旅行社行程報價自動生成流

🎯 這條流程解決什麼

旅行社業務每天要面對一波又一波的行程詢價：公司旅遊要報、家庭客製要報、學校參訪團要報，每一份都得翻成本表、查機票淡旺季價、算地接每人單價、再依人數級距套利潤、最後排成一份像樣的報價單。一份認真做的客製報價，從零開始算到排版完成，常常要半小時起跳；遇到複雜的多國行程，甚至一兩個小時。

問題是，詢價的人通常同時問了好幾家。旅遊業競爭激烈，客人最在意的就是「誰回得快、誰報得清楚」。業務手算的速度根本跟不上詢價量，旺季一天進來十幾組詢價，回到第三組客人就已經被別家接走了。更糟的是，趕著回覆時容易漏算成本——少算了一段地接、忘了加旺季機票差價、匯率沒更新，等客人成團才發現報價低於成本，這團就直接賠錢出去。手算報價慢，是旅行社業務最痛、最直接影響業績的瓶頸。

導入後的改變

導入前，一份客製報價平均要花 30 至 60 分鐘手工製作，旺季詢價回不完，慢一步就流失客戶；偶發的漏算成本還會造成賠本團。

導入後，客戶填完需求表單，流程就自動帶入對應成本、由 AI 依人數級距與即時匯率試算含稅報價、並套版生成完整報價單草稿。業務的工作從「從零計算與排版」變成「核對毛利與微調條款」，單份報價的處理時間可壓到 5 到 10 分鐘，回覆速度提升數倍。對成交率的影響很實際：能在客人詢價後第一時間回上清楚的報價單，搶單成功率明顯提高；而成本一律由資料庫帶入，也大幅降低漏算成本造成賠本團的機會。業務省下的時間，可以多接幾組詢價、多花心思在客製化建議上。

流程怎麼運作

第一步・觸發：報價需求。 客戶填寫報價需求表單，提供天數、人數、目的地、出發日期區間與預算範圍；業務也可手動觸發，輸入既有詢價內容。這些參數決定後續所有計算。

第二步・帶入成本資料。 流程依目的地與日期，從成本資料庫 Google Sheet 抓出對應的機票價、各等級住宿每晚價、餐食每人單價與地接報價。資料庫須事先按地區、季節、等級分類，AI 才能正確取值。

第三步・AI 試算報價。 AI 計算節點依人數級距套用對應的團體單價，帶入即時匯率換算成新台幣，加上設定的利潤率與稅費，算出含稅總價與每人單價，並產出費用明細（機票、住宿、餐食、地接、雜支分項）。

第四步・生成報價單。 流程把計算結果套進 Google Docs 報價單範本，自動填入行程表、費用明細、報價有效期與基本條款，產出一份格式完整的報價單草稿。

第五步・人工確認寄出。 業務檢視草稿，核對毛利率是否合理、成本時效是否仍有效、條款是否需依客人狀況調整，確認無誤後才透過 Gmail 正式寄給客戶。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。報價需求表單 是入口，欄位設計要能涵蓋計算所需的全部變數（天數、人數、目的地、出發區間、住宿等級、預算），缺欄位會導致 AI 無從取值。成本資料庫 Google Sheet 是這條流程的命脈，必須由專人定期維護機票淡旺季價、住宿合約價、地接報價，並標明有效期；資料一過期，報價就會失準。AI 計算節點 負責級距套價與匯率換算，提示詞要明確規定計算邏輯與利潤率，避免 AI 自行臆測。匯率建議串接即時匯率來源或每日更新的欄位。Google Docs 負責套版，範本要預留費用明細與條款區塊。Gmail 負責寄送，建議保留草稿步驟由業務按下送出。

常見錯誤與注意事項

報價金額直接牽動毛利，也是對客戶的正式承諾，這個環節必須守住人工關卡。AI 試算結果與最終報價單，務必由業務人工確認匯率時效、成本是否仍有效、利潤率是否合理後，才正式寄出，避免報錯價引發糾紛或賠本。系統負責加速計算與排版，不取代業務對成本與市場行情的判斷。

常見錯誤包括：成本資料庫久未更新導致報價低於現價、匯率欄位忘了更新、表單缺欄位讓 AI 用預設值硬算、報價單未註明有效期讓舊報價被拿來主張。建議每份報價單都標明報價有效期限與「實際價格以最終確認為準」字樣，並保留每次試算的成本快照供日後對帳。

台灣中小企業情境案例

新北一家以企業團體旅遊為主的旅行社，過去三位業務每天被詢價追著跑，認真做一份公司旅遊報價要四十分鐘，旺季根本回不完，常常隔天才回，客人早被別家接走。導入這條流程後，企業窗口填完需求表單，系統當下就帶入成本、試算含稅報價、生成報價單草稿，業務十分鐘核對完毛利就能回覆。導入一季後，平均報價回覆時間從半天縮短到一小時內，企業團的成交率提升約三成，而且自從成本一律由資料庫帶入，再沒出現過漏算地接的賠本團。

延伸應用

這條流程可往後接 旅行社供應商訂位請求流，讓成交後的報價直接帶出供應商訂位需求，把詢價到出團整串接起來；也能把報價結果回寫到客戶管理表，追蹤每份報價的成交狀況、分析哪類行程毛利最佳。提案與報價信的措辭可參考 提案與報價信撰寫 配方，提升專業度與成交率。若想擴充，可串接 更多旅行社營運自動化設計，加入報價未回追蹤、成交後自動建團等環節，讓業務從繁瑣的計算中釋放，專注在客製建議與關係經營上。

流程圖

用到的工具

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