B2B 商機跟進不漏接

🎯 這條流程解決什麼

B2B 的成交週期長、接觸點多，一位業務手上同時跑十幾、二十筆商機是常態。問題是人腦記不住那些散落在各處的承諾——「上週答應這週把報價回給 A 公司」「B 客戶說月底再聯絡」「C 那邊在等我寄案例」——一忙起來就忘，等想起來，商機早就冷了，客戶心裡浮現的是「你們好像沒很想做這筆生意」，於是默默找了別家。

對台灣中小型 B2B 公司來說，這種「忘記跟進」造成的損失尤其隱性又巨大。業務沒有助理、沒有專人盯管線，全靠個人記性與 Excel 或便利貼，管線裡卡死不動的商機越積越多，沒人知道哪些還有救、哪些早該放掉。主管想掌握「這個月管線健不健康、哪些大單卡住了」，往往要等週會時一筆筆問，資訊永遠落後。純人工要把跟進管理做好，等於每位業務每天得花半小時到一小時，逐筆回想上次聊到哪、該不該追、什麼時候追，再手動記到行事曆——這件事沒成就感、又容易被當天的急事擠掉，結果就是長期沒人做確實，業績默默從指縫漏掉。

這條流程要解決的，就是把「盯著每筆商機的跟進時點」這件最考驗記性、又最影響成交的事，交給系統每天自動執行，讓管線裡不再有商機「睡著」。

導入後的改變

導入前，跟進靠個人記性與零散筆記，承諾的回報日期常常被遺忘，停滯商機沒人系統性盤點，主管要靠週會口頭追問才知道管線狀況，資訊滯後、反應也慢。導入後，系統每天自動掃描 CRM，揪出超時沒跟進或卡關太久的商機，到期就提醒負責業務並附上下一步建議，業務承諾的日期自動進行事曆變成任務，主管每天收到一份停滯商機與待辦彙整。

效益上，「忘記跟進」這個最隱性的業績殺手被降到最低：商機平均停滯時間縮短，原本會因為「沒人追」而流失的機會被一筆筆救回，整體推進效率提升。業務每天省下手動盤點與排程的時間，把心力放在「怎麼跟進」而非「記得要跟進」。主管則從「等週會才知道」變成「每天掌握管線健康度」，能更早介入該救的大單。對人手吃緊的中小團隊來說，這等於用一套自動化補上了原本需要一位業務助理才做得到的管線盯哨。跟進時要寄的開發信與多輪序列，可接 自動化流程 與 /workflows 的開發信序列流程。

流程怎麼運作

整條流程對應五個節點，把管線盯哨自動化：

1. 管線掃描（🔄）：每日排程觸發，掃描 CRM（HubSpot）內各階段的商機，讀取每筆的所屬階段、負責業務與最近一次互動時間。這是整條流程的資料基礎。

2. 停滯偵測（⏱️）：依預先設定的規則，找出兩類需要關注的商機——一是「超過設定天數沒任何互動」（例如七天沒動靜），二是「卡在同一階段太久」（例如提案階段超過三週沒推進）。不同階段可設不同的容忍天數，越後段越該緊盯。

3. 跟進提醒（🔔）：對到期或停滯的商機，自動透過 Slack 提醒負責業務，並附上依商機階段給的「下一步建議」（例如「該寄報價了」「可約一次線上 demo」），讓提醒不只是催，而是帶著行動方向。

4. 排程跟進（📅）：當業務在 CRM 記下承諾日期（如「6/20 回報價」），流程自動在 Google Calendar 建立對應的跟進任務，時間一到就提醒，不再靠記性，承諾不落空。

5. 主管彙整（📊）：每日把所有停滯商機與待跟進清單彙整成一份摘要，透過 Slack 推送給主管，讓主管一眼掌握管線健康度——哪些大單卡住、哪位業務的管線塞車，及早介入。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 排程與編排。HubSpot（或其他 CRM）是商機與互動紀錄的唯一真實來源，停滯判斷、負責人歸屬、承諾日期都從這裡讀；資料維護的紀律直接決定提醒準不準。Slack 負責即時把提醒推給對的業務與主管，Google Calendar 承接承諾日期、變成有時間點的跟進任務。

