設計提案文件自動彙整產出

🎯 這條流程解決什麼

提案，是建築師事務所最耗工、卻又最沒辦法外包的環節之一。同一份設計概念，要做成簡報、整理參考案例、抓出基地的法規重點、把概算試算出來，再依事務所固定版型排成一份體面的文件。實務上這些工作大多落在設計助理身上，一份正式提案從零做到能對外，往往要花掉整整一到兩個工作天，其中真正動腦的「設計論述」可能只佔兩三成，剩下七成都是貼圖、對齊、改字級、找參考案例這類純體力活。

更折磨的是重工。換一個業主就要重做一份，事務所明明有固定版型，但每個助理手上的範本都跑掉一點點，封面字級不一致、頁碼跑版、概算項目漏列，主持建築師審閱時還得花時間挑這些格式問題，沒辦法專心看設計本身。一份提案如果要改三輪，等於三天就這樣去了，而設計費若是按件計，這些隱形工時直接吃掉案件利潤。

這條流程把「資料到提案草稿」自動化：從專案資料夾匯集素材後，AI 草擬設計概念說明、自動帶出概算區間，再依事務所固定版型生成簡報與 PDF 草稿。建築師拿到的是一份已經排好、結構完整的草稿，只需聚焦修改設計論述與調整概念。

導入後的改變

導入前，一份提案的產出鏈是「助理花一整天蒐集排版 → 主持建築師審閱挑出設計與格式問題 → 助理再改半天 → 來回兩三輪」，從啟動到能寄給業主，保守要三個工作天，且品質高度依賴助理當天的狀態與經驗。

導入後，按下提案啟動按鈕，系統在幾分鐘內就生出一份結構齊全的草稿：封面、設計概念說明、空間配置邏輯、參考案例、概算區間與時程頁都已就位，版型一致不跑版。助理與建築師的工作從「從無到有排一整份」變成「在草稿上修論述、換更貼切的案例」。以一間中型事務所估算，單份提案的製作工時可從約十二到十六小時壓縮到三到五小時，省下約六到七成；提案產出速度變快，等於同樣人力下能多回應幾個業主，接案機會自然增加。格式錯誤造成的重工幾乎消失，主持建築師的審閱時間也能集中在真正重要的設計判斷上。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，運作如下：

1. 資料匯集：以 Make／n8n 監聽 Google Drive 的專案資料夾，當資料夾更新或按下「啟動提案」按鈕時觸發。系統抓取基地照片、法規摘要文件、業主需求表與參考案例圖，並從 Notion 的專案頁讀取結構化資訊（業主名、用途、面積、預算上限）。
2. 概念草擬：把基地條件與業主需求餵給 OpenAI API，請它草擬設計概念說明與空間配置的邏輯敘述。這裡產出的是「初稿文字」，目的是給建築師一個可改的起點，而不是最終定論。提示詞要綁定事務所的設計語彙與既有作品調性，避免出現空泛的 AI 腔。
3. 預算試算：套用事務所維護的單價模板（每坪概算、設備、設計費級距），依面積與用途自動帶出工程概算與設計費的區間數字。輸出刻意用「區間」而非精確數字，提醒這是初估。
4. 簡報生成：以 Google Slides 的事務所版型為母版，自動把封面、概念、配置、預算、時程各頁填入對應內容與圖片，確保版型統一。
5. 審閱送出：將簡報轉成 PDF 草稿，透過 Gmail 通知主持建築師審閱。系統只負責生草稿與通知，正式寄給業主這一步保留為人工動作，必須建築師確認後才送出。

需要的工具與串接重點

• 平台（Make / n8n）：流程中樞，負責把 Drive、AI、Slides、Gmail 串成一條鏈。建議設計成「可重跑」，改了素材重新觸發就更新草稿。
• Google Drive：專案素材的單一來源，資料夾結構要固定（基地／需求／案例／法規各一夾），自動抓取才不會抓錯。
• OpenAI API：負責設計概念與配置邏輯的文字初稿，要設定溫度與字數，並在提示詞中明確要求「這是初稿、需建築師審閱」的語氣。
• Google Slides：以母版套版生成簡報，是版型一致的關鍵；母版改一次，全所提案都跟著更新。
• Notion：存放專案的結構化資料與提案版本紀錄，方便團隊協作與追蹤改了幾版。
• Gmail：負責內部審閱通知，不直接對外寄送。
• 串接注意點：概算的單價模板要與 Make／n8n 的試算邏輯分離（放在試算表），讓非工程人員也能更新單價，不必動到自動化流程。

常見錯誤與注意事項

• AI 草稿絕不可直接送業主：設計概念、空間規劃與結構可行性，必須由建築師逐項審閱修正，AI 不取代專業判斷。直接把 AI 初稿外送，等於把專業招牌交給機率輸出。
• 概算涉及合約對價：自動帶出的概算與設計費級距僅供內部初估，務必人工確認單價與項目後才對外，避免帶錯數字造成日後合約爭議。對外文件建議標明「概算僅供參考，正式報價以合約為準」。
• 參考案例的著作權：自動抓進來的參考案例圖若非事務所自有作品，對外提案要注意來源與授權，避免侵權。
• 版本混亂：每次重跑都會生新草稿，要在 Notion 標清楚版本，避免寄到舊版給業主。

台灣中小企業情境案例

新北一間專做透天與小型商空的建築師事務所，過去每份提案由一位設計助理手工製作，旺季一週要趕三四份，助理常加班到深夜貼圖排版，主持建築師審閱時又得花時間挑格式錯誤。導入這條流程後，業主資料一進 Drive、按下啟動，十分鐘內就有一份版型一致的草稿，助理改為專注挑選更貼切的參考案例與潤飾論述。三個月後，單份提案製作工時從平均十四小時降到約四小時，旺季加班大幅減少，同樣人力一個月能多出兩份提案的產能，等於多回應了兩位潛在業主。主持建築師說，最有感的是「終於可以只看設計，不用再幫忙抓錯字」。

延伸應用

這條流程串在事務所自動化鏈的中段，前可接諮詢分流（業主確認承接後自動帶資料進來啟動提案），後可接圖面審查（提案通過後生成的概念延續到設計圖管理）。提案的概算模板也能再延伸出獨立的報價試算工具，或用 /automation 自動把通過的提案歸檔、建立合約資料夾並提醒收訂金。想把不同階段串成完整流程，可瀏覽 /workflows 的其他事務所流程，或到 /recipes 找簡報自動化與設計論述撰寫的生成食譜，把提案這道最耗工的關卡持續優化。

流程圖

用到的工具

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