專案進度週報彙整流

🎯 這條流程解決什麼

代理商裡的 AM（客戶經理）常常一個人同時顧四五個、甚至七八個客戶，每個客戶都要定期回報進度。問題是「現在做到哪」這件事，AM 自己其實不直接知道——要去問設計、問文案、問投手、問工程，再翻 Asana 或 ClickUp 確認任務狀態，把散落各處的資訊湊成一份能看的週報。

實務上的痛點很具體。每到週五下午或週末，AM 就得逐一打開每個客戶的專案板，挑出本週完成了什麼、哪些逾期、哪些卡在等客戶回覆、下週要推什麼，然後分別寫成「給團隊看的內部版」和「給客戶看的外部版」。光是翻板子、追進度、問人、彙整、寫兩個版本，一個客戶就要花三四十分鐘，五個客戶就是兩三個小時，七八個客戶等於整個週五下午加上週末都在寫週報。

更糟的是這種彙整高度依賴 AM 的時間與狀態：忙的時候週報草草了事、漏報卡關，客戶到月底才發現某件事卡了三週沒動；或者對外週報不小心夾帶了內部討論、其他客戶資訊、未公開的策略，造成尷尬甚至外洩。這條流程的目標，是讓系統每週自動抓取各客戶任務狀態、由 AI 整理成內外部兩版週報，AM 只要審措辭就能發出，把追工的時間還給真正的專案推進和客戶關係經營。卡關任務若需要內容協助，可串接 內容改寫配方 快速補件，週報節奏也能和 代操月報自動產出流 的月度回顧互相呼應。

導入後的改變

導入前，週報靠 AM 人工翻板、問人、彙整、寫兩版，每個客戶三四十分鐘，五到八個客戶等於兩到四小時，集中卡在週五與週末。品質還看 AM 當週忙不忙，漏報卡關、對外夾帶機敏資訊的風險一直存在。

導入後，每週五下午系統自動掃完所有客戶的專案板，把進行中、逾期、待客戶回覆的任務拉齊，由 AI 各整理成內部完整版和對外精簡版，AM 收到的是兩份已成形的草稿。AM 的週報工時可以從兩到四小時壓到三十分鐘以內（只剩審閱與微調），等於省下約八成的彙整時間。卡關項目因為被系統主動抓出來、不再靠 AM 記憶，漏報率大幅下降，客戶不會再到月底才驚覺某事卡很久。對代理商而言，AM 從「每週被週報綁架」變成「每週花半小時把關、其餘時間經營客戶」，一個 AM 能穩穩多帶一兩個客戶而不掉品質。

流程怎麼運作

對應五個節點：

第一步「觸發：週五排程」。設定每週五下午固定時間自動啟動（例如週五 16:00），系統依客戶清單逐一掃描各自的專案板，不必 AM 手動開始。

第二步「抓取任務狀態」。系統透過 Asana、ClickUp 或 Trello 的 API，拉取每個客戶專案板上的任務：本週標記完成的、進行中的、逾期未完成的、以及狀態標為「等客戶回覆／等客戶提供素材」的卡關項目。把原始任務資料整理成結構化清單。

第三步「AI 整理週報」。AI 摘要節點把任務清單歸納成週報結構：本週完成事項、下週計畫、卡關與待決事項（並標出卡在誰身上、卡多久）。它會把工程式的任務名稱翻成客戶看得懂的人話，而不是直接把系統欄位貼上去。

第四步「分流內外部版本」。同一份內容產出兩個版本。內部完整版給團隊，保留任務細節、負責人、內部備註、風險提醒。對外精簡版給客戶，只呈現客戶關心的進度與需要客戶配合的事項（例如「請於下週二前提供素材」），語氣更得體、去掉內部討論。

