客戶單據自動收件歸檔

🎯 這條流程解決什麼

每到月底，記帳人員的信箱就是一場災難。客戶傳單據的方式五花八門：有人寄整批 PDF、有人用手機拍照、有人先丟 LINE 再轉寄、檔名一律是「IMG_2381.jpg」或「掃描檔.pdf」，連是哪家客戶、哪個月份都看不出來。記帳人員得一個個下載、打開確認內容、手動改成看得懂的檔名、再拖進對的客戶資料夾，最後還要登記到收件清單上。

這套純人工流程的時間成本相當可觀。一個客戶一個月的單據從下載、辨識、改名到歸檔，平均要十到十五分鐘；遇到客戶單據格式混亂、金額看不清要回頭問的，半小時都不夠。一家服務六十家客戶的事務所，光是「整理收件匣」這件毫無產值的事，每月就要吃掉約十到十五個工時，相當於兩個完整工作天。更糟的是月結時整批湧入，記帳人員一邊趕著做帳、一邊被收件雜事打斷，注意力被切碎，金額看錯、檔案歸錯客戶的機率跟著上升，事後對帳又要花更多時間找回來。

另一個隱形痛點是缺件。客戶常常漏交某幾張發票，但記帳人員往往要等到月結做帳時才發現「這家好像少了什麼」，再回頭催，一來一往就拖過截止日。

導入後的改變

導入前，收件匣是一團需要人工逐一拆解的亂麻，記帳人員的前幾個工作天幾乎都在做整理而非記帳，缺件要等到做帳才發現，補件總是來不及。導入後，附件一進信箱就自動辨識、命名、歸檔、登錄，記帳人員打開 Google Sheets 收件清單，就能一眼看出每家客戶這個月單據齊不齊。

效益估算上，把「下載、改名、歸檔、登錄」這四個重複動作自動化後，記帳人員花在整理單據上的時間可省下約七到八成，一家六十客戶的事務所每月省下約十個工時。歸檔錯誤與檔名混亂幾乎消失，後續對帳查找的時間也大幅縮短。更重要的是缺件提醒，能把「月結才發現缺件」提前到「月中就主動催」，補件來得及，月結不再卡在等單據。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明如下。

「收件監聽」：監聽事務所指定的收件信箱，或客戶上傳表單，一旦有新郵件或上傳，就抓取裡面的附件。建議要求客戶統一寄到專用收件信箱，並在主旨或表單欄位帶上客戶代號，能大幅提高後續分類準確度。

「OCR 辨識」：把抓到的單據圖檔或 PDF 送進 OCR API，辨識關鍵欄位——客戶名稱（或統編）、單據日期、金額、發票號碼。辨識結果先暫存，作為命名與登錄的依據。

「自動分類」：依辨識出的客戶與月份，在 Google Drive 對應的客戶資料夾下建立或定位該月子資料夾，把檔案搬進去，並把檔名統一改成「客戶_日期_金額」的格式，讓任何人光看檔名就知道內容。

「登錄索引」：把這張單據的客戶、日期、金額、發票號碼、檔案連結寫進 Google Sheets 收件清單，成為後續對帳與查找的索引。

「缺件提醒」：把當月已收到的單據與「應收單據清單」（例如每月固定的房租發票、特定供應商進項）比對，發現某家客戶缺了應有的單據，就通知收件窗口主動向客戶催補，而不是等月結才發現。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Gmail 負責收件監聽，要設好過濾條件只抓單據相關郵件，避免把垃圾信也抓進來。OCR API 是辨識核心，建議選對台灣發票格式與繁體中文辨識準確度高的服務，並針對統一發票的版面做欄位對應。Google Drive 是歸檔目的地，事先把每家客戶的母資料夾建好。Google Sheets 是索引總表，欄位要與後續對帳流程對齊。

串接重點：一是客戶識別，OCR 辨識的名稱可能因格式差異對不上客戶清單，建議用統編當主鍵比文字名稱可靠；二是去重，同一張發票被客戶重複傳送時要能偵測並避免重複歸檔；三是辨識失敗的容錯，當 OCR 信心過低時，把檔案丟進「待人工確認」資料夾而非硬塞，留待人工處理。串接基礎可參考 /automation 的教學。

常見錯誤與注意事項

最重要的提醒：單據含客戶營業額、銀行帳號、進銷項明細等高度敏感的財務資訊，OCR 辨識結果在正式入帳前，務必由記帳人員人工確認金額與發票號碼。OCR 對模糊照片、手寫字、發票折角的辨識難免有誤差，金額辨識少一個零或發票號碼錯一碼，都會造成帳務錯誤，AI 不取代記帳人員的核對判斷。

第二，雲端資料夾的權限務必做客戶分權，每家客戶的資料夾只開放給該承辦與必要人員，絕不可全員可見，這牽涉個資與營業秘密。第三，自動命名與歸檔不等於入帳，這條流程只負責整理，真正的入帳與科目判斷仍是專業工作。第四，建議保留原始檔，自動改名時不要覆蓋或刪除原檔，以利日後查核比對。

台灣中小企業情境案例

新北一家專做小型商家記帳的事務所，月底收件匣常塞著上百封夾雜各種格式的單據郵件，兩位記帳人員每到月初要花兩三天先「整理」才能開始做帳。導入這條流程後，客戶單據一寄到專用信箱就自動 OCR、歸檔、登錄，記帳人員打開收件清單就知道哪家齊了、哪家缺。整理時間從兩三天壓到半天內，缺件提醒讓他們月中就能催補，月結不再因為等單據而拖到下旬。省下的時間，兩人改去承接更多客戶，事務所的人均產值明顯提升。

延伸應用

這條流程是事務所自動化的地基，往後可以串很多東西。把登錄索引接上 /workflows 的申報期限提醒，客戶單據一收齊就自動更新交件狀態、停止催件；把缺件提醒接上客戶溝通流程，自動發 LINE 列出還缺哪些單據；甚至可把 OCR 辨識結果整理成入帳前的草稿，讓記帳人員從「打字輸入」變成「核對確認」。想找更多單據處理與 OCR 歸檔的設計範本，可參考 /recipes 裡的相關食譜。

流程圖

用到的工具

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