串接重點：第一，「停滯」的定義要依自家銷售流程客製，每個階段該容忍幾天不互動、卡多久算太久，要和業務團隊一起訂出合理門檻，太敏感會變成疲勞轟炸、太寬鬆又失去意義。第二，提醒要精準對應到「負責該商機的業務」，避免群發稀釋責任。第三，CRM 的互動紀錄與承諾日期要靠業務確實填寫，這條流程才有準確的輸入——可以同時用文化與簡單規範鼓勵團隊即時更新 CRM。第四，主管彙整建議用「摘要＋連結」形式，讓主管能快速掃描、需要時點進去看細節。

常見錯誤與注意事項

最該守住的觀念：這套系統是節奏管理工具，不是自動催單機器。第一，實際要不要追、怎麼追，仍由業務依與客戶的真實關係人工判斷——有些客戶正在內部走流程、不宜緊催，盲目讓系統催單反而變成騷擾、傷害關係。提醒只是提示「該關注了」，決策權在人。第二，涉及報價、折扣、合約承諾等財務與法律內容，一律經人工確認後再回覆客戶，絕不由自動流程代為承諾，這是不可跨越的紅線。第三，停滯門檻要避免設得太敏感，否則業務每天被一堆提醒淹沒，反而對所有提醒麻木。第四，客戶資料與商機內容屬機密，相關提醒與彙整只在內部適當權限範圍流通。把握「系統管節奏、人管判斷與承諾」的分工，這套流程才會是助力而非壓力。

台灣中小企業情境案例

一家台北的企業軟體公司，業務團隊五人，平均每人手上同時跑十五到二十筆商機，成交週期常常拉到兩三個月。導入這套流程前，最大的痛是「大單卡住沒人發現」：曾有一筆談了快兩個月、進到合約階段的單子，因為負責業務忙著開發新客、忘了回客戶最後一個問題，拖了三週，客戶最後選了競爭對手，事後檢討才發現「只是忘了回一封信」。主管也很無奈，週會才知道時，黃花菜都涼了。

導入後，系統每天掃描 CRM，七天沒互動或卡階段太久的商機自動在 Slack 提醒負責業務並附下一步建議，業務在 CRM 記的承諾日期自動進 Google Calendar，主管每早收到一份「停滯商機與待跟進清單」。三個月下來，這家公司管線裡「超過七天沒動」的商機數量明顯下降，因遺忘而流失的單子大幅減少，整體成交週期也因為跟進更即時而縮短。主管最有感的是，每天早上花五分鐘看那份彙整，就能知道哪幾筆大單該主動關心、哪位業務管線塞住需要協助，從「事後檢討」變成「事前介入」。當然，遇到報價與合約條件，業務還是會自己拿捏、人工確認後才回覆，系統只負責提醒「別讓它睡著」。

延伸應用

這套盯哨流程是業務管線的中樞，能往前往後延伸。往前接 B2B 開發信多輪序列，讓陌生開發產生的回覆順勢進入管線、立刻被納入跟進盯哨。不同階段的跟進話術與下一步建議，可沉澱成模板，參考 /recipes 的業務跟進食譜持續優化。彙整資料累積後，可分析「哪個階段最容易卡、平均停留幾天、哪位業務在哪段最常掉單」，作為流程改善與教練輔導的依據。也能加上「贏單／輸單」回寫，讓系統學會在不同情境給更貼切的下一步建議。更多可串接的組合，見 自動化流程總覽 與 /workflows。

⚠️ 人工確認提醒:跟進提醒只是節奏管理工具,實際要不要追、怎麼追仍由業務依客戶關係人工判斷,別讓系統催單變成騷擾。涉及報價、折扣或合約承諾等財務內容,一律經人工確認後再回覆客戶,不由自動流程代為承諾。

流程圖

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