OP，由人工確認與補發，確保沒有人漏接行前通知。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 都可以。團表用 Google Sheet 當單一資料來源，欄位要固定（團號、出發日、旅客姓名、Email、LINE、航班、集合時間地點），AI 文案節點才抓得準。排程節點建議設在每日固定時段執行，並以「出發日 − N 天」當篩選條件。Gmail 負責 Email、LINE Notify 或官方帳號負責即時推播。串接重點：寄送務必分批並加間隔，降低被列為垃圾信的機率；每筆發送都要寫回團表狀態，方便對帳與補發。

常見錯誤與注意事項

• 航班異動是最大地雷：出團前航班改點、改航廈很常見，AI 抓的是團表當下的資料，送出前 OP 務必再次核對航空公司最新航班資訊，不可全自動發送。
• 個資保護：通知含旅客姓名、航班與聯絡方式，團表存取應限定授權人員，連結與信件勿外流。
• 集合與證件提醒攸關能否出團，AI 生成內容僅供草稿，最終由 OP 人工確認後再送，AI 不取代專業判斷。
• 保留漏發補寄機制，退信與無聯絡方式名單一定要人工跟進。

台灣中小企業情境案例

台中一家專做日本線的中型旅行社，旺季每週出 15 到 25 團，過去兩位 OP 每天下午都被行前通知綁住，還曾因把京都團的集合時間誤貼到大阪團，造成四位旅客當天跑錯航廈、險些脫團。導入這條流程後，行前通知改由系統依團表自動產生與分批發送，OP 只需在發送前核對航班，行前作業時間從每週約 16 小時降到 4 小時，半年內「發錯團／漏發」零發生，旅客當天的緊急來電也明顯減少，OP 終於有餘裕處理客製需求與升等安排。

延伸應用

這條流程可再擴充：行前通知後 N 天自動發送「集合前一晚的最後提醒」；回國後自動接 旅行社客戶回訪 做滿意度與口碑經營；也能串 自動化排程 把航班異動的監控自動化，一偵測到改點就提醒 OP 重發。行前與通知文案可參考 任務食譜 的通知信配方持續優化，讓品牌口吻一致又專業。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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