家政清潔到府預約收件與時段配位自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

家政清潔這一行，第一筆生意往往不是輸在價格，而是輸在「回覆速度」。客戶在臉書社團或 Google 上看到三五家清潔公司，同時私訊問價，誰先報出明確的價格與可到府時間，誰就先成交。偏偏傳統櫃台作業正好卡在這裡：客戶傳來「我家大概 25 坪想做一次居家清潔，下週末可以嗎？」，行政得先翻試算表查報價級距、再翻人員班表看哪天有空、再回頭算這個地址歸哪一區、最後才回一句「我幫您問一下喔」。一來一回拖上半天，客人早就被別家接走了。

純人工接案的成本，遠比想像中高。以一家每天接 15 到 20 通預約詢問的中型家政公司估算，每通完整處理（問需求、查價、查班表、報價、追約、登記）平均要花 8 到 12 分鐘，一天就吃掉行政 2 到 3 小時；尖峰時段電話接不完，漏接的詢問就是漏掉的訂單。更麻煩的是人工報價容易出錯——把開荒當成日常清潔報、忘了加計頂樓加蓋的坪數、漏報重油污加價，事後現場才發現工時不對，要嘛硬做賠工、要嘛當場跟客戶喬價格、傷感情。這些隱性成本，每個月累積起來相當於一名行政超過半個月的工時，外加一筆說不清的流失訂單。

這條流程把到府預約、自動估價、時段配位整段串起來：客戶在線上表單填好地址、坪數與服務類型，系統當下就回傳初步報價與可到府時段，行政只需要處理特殊需求與最終確認。確認後自動排進日曆並產出派工清單，後段不漏接。可搭配 清潔派工自動化 接續安排人員，整套 自動化 設計與更多模板見 自動化食譜。

導入後的改變

導入前，預約靠電話與私訊一通通接、報價靠行政手算、時段靠翻班表，回覆動輒拖到半天甚至隔天；尖峰漏接、報價出錯、客戶比價中途流失是常態。導入後，客戶 24 小時都能送出預約，系統幾秒內回傳報價與可預約時段，行政只在隔天上班時集中處理待確認的特殊案件。

以前述每天約 18 通詢問的公司估算：行政處理預約的工時可由每天 2.5 小時降到約 40 分鐘，每月省下約 45 小時、相當於近六個工作天；因為能即時回覆、不再讓客戶等，初次詢問的成交率估計可提升二到三成；報價公式化後，人為漏報、錯報造成的賠工與議價爭議，可從每月十多件降到個位數。對客戶而言，填完表單立刻看到價格與時段，體驗接近電商下單，信任感與下單意願都明顯提升。把「接案」從一件靠人力硬撐的苦差事，變成一條會自己跑的進單管道。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，逐步說明：

1. 預約收件（📥）：客戶在線上表單填寫服務地址、坪數、服務類型（居家清潔／辦公室定期／開荒）與期望時段。送出瞬間，系統把這筆需求即時寫入試算表排程，並透過 Line 官方帳號或簡訊閘道回傳一則收件確認，讓客戶知道「我們收到了、正在配位」，避免客戶因為沒回音而轉問別家。

2. 自動估價（💰）：系統依坪數級距與服務項目套用預設報價公式，產生初步報價與預估工時。一般日常清潔可直接算出；遇到開荒、重油污、頂加或夾層等變動較大的坪型，則不直接報死價，而是標記為「待人工確認」，附註提醒由現場勘查後再正式報價。

3. 時段配位（🗺️）：系統比對清潔人員的可服務時段與路線區域，把與客戶期望相近、且地理上順路的時段挑出來，回覆客戶可到府的具體時間，並附上「改期」與「加購」（如加擦窗、加洗冷氣濾網）的連結，順勢提高客單價。

4. 排程寫回（🗓️）：客戶確認時間後，系統把案件寫入 Google Calendar 與派工清單，並同步通知負責的清潔人員與追蹤的行政。這份派工清單即成為下游 清潔派工自動化 的進料來源。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n 或 Make 當邏輯中樞。線上表單負責收件，欄位要設計成結構化選項（坪數用級距下拉、服務類型用單選），方便後續公式直接吃。試算表當作輕量訂單資料庫，記錄每筆預約狀態（待估價／待確認／已排程）。Line 官方帳號與簡訊閘道負責回傳確認與報價，建議 Line 為主、簡訊為備援，避免客戶沒加好友收不到。Google Calendar 寫入確認後的行程，供人員與行政共用。串接重點有三：一是報價公式要把區域、樓層、有無電梯等影響工時的因素都納入參數，否則估價會失準；二是時段配位先用「可解釋的規則」（區域順路＋人員有空）實作，不要一開始就追求最佳化；三是「特殊坪型／重油污」一定要設成阻擋條件、強制轉人工，不可讓系統自動報死價。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯誤是讓系統對所有案件都自動報「最終價」。開荒、重油污、長期沒打掃的屋況變數極大，自動估價僅為初步參考，這類案件務必標記為待人工確認、由現場評估後再正式報價，避免低估工時造成賠工或臨場議價的糾紛，AI 不取代專業現場勘查。第二，客戶填寫的地址、聯絡方式、坪數甚至屋況，都屬於個資與隱私，僅供內部派工與聯繫使用，不得對外公開、不得轉作行銷名單或轉售，存取權限要限縮於承辦人員。第三，自動回覆的可到府時段只是「建議」，實際派工仍須確認人員當天意願與狀況，不可把系統配位結果當成已成定局直接通知客戶不可更改。第四，涉及訂金、付款的環節要與正式報價一致，金流相關確認務必人工把關。

台灣中小企業情境案例

新北一家主打「快速報價」的家政公司「亮潔到家」，原本靠老闆娘一個人接所有電話與私訊，旺季常常一邊吃飯一邊回訊息，還是漏接一堆。導入這條流程後，他們在臉書粉專與官網都放上預約表單連結，客戶填完坪數與地址，系統幾秒就回初步報價與三個可選時段。老闆娘只需要在每天早上花二十分鐘處理「開荒」「頂加」這類要勘查的特殊案。一個月後，她發現初次詢問的成交率明顯上升——以前客人問完價要等回覆，常常就沒下文；現在當下就看到價格與時段，很多人直接就訂了。漏接的詢問幾乎歸零，老闆娘也終於能準時吃飯。

延伸應用

這條流程的骨架可以往多個方向長。可加入即時的「人員空檔」串接，讓表單上直接顯示真實可預約時段，客戶自己選、像訂餐廳一樣；可串接 清潔派工自動化 把確認案件直接餵進排班，從接案到排工一條龍；可在估價後加上 AI 屋況初判，請客戶上傳幾張現場照片，系統先粗估髒污程度提醒人工複核重油污案。確認預約後也能自動把客戶加入會員名單，未來搭配回訪與續約經營，讓一次性的預約客逐步轉成定期回頭客。把「預約」當成整條服務鏈的入口，後面每一段都能順勢接上去。

流程圖

用到的工具

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