旅行社供應商訂位請求流

🎯 這條流程解決什麼

一團出去，背後牽動的供應商往往不只一兩家：每天住的飯店、機場到飯店的接送、城市間的拉車、午晚餐的合作餐廳、景點的地接導遊、特殊體驗活動的場地，每一項都要分別發訂位請求、分別等回覆、分別核對房型與人數對不對。對旅行社 OP（線控）來說，這是一份極度瑣碎又怕出錯的工作。

純人工作業時，OP 要先攤開行程表，逐天逐段判斷該訂哪家、訂幾間、訂哪種房型，再一封封寫信或在通訊軟體上敲供應商。一個八天七夜、住四家不同飯店、配三段地接的歐洲團，光是把訂位請求寫齊、發出去，就要花掉一整個上午；接著還要追每一家有沒有回、回的房型對不對、報價跟原本估的差多少。回覆全散在信箱與群組裡，OP 很難一眼看出「哪一段還沒確認」，旺季同時跑五六團時，漏訂一段住宿或重複訂一台車，是常有的事。一旦漏掉，輕則臨時補位多花成本，重則影響團體行程、引發客訴甚至賠償。

導入後的改變

導入前，OP 處理一團的供應商訂位平均要花 3 到 4 小時，且全程靠記憶與信箱搜尋，漏段、重複訂、追不到回覆是常態，旺季出錯率明顯升高。

導入後，成團確認的當下流程就自動依行程拆好需求、生成訂位請求草稿、分發到對應供應商，並把所有回覆集中到一個看板。OP 的角色從「逐封手寫、逐家追問」轉成「審核草稿、確認回覆」，單團作業時間可壓到 40 至 60 分鐘，省下約六到七成工時。更關鍵的是，因為每一段需求都被列管，漏訂與重複訂的情況能大幅減少，旺季的補位成本與相關客訴也跟著降低。OP 騰出來的時間，可以投入在議價、客製安排這些真正需要人判斷的事情上。

流程怎麼運作

第一步・觸發：成團確認。 當團體在團表 Google Sheet 上被標記為「確認成行」，流程自動啟動。此時人數、出發日、行程版本都已鎖定，是發訂位請求的最佳時機。

第二步・拆分需求。 流程讀取該團的行程內容，依日期與項目把需求拆成一筆筆獨立的訂位項：哪天住哪家飯店、需要幾間什麼房型、哪段要接送或拉車、哪幾餐在哪家餐廳、哪幾天配哪位地接。每筆項目都對應到供應商名錄裡的一家供應商。

第三步・生成訂位請求。 AI 整理節點針對每一筆需求，套出一份結構清楚的訂位請求草稿，內含入住與退房日期、人數、房型或車型、用餐時段與特殊需求（素食、無障礙等），並帶上團號方便後續對帳。

第四步・分發供應商。 流程依供應商名錄取得各家窗口的 Email，透過 Gmail 分別寄出對應的訂位請求，同時在訂位狀態看板上把每一筆標記為「待回覆」。

第五步・追蹤彙整。 各供應商回覆陸續進來後，流程把回覆狀態彙整到看板，標出「已確認／待補位／報價有出入」等狀態，超過設定時間未回的自動提醒 OP 催件。OP 在看板上人工核對房型、報價與取消條件後，才把該筆標記為正式成立。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 串接整條流程。團表 Google Sheet 是觸發來源與資料主檔，行程結構要事先欄位化（每段一列、標明項目類型），AI 才好正確拆分。供應商名錄 需維護好每家的窗口 Email、合作項目與所在地區，是分發正確與否的關鍵，建議定期清查避免寄到舊窗口。AI 整理節點 負責把零散需求轉成標準訂位請求文案，提示詞要明確要求列出日期、人數、房型與團號。Gmail 負責分發，建議用統一的訂位專用信箱方便彙整回覆。訂位狀態看板 可用 Notion 或試算表呈現，重點是讓每一段安排的狀態一目了然。串接時要特別處理回覆比對：同一團不同供應商的回信，需用團號與項目正確歸位，避免狀態貼錯。

常見錯誤與注意事項

供應商訂位直接牽涉費用、合約條款與保留款，金額與取消政策決定成本，這個環節絕不能讓系統自動拍板。AI 生成的訂位請求與供應商回覆，務必由 OP 人工確認房型、報價、保留期限與取消條件後，才正式成立；涉及訂金匯款或合約簽署的環節，更要保留完整人工審核。 系統只負責把請求發齊、把回覆收齊，不取代 OP 對成本與條款的專業判斷。

常見的坑包括：行程表欄位不齊導致 AI 拆錯需求、供應商名錄沒更新寄到舊窗口、回覆未及時人工核對就誤標成立。建議每次發出後保留請求與回覆的完整記錄，作為日後對帳與爭議釐清的依據。

台灣中小企業情境案例

台中一家專做歐洲線的中型旅行社，旺季每月要送出二十多團，過去三位 OP 光處理供應商訂位就常加班到深夜，還是免不了偶爾漏訂一段地接、或重複訂到同一段拉車。導入這條流程後，成團確認當天系統就把每團的住宿、地接、餐食需求拆好、生成請求並分發出去，回覆集中在看板上一目了然。三個月下來，單團訂位作業時間從平均近四小時降到一小時內，旺季再沒發生過漏訂地接的狀況，OP 也終於能準時下班，把心力放在跟長期合作飯店談更好的房價上。

延伸應用

這條流程可往前接 旅行社行程報價自動生成流，讓確認後的供應商成本回填到報價、計算實際毛利；也能把成立後的訂位資料同步到團體出團檢核表，自動產生出團前的確認清單。訂位請求與催件文案可參考 商務溝通與信件撰寫 配方優化語氣與完整度。若想再延伸，可串接 更多旅行社營運自動化設計，把詢價、報價、訂位、出團通知整條鏈路打通，讓 OP 從繁瑣的訊息往返中徹底解放。

流程圖

用到的工具

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