第五步「送 AM 過目」。系統透過 Slack 通知 AM，附上兩版草稿。AM 人工確認對外版本的措辭得體、沒有夾帶機敏或內部資訊後，才正式寄給客戶（Email）；內部版可直接同步給團隊。把「整理」交給系統，「把關」留給人。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 排程與串接。專案工具 Asana／ClickUp／Trello 透過 API 拉取任務，重點是團隊平時要把任務狀態維護好（卡關的要標卡關、逾期的要有到期日），否則抓出來的資料不準，AI 整理也跟著失真——這條流程的成效，七成取決於專案板平時有沒有好好用。客戶清單與對應的專案板 ID 可維護在 Google Sheet。AI 摘要節點要把「內部版」「外部版」的差異和語氣要求寫進提示詞。通知用 Slack，對外寄送用 Email。更多排程與多客戶批次處理的設計可參考 自動化專區。

串接重點：一、任務狀態欄要標準化，用固定的狀態選項，AI 才能正確分類完成／逾期／卡關。二、內外部版本的分流規則要明確，哪些欄位絕對不能進外部版（內部備註、其他客戶、報價、人員調度）要在提示詞和過濾邏輯裡寫死。三、多客戶批次處理要做好錯誤隔離，某個客戶的板子抓取失敗不該中斷整批。

常見錯誤與注意事項

最關鍵的注意事項：對外週報務必由 AM 人工確認後再寄出。對外版本可能無意間夾帶客戶未公開的策略、檔期資訊、內部討論，甚至其他客戶的資料。AI 的分流不是百分之百可靠，自動產出的外部版一定要 AM 過目，確認沒有機敏內容、措辭得體、沒有張冠李戴後才外發，這一步不能省、不能自動跳過。

其他常見坑：一、AI 整理的品質完全建立在專案板資料品質上，若團隊平時不更新任務狀態，週報會「看起來很完整但其實失真」，反而誤導客戶，務必先把專案板使用習慣建立起來。二、卡關項目若涉及客戶端的延誤，對外措辭要拿捏（提醒客戶配合而非責怪），這種分寸 AI 抓不準，AM 要親自潤飾。三、週報的承諾性內容（下週交期、成果預估）不該全由 AI 生成後直接外發，涉及對客戶的承諾要由 AM 確認可行。四、任務資料含客戶機敏資訊，整條流程的存取權限要管控，AI 不取代 AM 對客戶關係與資訊敏感度的判斷。

台灣中小企業情境案例

高雄一家十二人的數位行銷代理商，三位 AM 共顧十八個客戶，主做社群代操加廣告投放。導入前，每位 AM 週五下午加週末都在寫週報，平均一人要花三到四小時翻六個客戶的 ClickUp、問團隊進度、寫內外兩版。曾經有個客戶的廣告素材卡在等客戶回覆卡了快一個月，因為 AM 太忙漏報，月底檢討時客戶很不滿。也發生過對外週報誤貼了內部對該客戶預算調整的討論，當場很尷尬。

導入這條流程後，他們先花兩週把團隊的 ClickUp 任務狀態使用習慣統一，再上線每週五下午自動掃板、AI 出兩版週報。三位 AM 的週報時間從各三四小時降到各約半小時，只做審閱和潤飾。卡關項目因為系統每週主動標出，漏報幾乎消失，那種「卡一個月沒人發現」的狀況不再出現。對外版本因為分流規則寫死了不可外洩欄位、再加上 AM 人工把關，沒再發生夾帶內部資訊的尷尬。AM 把省下的時間拿去和客戶做更深的策略溝通，續約率反而上升。

延伸應用

這套週報骨架可以延伸成更完整的專案儀表。把每週的卡關項目累積成趨勢，AI 就能標出「某客戶連續三週卡在素材未提供」這類結構性問題，從週報升級成風險預警。加上工時或任務量統計，能順便看出哪個客戶實際耗用的資源是否超出合約，作為調整報價的依據。也可以把對外週報自動排版成漂亮的客戶簡報、串接客戶的協作空間，讓客戶隨時自助查看進度。再進一步，把週報資料匯流到月報自動化，週度與月度回顧自然銜接，形成「每週追蹤、每月回顧」的完整客戶經營節奏。更多可組合的範本在 工作流總覽，補件內容可搭配 配方庫 快速產出。

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