瑜伽教練排班與代課媒合流

🎯 這條流程解決什麼

多位老師的瑜伽教室，排班幾乎是每週固定上演的惡夢。老師把「我這週三晚上不行」「下週只能排上午」這類訊息散在 LINE 群組裡，櫃台要從幾十則對話裡撈出每個人的可上時段，再對著一張空白課表手動拼班。拼班時還得同時顧到三件事：這位老師教得了這堂課嗎（流瑜伽和空中瑜伽可不是誰都能帶）、有沒有排到同一時段衝堂、有沒有超過約定的時數上限。

光是把一週課表拼出來，櫃台往往就要耗掉 2 到 4 小時，而且越多老師越複雜，錯誤率越高——排到衝堂、漏排熱門課、或不小心讓某位老師整週爆時數，都是常見狀況。真正的災難是臨時請假：開課前一天老師突然說「我發燒了」，櫃台只能在群組裡一個個問「誰能代週四晚上的哈達？」，問到的人不一定教得了那堂課，有空的人專長又不對，常常一路橋到開課前一小時才勉強補上，運氣不好就只能臨時停課，賠上的是會員的信任。

這條流程把排班與代課系統化：教練透過表單回報可授課時段與專長，系統依課表自動媒合、偵測衝堂與超時並標記待處理；遇到臨時請假，自動只向「教得了這堂課」的合格教練發代課邀約，先接受者遞補後回填班表與行事曆，並通知櫃台與受影響會員。排班從靠人腦拼圖，變成有規則、可追溯的流程，臨時缺老師也能在幾分鐘內找到合適的人補上。

導入後的改變

導入前： 可上時段散在 LINE 靠人工撈，排班純手動拼圖，衝堂與超時靠肉眼檢查、難免出錯。臨時請假時群組海撈代課老師，命中率低、耗時長，最壞情況臨時停課損及商譽。整套流程沒有紀錄，月底要結鐘點費時又得重新對一次班表。

導入後： 老師可上時段集中在表單，排班引擎自動依專長媒合並即時標出衝堂與超時，櫃台只需處理被標記的少數例外。以一間 8 位老師、每週約 40 堂課的工作室估算，每週排班工時可從 3 至 4 小時壓到 30 至 45 分鐘，省下約七到八成;代課媒合從動輒一小時的群組海撈，縮短到系統發出邀約後幾分鐘內由第一位合格教練接走。班表全程留有紀錄，月底結鐘點直接彙整，又省下一次重工。臨時停課的機率大幅下降，會員體驗更穩定。

流程怎麼運作

呼應上方 nodes 的五個節點，運作方式如下：

1. 觸發：排班或請假 — 兩種情境啟動流程：每週新排班週期到來時定時觸發；或某位教練透過表單送出請假 / 代課需求時即時觸發。
2. 彙整可授課時段 — 系統從「可授課時段表單」收集每位教練的可上課時段、能教的課程種類（專長）與每週時數上限，整理成結構化的可用人力清單。
3. 自動排班偵測衝堂 — 依本週課表逐堂媒合：先篩出教得了該課程的合格教練，再從中挑可上時段且未超時的人選，過程中自動偵測同一老師被排到衝堂、或單週時數超過上限的狀況，並標記為「待處理」交給櫃台裁決。
4. 代課自動媒合 — 當有人請假，系統依該堂課的課程專長，自動只向合格且當下有空的教練發出代課邀約，採「先接受者遞補」的機制，避免重複橋人。
5. 回填課表與通知 — 排班或代課確認後，更新教練班表與 Google Calendar 行事曆，並透過 LINE / Email 同步通知接班教練、櫃台與受影響的會員（例如老師換人時讓會員心裡有底）。

需要的工具與串接重點

核心用 n8n 或 Make 當排程與媒合引擎。各工具角色：

• 教練班表 Google Sheet：排班的主檔，記錄每堂課、時段、指派教練與狀態，也是月底結鐘點的依據，欄位要設計清楚。
• 可授課時段表單：教練自助回報可上時段、專長與時數上限的入口，降低櫃台手動彙整的負擔。表單欄位要對齊課程種類的命名，媒合才不會對不上。
• AI 媒合節點：負責依專長與時段做最佳指派、偵測衝堂超時。建議把「誰能教哪些課」「時數上限」這類硬規則寫死成條件，AI 處理較複雜的取捨與排序。
• Google Calendar：對外與對內的行事曆同步，確認後的班表自動寫入，老師與櫃台一目了然。
• LINE / Email：代課邀約與班表異動通知通路，LINE 即時性高，適合急件代課媒合。

串接注意點：課程種類與專長標籤的命名必須在表單、班表、媒合節點三邊一致；代課邀約要設定「先接受先得」的鎖定機制，避免兩位老師同時按接受造成重複。

常見錯誤與注意事項

• 鐘點費與勞動條件必須人工核定：教練授課時數、鐘點費與勞動權益涉及合約與薪資，自動化只負責媒合與彙整草稿，實際的排班核定、代課鐘點計算與權益判斷務必由負責人人工確認，並符合勞動相關法規。AI 不取代專業的人事與薪酬決策。
• 時數上限與勞動法規：自動排班要把每位教練的時數上限與合理休息納入硬規則，避免系統為了補滿課表而讓人超時，衍生勞動爭議。
• 代課鎖定要做好：若沒有先接受先鎖定的機制，容易發生兩人同時接同一堂、或邀約發出後人選已被別堂占用的混亂，務必測試這段邏輯。
• 專長標籤要嚴謹：媒合最怕「以為能教其實不能教」，課程專長的認定要由教學主管維護，新老師通過驗證才加進合格名單。
• 例外一定要有人看：被標記為衝堂、超時或無人接代課的情況，要明確指派給櫃台或教學主管處理，不能讓它默默卡在系統裡。

台灣中小企業情境案例

新北一間連鎖團體課品牌的分館，有 9 位兼職老師、每週約 45 堂課，排班一直是店長最頭痛的事。導入這條流程後，老師每週日前用表單回報下週可上時段與專長，週一早上排班引擎自動產出草案並把兩三處衝堂標出來，店長十分鐘內就核定完畢。某個週四下午有位老師臨時腸胃炎請假，過去得在群組裡喊半天，這次系統自動對著「能教空中瑜伽且當晚有空」的三位老師發邀約，二十分鐘內就有人接走，會員端也同步收到「今晚講師調整」的通知，當晚課程照常開,沒有一位會員撲空。月底結鐘點時，店長直接從班表彙整時數，不必再逐堂回對，省下大半天的對帳時間。

延伸應用

這套媒合骨架可以再延伸：把確認後的課表接到對外發佈，自動更新官網與 LINE 的本週課程清單，這部分可搭配 瑜伽課表排程；也可以把每位教練的累計授課時數自動彙整成鐘點結算草稿，月底一鍵產出；甚至能加上「熱門時段人力預警」，當某時段長期只有一位老師能上時提早提醒招募。想找更多可以串接的自動化模組，參考 更多任務食譜，或到 自動化應用總覽 看排班、媒合這類規則型流程還能套用到哪些營運場景。

提醒：教練授課時數、鐘點費與勞動條件涉及合約與薪資，自動化只負責媒合與彙整草稿；實際的排班核定、代課鐘點計算與勞動權益判斷務必由負責人人工確認，並符合勞動相關法規，AI 不取代專業的人事與薪酬決策。

流程圖

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