Email 回信草擬

🍽 這道菜在做什麼

回 email 看起來是小事，真正卡人的是那幾封「難回」的信：客戶嫌報價太貴想砍價、合作方臨時反悔、客訴語氣不善、主管問進度而你進度落後。這類信件你會對著空白視窗坐很久，因為每個字都要拿捏分寸——既不能得罪人，又不能輕易讓步，還得維持專業形象。一封信改來改去半小時，是上班族與業務每天都在發生的時間黑洞。

這道配方就是替你打破「面對空白信發呆」的僵局。你把對方來信的重點、你真正想達到的目的（例如「禮貌守住價格，但保留繼續洽談空間」）、以及想要的語氣貼上，AI 會草擬一封結構完整、開頭問候、結尾禮貌收尾的回信，措辭得體又精準對準你的目的。最受用的是業務、客服、行政與任何每天要處理大量往來信件的上班族。它幫你省下的，是從零構思一封棘手回信的心理門檻與反覆修辭的時間——你拿到的是一份七八成可用的草稿，只要微調成自己的口吻再送出。

為什麼這樣設計

這份提示詞的核心，是把一封信拆成「情境、目的、語氣」三個輸入。很多人請 AI 寫信只丟一句「幫我回這封信」，結果寫出的回覆四平八穩卻搔不到癢處，因為 AI 不知道你真正想要什麼結果。明確寫出「我想達到的目的」——是想守住價格、想婉拒但不撕破臉、還是想爭取更多時間——AI 才能讓整封信為這個目標服務，每一句都有方向。

第二個關鍵是「語氣」獨立成一個欄位。同樣一件事，回給老客戶、回給陌生窗口、回給上司，語氣天差地遠。把語氣抽出來讓你指定（親切但專業、正式、簡短俐落），信的調性才會對。第三，提示詞刻意要求「先給我看過，不要假裝已寄出」。這是一道重要的安全閥——AI 永遠只交草稿，送不送、怎麼改由你決定，避免任何「以為已經發出」的誤會。最後堅持繁體中文、台灣用語與完整的問候收尾，是為了讓草稿符合台灣職場的書信禮節，不會出現怪腔怪調或太過西式的句型。

怎麼用

到 食譜頁 複製提示詞，貼進 Claude、ChatGPT 或 Gemini。接著填三件事：把對方來信的重點貼進「對方來信／情境」（不用整封照貼，抓重點即可，注意去掉不該外流的機密細節）；在「我想達到的目的」寫清楚你要的結果；語氣選「親切但專業」或自行改成你要的調性。

按 Enter 後會得到一封完整草稿。先檢查它有沒有準確守住你的目的、有沒有不小心答應了你不想答應的事，再把幾個用詞改成你平常的口吻——加一句你的招呼語、調整一下結尾署名。確認無誤後複製到你的信箱送出。這個流程通常三分鐘內完成，比你自己從頭寫快得多，又不會漏掉該有的禮貌。

調整技巧

第一版不滿意，用講的調最快。覺得太軟、立場不夠堅定，回一句「語氣再強硬一點，明確表達價格沒有調整空間」；覺得太硬，就說「再客氣一些，多保留一點繼續合作的彈性」。信太長，說「精簡成三句話的版本」。

拿不定該用什麼態度時，用變化版的做法請它「一次給強硬、中性、友善三種版本」，三封擺在一起比較，你會更清楚自己想要的分寸落在哪。要回覆外國客戶，把語言改成 English，並補一句「用商務英文，符合歐美 email 慣例」。如果同一類信你常常要回（例如固定的詢價回覆），可以把調好的版本留作模板，下次只換關鍵數字。這些微調都用白話交代即可，AI 會在原稿上改，你不必重寫。

注意事項

最關鍵的一條：涉及價格、折扣、交期、合約條款這類具體承諾的措辭，務必逐字親自把關。AI 為了讓信讀起來圓融，有時會不經意鬆動你的立場，例如把「目前無法調整」寫成「或許可以再商量」，一字之差就可能讓你在後續談判中失分。送出前一定確認信裡承諾的每一件事都是你真的願意承諾的。

也要注意個資與機密。貼來信內容時，把客戶的私人資料、未公開的報價細節、內部機密等敏感資訊刪掉或代換，避免外流。AI 是幫你草擬措辭的助手，不是替你做商業決策的人——談判策略、要不要讓步、底線在哪，這些判斷仍由你負責。重要的對外信件，按下送出鍵之前，請當成是你親筆寫的一樣負責。

台灣情境案例

台南一位做工業零件的業務，每天要回十幾封詢價與議價信，最頭痛的是客戶砍價時不知如何回得不卑不亢。他開始把客戶來信重點和「守住價格、但保留後續合作空間」的目的丟給 AI，拿到草稿後改兩句成自己的語氣就送出。改變很明顯：原本一封議價信要琢磨二十分鐘，現在五分鐘搞定，一天多出來的時間足夠他多打幾通開發電話。

台北一間設計工作室的專案窗口，遇到客戶臨時要求大幅修改又不想加預算，這種「要婉拒又不能得罪人」的信最難寫。她用這道配方先生出友善、中性、強硬三個版本，挑了中性版微調，既守住了工時報價，也沒讓客戶覺得被打槍。她說最大的收穫不是省時間，而是不再因為怕得罪人而拖著不回信。

延伸用法

回信只是溝通流程的一環，可以和其他工具串起來。要回的是英文信，先用 英文 email／作文批改 把草稿潤飾到道地再送出。如果你每天要處理大量同類信件，可以到 工作流專區 把「分類來信、生成草稿、待你確認後寄出」串成固定流程，大幅壓縮收信回信的時間。

需要建立一整套標準回覆模板（詢價、客訴、婉拒、催款各一套），可以到 產生器專區 批次生成不同情境的回信範本，存成自己的信件庫。進階用法是請 AI 在草稿後附上「這封信的策略說明」，告訴你它為什麼這樣措辭、對方可能怎麼回，幫你預先想好下一步，讓每封回信都不只是回應，而是推進談判的一步棋。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 對方來信內容與你的目的

步驟

1. 填情境：貼上對方來信重點＋你想達到什麼。
2. 選語氣：正式／親切／簡短，看對象。
3. 微調送出：改幾個字成你的口吻，再寄出。

配方本體（可複製帶走）

# 任務
幫我草擬一封回信。

# 對方來信 / 情境
{貼上對方來信重點}
# 我想達到的目的
{例如：禮貌守住價格，但保留繼續洽談空間}
# 語氣
親切但專業

請用繁體中文、台灣用語草擬，開頭問候、結尾禮貌收尾。先給我看過，不要假裝已寄出。

試吃報告

變化版

• 多版本版：請它一次給「強硬／中性／友善」三種版本挑。
• 英文商務版：把語言換成 English，回外國客戶。

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