訂房詢問快速回覆

🍽 這道菜在做什麼

民宿和小型旅宿最耗神的日常之一，就是回覆訂房詢問。客人在 LINE、IG、官網不分時段丟訊息來：「6/15 還有房嗎？」「可以帶狗嗎？」「停車方便嗎？」每一則都要回，回慢了客人就跑去訂別家，回快了又常常漏講規則，等客人到現場才發現不能帶寵物、訂金要五成，演變成客訴。對一人或夫妻檔經營的民宿來說，這種一來一回的訊息往往一天要處理十幾二十則，零碎又佔時間，還很容易在忙的時候語氣變得不耐煩。

這道配方就是把「回詢問」這件小事做到又快又好。你只要把客人的原始訊息、當下的房況房價、你的訂房規則貼進去，AI 會幫你生出一則完整回覆：先回答客人問的問題，再主動補上他沒問但很重要的規則，最後自然地引導下訂。如果房況已滿，它還會給你一個婉拒並推薦替代日期或房型的版本，把「沒房」這個壞消息轉成「不如改這天」的新機會。最需要這道菜的，是訊息量大、人手少、希望每則回覆都專業一致的民宿經營者，以及容易在忙碌時回得太簡略、漏講規則的新手房東。原本要邊想措辭邊打字的兩三分鐘，現在貼上、生成、稍微確認就能傳出去，回覆變快、變完整，客人猶豫的空檔也跟著縮短。

為什麼這樣設計

這份提示詞的核心，是把「一則好回覆」拆成三個一定要有的動作：回答問題、補充規則、引導下訂。很多房東回訊息只做了第一件事——客人問什麼答什麼——結果客人來回追問規則，或到現場才踩雷。提示詞要求 AI「主動補充重要規則」，等於替你把容易漏講的訂金、停車、寵物政策一次講清楚，從源頭減少來回和客訴。而「引導下訂」則是把單純的問答變成業務動作，不是冷冷回完就結束，而是順勢推客人一把。

第二個設計重點，是它要求準備「房況已滿時的婉拒版本」。旅宿最可惜的就是把客滿的客人直接放走，這個版本讓你在說「不」的同時，遞出替代方案，留住成交機會。第三個巧思，是指定「親切、清楚、不囉嗦」的語氣，並要一句「溫暖的結尾降低旅客猶豫」。訂房常常卡在最後一念之間，一句「期待為您準備舒適的住宿」這類收尾，能讓客人感覺被重視、更願意下單。把房況房價和訂房規則當成必填欄位，則是為了確保 AI 是根據你的真實條件回覆，而不是憑空編出一個房價或政策。

怎麼用

第一步，複製上方的提示詞，貼到任一 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini 都行）的輸入框。第二步，把客人的原始訊息原封不動貼進「旅客訊息」欄，這樣 AI 才抓得到他到底在問什麼、語氣如何。第三步，填上「房況與房價」，例如「6/15 雙人房尚有，3200 元/晚」，以及你的「訂房規則」，例如訂金五成、可免費停車、不可攜寵。第四步，按 Enter，AI 會回傳一則完整回覆、一個客滿時的替代版本，以及溫暖的結尾。第五步，快速看一遍確認房況房價無誤，就能直接貼回 LINE、IG 或官網傳給客人。整套流程通常兩分鐘內搞定。想找更多旅宿與客服可用的提示詞，到 /recipes 看看同類配方。

調整技巧

拿到回覆後，用講的就能調整語氣和形式。覺得太正式，可以回它「再口語一點，像跟朋友聊」；覺得太隨意，就說「語氣再專業一些，這是高價房型的客人」。常常遇到同樣的問題，照 variations 請它「做成填空範本」，把房況和日期留空，以後常見詢問一鍵套用、改幾個字就能傳，效率更高。遇到國際旅客，加一句「同時產出英文版回覆」即可。如果客人問的是議價，可以補一句「客人想殺價，幫我寫一個婉拒折扣但提供平日優惠的版本」。想統一團隊口徑，也可以請它「整理成三段式回覆模板：開場、規則、收尾」，讓每個幫忙顧訊息的人都回得一樣專業。

注意事項

這道配方最需要人工把關的是「房況」。AI 不知道你當下的真實空房，它只會照你填的內容回覆，所以送出前一定要再確認那個日期、那個房型現在到底還有沒有，避免一房二賣造成超賣客訴。涉及金流的部分也要小心：訂金金額、匯款帳號、退訂與取消政策這些會牽動實際付款和退款的內容，務必逐字核對正確，AI 寫錯一個數字可能引發糾紛。若回覆中要附上匯款帳號或請客人提供身分證、信用卡資訊，請走安全的管道並注意個資保護，不要在不明來源的訊息裡隨意索取或外洩客人個資。每一則要傳出去的回覆，都請先看過房況、房價、規則三項無誤，再按下送出。

台灣情境案例

花蓮一對夫妻經營的海邊民宿，IG 私訊一天進來十幾則詢問，太太常在顧小孩的空檔回得很簡略，結果客人到現場才知道不能帶寵物，當場臉色很難看。後來她改用這道配方：客人在 IG 問「6/15 有兩人房嗎？可以帶狗嗎？」，她把訊息連同房況「雙人房尚有、3200 一晚」和規則「不可攜寵、附免費停車、訂金五成」貼進去，AI 回出一則完整回覆——確認有房和房價、清楚說明本館不可攜寵但有免費停車、提醒訂金五成的下訂方式，最後用「期待為您準備一夜好眠的海景住宿」收尾。她快速確認空房後直接貼回去，客人當場就轉了訂金。她說最有感的是「不可攜寵」這種容易引爆客訴的規則，AI 每次都會主動講在前面，現場糾紛幾乎歸零，回覆速度也快到客人來不及跑去問別家。

延伸用法

這道回覆配方可以和其他旅宿工作串成一條龍。客人下訂後，你可以接著用房型文案或訂房確認信的配方，把歡迎語和入住須知一次備好。回覆裡也很適合附上你的在地導覽手冊連結，讓客人在下訂前就感受到貼心服務，增加成交機率。想把「收到詢問、查房況、生成回覆、發送、登記訂單」這一連串動作流程化、甚至半自動化，到 /workflows 找看看能串接的工作流模板。如果你想更進一步，把常見問答做成可重複使用的自動回覆素材，到 /generator 逛逛能批量生成模板的工具。把這道菜當基礎，再疊上範本化、多語版和確認信流程，你的訂房客服就能既快又一致，省下大量零碎的回訊時間。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 旅客詢問訊息、房況房價、訂房規則

步驟

1. 貼詢問：貼上旅客訊息與你的房況房價。
2. 取得回覆：回答＋補充規則＋引導下訂。
3. 傳給旅客：貼回 LINE／IG／訊息。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是親切專業的民宿訂房客服。請幫我回覆旅客的訂房詢問。

旅客訊息：{貼上 LINE／IG／訊息內容}
房況與房價：{貼上，例：6/15 雙人房尚有，3200 元/晚}
訂房規則：{例：訂金五成、可免費停車、不可攜寵}

請產出：
1. 一則完整回覆（回答問題＋主動補充重要規則＋引導下訂）
2. 若房況已滿，給出婉拒並推薦替代日期或房型的版本
3. 一句溫暖的結尾，降低旅客猶豫
繁體中文、台灣用語，親切、清楚、不囉嗦。

試吃報告

變化版

• 制式範本版：請它做成「填空範本」，常見問題一鍵套用。
• 英文版：國際旅客詢問時，加「同時產出英文回覆」。

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