客戶提案自動組裝流

🎯 這條流程解決什麼

行銷代理商的業務最熟悉的痛苦，就是「每接一個新詢問，提案都要重頭拼」。一份像樣的初版提案，業務得先翻去年做過的舊簡報找對應產業的案例、回想當時的成效數字、抓一個不會虧本又有競爭力的報價區間，再把這些東西套進公司版型、調字級調顏色。整套做下來，一份初稿動輒耗掉半天到一天。

更現實的成本是：一個業務一週能認真接觸的詢問本來就有限，光是這些文書組裝工作就吃掉了三到四成的工時，真正該花在「理解客戶、建立信任」上的時間被壓縮。淡旺季落差大時更尷尬——旺季提案排隊出不來，眼睜睜看著熱詢問冷掉；淡季又閒到讓資深業務做排版這種低價值的事。以一位月薪 5 萬的業務換算，每天花 2 小時在提案組裝，一個月等於有超過 1 萬元的人力成本耗在重複勞動上，而且還不含「因為出稿太慢而流失的案子」這種看不見的損失。

導入後的改變

導入前：客戶填完需求 → 業務排隊空檔處理 → 翻舊檔、找案例、抓報價、排版 → 半天到一天後才有初稿 → 主管再來回修改 → 平均 2～3 天才送得出去。熱度高的詢問常常等不及。

導入後：客戶按下送出問卷的那一刻，系統就自動比對案例庫、由 AI 草擬策略與報價、套進品牌提案模板，通常 5 到 10 分鐘內業務手上就有一份八成完成的初稿，只剩審觀點、調數字、加一段針對性的開場。

合理的效益估算是：提案組裝工時可從每份 4～6 小時壓到 1 小時內，省下約七成的文書工時；出稿速度從 2～3 天縮到當天，熱詢問的轉換率明顯提升。對一個月處理 20～30 個提案的中型代理商來說，等於每月釋放出超過 80 小時的業務產能，可以多接案、多經營客戶關係，而不是被排版綁死。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明：

1. 觸發：需求問卷送出（📥）——客戶在 Typeform 或 Google 表單填完需求問卷，問卷刻意設計成結構化欄位：產業別、預算區間、主要目標（增粉／導購／品牌）、現有痛點、期望時程。送出後 webhook 觸發整條流程，並把這些欄位帶進後續每一步。
2. 比對案例庫（🔎）——系統拿問卷的「產業別＋服務類型」當關鍵字，去 Notion 或 Google Sheet 的案例庫撈出最相關的 2～3 個成功案例，帶出當時的成效數字（如成本下降幾成、訂單成長多少）。這一步決定了提案有沒有說服力。
3. AI 草擬策略與報價（🧠）——AI 撰寫節點吃下「客戶需求＋撈到的案例」，產出策略大綱、執行節奏（分幾個階段、各階段做什麼）以及初版報價區間。報價是區間而非定值，刻意保留業務微調空間。
4. 套入提案模板（📝）——把上述內容自動填進品牌版型的 Google Slides 或文件，標題、案例、策略段落、報價表都對應好位置，輸出一份排版完成、可直接編輯的提案檔。
5. 送業務人工定稿（✅）——透過 Slack 或 Email 通知負責業務，附上提案連結。業務確認報價、補上對這位客戶的針對性觀點後，才對外送出。

需要的工具與串接重點

• 表單（Typeform / Google 表單）：問卷欄位一定要結構化、可被程式讀取，避免開放式長問答，否則後段比對與 AI 都難對齊。
• 案例庫（Notion / Google Sheet）：每筆案例建議都標好「產業、服務類型、關鍵成效數字」三個欄位，比對才精準。庫的品質直接決定提案品質。
• AI 撰寫節點：在 n8n 或 Make 裡串接，提示詞要明確要求「依提供的案例與需求」產出，並標明報價為草稿區間。
• Google Slides / 文件：用佔位符（placeholder）做模板，串接 API 自動替換。
• Slack / Email：負責「人在迴路」的關卡，確保提案不會跳過人工直接外送。

串接注意點：平台（n8n / Make）要設好錯誤處理，當案例庫撈不到對應產業時，要 fallback 到通用案例並標註提醒業務補強，而不是讓流程中斷或產出空白。

常見錯誤與注意事項

• 報價與服務承諾涉及合約義務：AI 產出的金額與條件僅供草稿參考，務必由業務或主管人工確認後再對外送出，避免錯誤承諾造成糾紛。AI 不取代專業的商務判斷。
• 案例數字要真實：撈進提案的成效數字必須是真實做過的，禁止 AI 自行編造或誇大，否則涉及不實廣告。
• 客戶個資：問卷蒐集到的公司資訊與聯絡方式屬個資，存放與傳輸要符合規範，模板與案例庫的存取權限要管控好。
• 別讓自動化跳過人：定稿關卡務必保留人工審核，不要為了快而設成自動寄送。

台灣中小企業情境案例

台中一家 8 人規模的數位行銷代理商，主力做電商與餐飲品牌的社群代操。導入前，兩位業務每天有一半時間在做提案排版，旺季時提案常常拖到 3 天才出得去，估算每個月因為出稿慢流失了 2～3 個案子。導入這條流程後，客戶填完問卷當天就拿到初稿，業務只需 30～40 分鐘微調定稿。三個月下來，提案產出量翻倍，成交週期平均縮短 2 天，業務終於有空親自跑客戶。老闆的說法是：「以前是業務在伺候簡報，現在是簡報伺候業務。」

延伸應用

這條流程可以再延伸：成交後自動把提案內容帶入 代操月報自動產出流 的成效承諾，讓「當初答應的」和「後來交付的」對得起來；提案的文案段落可用 內容改寫 配方潤色語氣；若要管理多名業務的提案進度與成案率，可串上 自動化看板 統一追蹤每個提案的狀態與停留天數，找出卡關環節。也能加上「報價區間依產業自動套用毛利下限」的保護機制，避免低估報價。

流程圖

用到的工具

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