建築諮詢預約自動分流排程

🎯 這條流程解決什麼

建築師事務所的初步諮詢，最常見的劇本是這樣：業主在官網留下訊息或在語音信箱留言 → 行政助理隔天上班才看到 → 開始用 email 來回喬時間 → 喬到第三、四封信時才發現這案的基地在外縣市、預算對不上事務所定位，根本不該接。整套來回經常拖掉三到五個工作天，而會主動找事務所的業主通常同時詢問了兩三家，誰先約到初談、誰先讓業主感覺被認真對待，誰就握有先機。

純人工處理這段，隱形成本其實很高。以一間五到八人的小型事務所為例，行政助理一週要處理十幾筆諮詢，每筆從讀訊息、判斷類型、問主持建築師有沒有空、回信約時間，平均要花二十到三十分鐘，一週就吃掉四到六個工時；更別說「判斷該不該接」這件事還得反覆打斷主持建築師。最痛的是熱度流失——一筆住宅整建的好案子，因為晚兩天回覆而被別家先約走，損失的不是幾百元成本，而是一個動輒數十萬設計費的委託。

這條流程把「收件到約談」整段自動化：表單一送出就依用途與規模分類，系統比對團隊專長與在手案量指派負責人，再查行事曆排入初談時段並寄出確認信，同時把潛在案登錄到追蹤表。助理只要在週會看一張表，就知道哪些案在初談、哪些待回覆。

導入後的改變

導入前，諮詢的回覆速度全看助理當天忙不忙，平均首次回覆要隔一個工作天以上，喬定初談時間往返三到四封信、橫跨三到五天，期間沒有任何系統紀錄，主持建築師也無從掌握管道裡有多少潛在案。

導入後，業主送出表單的當下就收到一封確認信，告知已收到需求、預計由哪位建築師初談、並附上可預約時段或視訊連結。首次回應時間從「隔天」壓縮到「即時」，喬時間的往返信件大幅減少。以前述事務所的量級估算，行政在諮詢處理上的工時可省下約六到七成，一週多出三到四個小時可以拿去做更有價值的客戶經營；同時因為回覆即時，初談的成交率明顯提升，潛在案的流失（漏接）能減少三到五成。對主持建築師而言，最大的改變是「不該接的案在進到行事曆前就被擋下」，不再被零碎的時間詢問打斷設計工作。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明如下：

1. 需求收件：以 Typeform 或官網表單作為單一收件口，固定欄位包含基地位置、用途（住宅／商空／公設）、預算區間與期望時程。把欄位結構化是後面所有自動判斷的基礎，自由填空越少、分流越準。來電留言的部分可由助理轉填同一張表單，讓所有管道匯流到一處。
2. 案件分類：依「用途 × 規模 × 地點」自動打標籤。例如住宅且預算在事務所主力區間 → 標為「優先」；用途或地點落在不接案範圍 → 標為「婉拒」並套用禮貌回覆範本。這一步只做初步分流，不做最終決定。
3. 建築師媒合：比對團隊專長矩陣（誰擅長住宅、誰擅長商空）與每位建築師目前在手案量，指派一位初談負責人。在手案量可由 Google Sheets 的案件表即時帶入，避免把案子全壓在同一個人身上。
4. 行事曆排程：讀取負責人的 Google Calendar 空檔，產生可預約時段，透過 Gmail 寄出確認信，內容含視訊連結（線上初談）或事務所地址與停車資訊（實體初談）。
5. 潛在案登錄：把這筆諮詢寫入 Google Sheets 潛在案件表，記錄來源、分類、負責人與跟進狀態（待初談／已初談／報價中／結案），供每週業務會議一覽。同步用 LINE Notify 推播一則摘要到事務所群組，讓團隊即時知道有新案進來。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：擔任整條流程的中樞，串起表單、行事曆、信件與試算表。建議用 Webhook 觸發（表單送出即觸發），不要用輪詢，才能做到即時回覆。
• Typeform：負責結構化收件，欄位設計是成敗關鍵，務必把用途、預算、地點設為選項而非純文字。
• Google Calendar：提供空檔查詢與建立初談事件，串接時要處理時區與「緩衝時間」（兩場初談間預留交通或喘息時間）。
• Gmail：寄送確認信，建議用範本＋變數，並保留人工覆核選項給高價值案件。
• Google Sheets：作為輕量 CRM，是週會的單一事實來源；分流規則（哪種案給誰）也可放在這裡用表格維護，方便非工程人員調整。
• LINE Notify：即時推播新案摘要，是事務所最習慣的通知管道。
• 串接注意點：分類規則要可由人調整、留一個「未分類／需人工」的出口，凡是系統沒把握的就丟回人工，而不是硬塞給某位建築師。

常見錯誤與注意事項

• 自動分類不等於接案決定：系統的標籤只是初步分流，是否承接、收費級距與可行性，仍須由主持建築師親自評估，AI 不取代專業判斷。建議「優先」案也走一道人工確認再正式排程。
• 個資保護：業主留下的基地位置、姓名與聯絡方式都屬個人資料，潛在案件表務必設定團隊分層權限，不可全員可見或外流，離職人員要即時移除存取權。
• 行事曆衝突：自動排程前要再次讀取最新空檔，避免「兩個自動流程同時搶同一格」造成重複預約。
• 婉拒也要有溫度：被判為不接案的案件，自動回覆要禮貌並說明原因，必要時推薦合適的同業，維護事務所口碑。

台灣中小企業情境案例

台中一間六人的住宅型建築師事務所，過去官網諮詢全靠一位行政助理人工處理，旺季時一週積壓十幾筆，主持建築師常抱怨「好案子等我看到都過兩天了」。導入這條流程後，業主送表單即收到確認信並看到三個可選初談時段，分類規則把外縣市與超低預算案自動婉拒並推薦同業。三個月下來，諮詢首回應時間從平均一天降到即時，初談轉約率提升約四成，行政每週省下約四小時，主持建築師也不再被零星時間詢問打斷。週會時打開那張潛在案件表，管道裡有多少案、卡在哪一關，一目了然。

延伸應用

這條流程是事務所接案漏斗的最前端，往後可以串很多東西。初談完成後，可自動觸發 /automation 的後續任務，例如寄送事務所作品集與服務說明、建立專案資料夾。確認承接後，可接上設計提案文件自動彙整流程產出提案草稿；進入執行階段再串圖面審查與監造日報流程，形成從諮詢到結案的完整自動化鏈。想擴充更多事務所自動化場景，可瀏覽 /workflows 的其他流程，或到 /recipes 找客戶接洽與初談信件的生成食譜，把每一個接觸點都打磨得更專業。

流程圖

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