B2B 名單自動清洗分派

🎯 這條流程解決什麼

B2B 業務團隊最痛的從來不是名單太少，而是名單進來之後「無人認領、無人跟進」。展會掃了三百張名片、官網每天跳出十幾筆填單、廣告投放帶來一波詢問，結果這些名單全堆在一張共用試算表裡，等業務有空才慢慢翻。問題是，業務什麼時候才有空？

更實際的痛點是時間成本。一筆生面孔的進線名單，業務若要自己查清楚這家公司是做什麼的、規模多大、填單的人是不是有決策權，通常得開好幾個分頁交叉比對：上官網看簡介、查商業司登記、滑 LinkedIn 確認職稱、再回頭判斷這單值不值得花力氣跟。一筆名單光是「做功課」就要十到十五分鐘，一天進來三十筆，等於整整一個工作天都耗在查資料，根本還沒開始賣東西。

而名單是有保鮮期的。研究普遍指出，進線後五分鐘內聯繫到的轉換率，遠高於拖到隔天才回覆的名單。當業務忙到三天後才撥電話過去，對方早已忘了自己留過資料，甚至已經被反應更快的競品先約走、先簽走。一張原本會成交的名片，就這樣在試算表裡發霉爛掉。

這條流程要解決的，正是「從名單進線到業務開始跟進」這段被人工拖慢的空窗期。

導入後的改變

導入前：名單進來 → 堆在試算表 → 業務有空才看 → 自己上網查公司背景十幾分鐘 → 憑感覺判斷要不要跟 → 平均隔一到三天才第一次接觸。中間還常常發生兩個業務搶同一筆、或一筆名單沒人認領就這樣放到爛的狀況。

導入後：名單進來的當下 → 系統自動補齊公司產業、規模、職稱 → 依規則算出意向分數並分級 → 按產業或地區自動指派給對的業務 → 高分熱單立刻 Slack 跳通知。業務打開通知，看到的是一筆「資料已備齊、分數已標好、明確指派給你」的名單，可以直接撥電話。

合理的效益估算：原本每筆要花十到十五分鐘的人工查資料，幾乎全數省下，以每天三十筆計算，等於每天替團隊省回四到七小時的雜務工時。首次接觸時間從一到三天壓縮到幾分鐘，把握住名單最熱的黃金期，接觸率與後續轉換率通常能有兩成以上的提升，搶單與漏接造成的內耗也大幅減少。把這些省下的時間放回真正會成交的對話上，才是這條流程真正的價值。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步拆解：

1. 名單進線：不論名單來自官網表單、展會匯入的名單檔、還是廣告活動的填單，系統都用統一的入口接收，第一時間寫入名單池，避免分散在各通路各自為政。

2. 資料補全：拿填單時留下的 Email 或公司網域，呼叫 Clearbit 這類資料服務，自動回填產業別、員工規模、公司所在地，以及填單者的職稱層級。原本要人工查十幾分鐘的功課，系統幾秒內補完。

3. 意向評分：用一套可調整的計分規則，把「公司規模」「職位高低」「來源管道品質」這幾個維度加權算成一個分數，再分成 A／B／C 級。例如大公司的決策層主管從官網主動填單，分數自然高；個人信箱、職稱不明、來自低品質管道的，則分數較低。

4. 智慧分派：依產業別或負責地區的對照表，把名單自動指派給對應的業務，同時在 HubSpot 建立一筆完整的 CRM 記錄，把補全的資料與分數一併寫入，業務一點開就資訊齊全。

5. 即時通知：A 級高分熱單不等業務自己去翻，系統直接發 Slack 通知 @ 負責人，附上重點摘要與 CRM 連結，提醒「這筆很值得，趁熱跟」，把握黃金跟進時間。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：作為流程的中樞，負責接收觸發、串接各服務、執行評分邏輯與分派規則。建議在 n8n 裡用 Webhook 節點接表單，並把評分規則寫成可維護的設定，方便日後調整權重。
• HubSpot（或你慣用的 CRM）：名單的最終落腳處，所有補全欄位、分數、指派業務都寫進這裡，讓 CRM 成為單一真實來源。串接時注意欄位對應要先建好對應的自訂屬性。
• Clearbit（資料補全服務）：負責用 Email／網域補公司資訊。注意有 API 用量額度，建議只對「有公司網域」的名單呼叫，個人信箱直接跳過以省額度。
• Slack：高分名單的即時通知出口。串接重點是把通知精準發給「該名單實際被指派到的那位業務」，而不是整個頻道狂洗版。

串接的關鍵是「先把規則講清楚再自動化」：產業對哪位業務、地區怎麼分、分數權重怎麼配，這些都要先和業務主管對齊，否則自動分派只會把混亂自動化。想把這套接進更完整的營運自動化體系，可參考 /automation 的整體串接思路。

常見錯誤與注意事項

• 個資與資料來源合法性（需人工確認）：資料補全會串接第三方服務、蒐集潛在客戶的公司與職位資訊，務必確認資料來源合法、符合個資與隱私規範。這些資料僅供內部業務運用，絕不可外流或轉售。
• 評分只是參考，不是判決：意向分數是分派與優先序的輔助，AI 不取代業務主管的專業判斷。最終是否投入資源、要不要主攻某筆大單，仍由人決定。
• 別讓低分名單直接被丟棄：分數低不代表沒價值，可能只是時機未到。建議把低分名單導入培養流程，而非直接刪除。
• 分派規則要定期回顧：市場與團隊會變，分派對照表與評分權重至少每季人工檢視一次，避免規則過時造成名單錯配。

台灣中小企業情境案例

台中一家做工業自動化設備的中小企業，業務團隊只有五個人，卻同時要顧官網詢問、展會名單和經銷商轉介。導入這條流程前，名單全靠一張 Google 試算表共用，誰先看到誰跟，常常一筆大廠詢問被當成小單放著、隔了四天才回，客戶早就找別家。

導入後，每筆名單進來自動補上公司產業與規模，系統一眼認出「這是員工破千的上市製造廠、由廠長親自填單」，立刻給 A 級分數、指派給負責該產業的資深業務，並在 Slack 跳出通知。資深業務當天就回電並約了視察。三個月後團隊回顧，A 級名單的首次接觸時間從平均兩天降到不到一小時，每位業務每天少花約兩小時查資料，整季多談成的案子明顯增加，主管也終於能從試算表裡看清楚「哪些單真的有在動」。

延伸應用

這條流程是 B2B 營運自動化的起點，往前往後都能擴充：

• 接後續跟進：名單分派完只是開始，後續的開發信序列與多輪跟進可串接 /workflows 裡的開發信與商機推進流程，讓熱單不只被認領、還被持續經營。
• 接會議預約：名單跟到有興趣後，直接導向自助預約，省去約時間的來回。
• 強化評分模型：可加入網站行為（看了哪幾頁、下載了哪份白皮書）當作行為分數，讓評分更貼近真實意向。
• 加入培養軌道：把 B、C 級名單導入定期內容培養，時機成熟再重新評分喚醒。

評分話術與名單分級的實作邏輯，可參考 /recipes 的業務食譜延伸調整。

流程圖

用到的工具

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