旅行社證件收集追蹤流

🎯 這條流程解決什麼

出國團最怕的不是滿團，而是「證件拖到最後一刻」。一團三十人，總有幾位旅客遲遲不交護照影本，OP 要一個個打電話、傳 LINE 追，追到了還得人工檢查護照效期夠不夠半年、英文姓名跟機票訂位是否一致、有沒有需要簽證、台胞證有沒有過期。等到送件當天才發現某位旅客護照剩不到三個月、或英文姓名拼錯一個字母，往往已經來不及補件，輕則改票加價、重則整位旅客無法成行。

純人工追證件，一團平均要花 OP 三到五小時分散在好幾天裡反覆催繳與核對，旺季同時十幾團在跑，光是「追人要資料」就佔掉票證人員大半的工時，而且越接近出團越焦慮。這條流程把「逐個追人」變成「只看異常與缺件」，讓 OP 從被動催繳轉為主動掌握進度。

導入後的改變

導入前：成團後 OP 手動逐位通知旅客交件、人工核對效期與姓名、用紙本或記事本記誰交了誰沒交，一團耗時 3 至 5 小時且容易漏追，臨出團才爆缺件是常態。

導入後：成團即自動發送上傳連結，AI 初步檢核效期與姓名拼寫，未繳名單自動定時催繳，進度表即時更新。OP 只需處理 AI 標記的異常件與最終複核，每團證件作業時間可從 3 至 5 小時降到約 1 小時，省下約七成工時。更關鍵的是「臨出團缺件」的比例大幅下降，估計可減少八成以上的緊急補件與改票，連帶降低因證件問題產生的客訴與成本。

流程怎麼運作

1. 觸發：完成報名（📥）：旅客在報名系統完成報名、團體確認成團後，自動啟動證件收集流程，不必 OP 手動開單。
2. 發送上傳連結（🔗）：寄出有效期限與權限控管的證件上傳表單連結，附上清楚的填寫說明（需要哪些證件、護照效期要求、英文姓名以機票為準）。
3. AI 初步檢核（🧠）：旅客上傳後，AI 檢核節點比對護照效期是否足夠、英文姓名與報名資料是否一致、依目的地判斷是否需要簽證，把疑似有問題的件標記出來。
4. 追蹤催繳（🔁）：進度追蹤 Google Sheet 即時更新每位旅客的繳交狀態，對未繳者依設定的天數透過 Gmail / LINE 定時發送提醒，越接近出團頻率可調高。
5. 齊備通知 OP（✅）：當全團資料齊全，系統通知 OP，由人工最終複核效期與簽證需求後正式送件。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。報名系統當觸發來源，證件上傳用具權限控管的表單（連結設效期、上傳即加密儲存）。進度追蹤 Google Sheet 是流程核心，建議用顏色或狀態欄清楚標示「未繳／已繳待核／異常／已複核」。AI 檢核節點負責初篩效期與姓名。Gmail 與 LINE 負責催繳推播。串接重點：上傳連結務必一人一連結、可追溯來源；催繳頻率要隨時間遞增但避免騷擾；所有證件檔案的存取權限限定授權人員。

常見錯誤與注意事項

• 護照、簽證、緊急聯絡屬高度敏感個資，蒐集與保存務必符合個資法，限定授權人員存取，上傳連結要設效期與權限，切勿用公開或長期有效連結。
• AI 檢核僅供初篩，效期是否足夠、是否需要簽證、英文姓名是否正確，最終務必由 OP 人工複核後再送件，AI 不取代票證專業判斷。
• 不同國家的簽證與效期規定差異大，規則要持續維護，勿照舊資料判斷。
• 旅客上傳的證件影像不得外流或另作他用，作業結束後應依規定清理。

台灣中小企業情境案例

桃園一家以東南亞與日韓自由行為主的旅行社，過去每逢連假成團就上演「最後三天瘋狂追證件」，曾有一位旅客護照剩五個月在送件當天才被發現、緊急改票多花近萬元，客人還因此給了負評。導入這條流程後，成團當天就自動發出上傳連結與檢核，AI 把一位英文姓名拼錯、兩位效期偏短的件提早標記出來，OP 在出團前兩週就完成補件。半年下來，臨出團缺件從幾乎每團都有降到零星個案，票證人員每週省下約十小時，也不再為證件問題接到緊急客訴。

延伸應用

這條流程可往前後延伸：證件齊備後自動接 旅行社出團通知 接續行前提醒，形成「成團→收件→行前→出團」的完整自動鏈；也能串 自動化排程 把催繳頻率依出團倒數天數動態調整。上傳表單與催繳文案可參考 任務食譜 的客戶資料蒐集配方，讓說明更清楚、繳件率更高。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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