接案詢問自動分流流

🎯 這條流程解決什麼

接案最痛的不是沒有詢問，而是詢問散落各處又處理不過來。官網表單、公司信箱、Facebook 私訊、Instagram DM、甚至 LINE 官方帳號，每個管道都可能跳出一筆潛在案子。問題是這些詢問品質參差不齊：有的是認真的企業主帶著明確預算來，有的是隨口問問、預算對不上，還有一堆推銷信和不對題的需求混在裡面。

對接案工作室或自由接案者來說，這造成兩個惡果。第一是回覆慢：詢問分散，沒人即時盯著每個管道，好案子的詢問可能擱了兩三天才被看到，客戶早就找別家了。研究和實務都顯示，詢問回覆的速度直接影響成交率，拖過半天到一天，興趣就涼一大截。第二是分不清輕重：業務把時間平均花在每一封信上，結果高價值的客戶沒被優先處理，反而陪一堆不會成交的詢問耗掉精力。

如果純靠人工，光是每天巡各個管道、把詢問抄進表格、判斷值不值得跟、再一封一封手寫回信，一位接案者每天就要花一兩個小時在這些行政與初步篩選上，而且還是常常漏接、回慢。這條流程的目標，是讓每筆詢問自動建檔、由 AI 判斷預算與適配度、起草客製化回覆，讓業務第一時間掌握輕重緩急、把火力集中在高價值案子。後續正式報價可搭配 提案信撰寫配方 加速。

導入後的改變

導入前，詢問分散在五六個管道，靠人巡、靠人抄、靠人判斷，回覆時間動輒拖到隔天，漏接是家常便飯，業務也分不清哪筆該優先。每天約一到兩小時耗在這些前置雜務上，真正能拿來談案、做提案的時間被壓縮。

導入後，不管詢問從哪個管道進來，系統都自動歸檔到同一個 CRM、由 AI 判好需求類型、預算區間和適配度、附上一封寫好的初步回覆草稿，並即時在 Slack 通知對應業務。業務一收到通知就知道「這筆值不值得追、該多快回」，把回覆速度從隔天縮短到幾十分鐘內，漏接率大幅下降。前置篩選與建檔的工時可以省下約七到八成。對接案方來說，這代表同樣的人力能接住更多詢問、抓住更多好案子，成交率因為回得快、回得準而提升，等於把行銷帶來的流量更有效地轉成生意。

流程怎麼運作

對應五個節點：

第一步「觸發：新詢問」。當官網接案表單被送出，或公司信箱收到符合條件的詢問信，就觸發流程。透過 webhook（表單）和 Gmail 監聽（信箱）兩條路徑，把不同管道的詢問都導入同一條流程。

第二步「AI 評估適配」。AI 分類節點讀取詢問內容，判斷三件事：需求類型（例如品牌設計、社群代操、廣告投放、網站建置）、預算區間（從文字中推估，沒寫的標為待釐清）、以及是否落在你的接案範圍與承接能力內。它會輸出一個適配等級（例如高／中／低）和簡短理由。

第三步「建檔分流」。系統把詢問連同 AI 的判斷結果寫進 Google Sheet 或 CRM，依適配等級和需求類型標記，並分派給對應的業務或負責人。高適配的優先置頂，明顯不符的標記為低優先或自動歸入待觀察，不浪費業務注意力。

第四步「起草初回信」。AI 依詢問的具體內容生成一封客製化的初步回覆草稿，點出你理解到的需求、簡要說明你能提供什麼、並引導下一步（例如約時間聊或補充資訊）。草稿是客製的，不是罐頭回覆，但仍是「草稿」。

第五步「通知接案人」。系統透過 Slack 通知對應業務，附上詢問摘要、適配等級和回覆草稿。通知裡明確提醒：草稿需人工確認、調整後再寄出。業務點開、確認無誤、補上人味，再正式回覆客戶。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當中樞，整合多管道進單一流程。官網表單可用網站內建表單或 Typeform，透過 webhook 推送。信箱用 Gmail 監聽特定標籤或符合條件的來信。AI 分類節點串接大語言模型，把你的接案範圍、最低預算門檻、不接的類型寫進提示詞，讓判斷貼合自家標準。建檔用 Google Sheet 或正式 CRM。通知用 Slack，回覆草稿可預先存成 Gmail 草稿待業務送出。更多多管道整合的做法可參考 自動化專區。

串接重點：一、多管道的資料格式要先標準化（統一欄位：來源、姓名、聯絡方式、需求、預算），AI 判斷才穩。二、預算區間常常沒寫，提示詞要教 AI 在不確定時標「待釐清」而非亂猜。三、要過濾明顯的垃圾訊息與推銷信，避免污染 CRM。四、回覆草稿一律先存草稿、不自動寄出。

常見錯誤與注意事項

最重要的原則：報價與承接範圍涉及商務與財務判斷，AI 草稿務必由人工確認後才能正式回覆客戶。 AI 可以判斷適配度、起草初回信，但要不要接這個案子、報多少價、承諾哪些交付，這些是商業決策，必須由人拍板。讓 AI 自動寄出回覆是大忌——萬一它誤判預算、誤承諾範圍、或語氣不對，傷的是你的專業形象與後續議價空間。

其他注意事項：一、AI 的適配判斷會出錯，尤其是訊息寫得簡略或預算沒講明的詢問，不要因為被標「低適配」就直接無視，建議低適配的也保留人工掃一眼的機會，避免漏掉包裝樸素的好客戶。二、初回信草稿不要過度承諾交期、價格或成果，這些都該等正式溝通後再談。三、詢問內含客戶的聯絡方式與商業需求，屬個資與商業資訊，CRM 存取權限要管控，別任意外流。四、若詢問涉及特殊規範產業（醫療、金融、法律相關行銷），承接前要確認自家是否具備合規操作能力，AI 不取代這層專業評估。

台灣中小企業情境案例

台北一間三人接案工作室，主做品牌設計與社群視覺，詢問來自官網表單、IG 私訊和信箱。導入前，主理人每天要自己巡這三個管道，常常忙設計時漏看私訊，等隔天回已經有客戶說「找到別家了」。每天約花一個多小時做篩選與建檔，還是抓不準哪個詢問該優先跟。

導入這條流程後，三個管道的詢問統一進到一張 Google Sheet，AI 依他們設定的「最低專案門檻三萬、不接純比稿」標準判好適配度，並起草初回信。主理人手機一收到 Slack 通知就能在幾十分鐘內確認草稿、調整語氣後回覆。三個月下來，回覆速度從隔天縮到平均一小時內，漏接幾乎消失，成交率明顯上升。最有感的是高價值詢問被自動置頂，他不再把時間耗在不會成交的比稿邀約上。當然，每封回信他都會親自看過、加上自己的語氣才寄出，AI 只負責幫他跑在前面。

延伸應用

這套分流骨架很容易擴充。把判斷維度加上「急迫度」與「來源管道成效」，就能順便分析哪個行銷管道帶來的詢問品質最好，回頭優化行銷投放。加一個「自動補問」節點，對預算沒寫清楚的詢問先自動發一封禮貌的釐清信，把資料補齊再進業務手上。也可以把成交與否的結果回寫，讓系統累積「什麼樣的詢問最後會成交」的資料，逐步校準 AI 的適配判斷。再進一步，把高適配詢問直接串到提案產出流程，從詢問到提案一氣呵成。更多可組合的範本在 工作流總覽，提案與報價文案可搭配 配方庫 快速生成。

流程圖

用到的工具

更多「專業服務」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →