藥品庫存盤點與低量補貨提醒

🎯 這條流程解決什麼

藥品庫存靠人工盤點，是基層診所最容易出狀況也最容易被忽略的環節。痛點有兩種，方向相反但都直接燒錢。一種是「臨時缺藥」：看診當下才發現某支針劑或慢性病用藥沒貨，病人白跑一趟、療程被迫延後，緊急調貨還要付額外運費或被迫向同業調借。另一種是「過期報廢」：某批藥效期到了才驚覺整批沒用完，只能整批銷毀，金額動輒數千到上萬元，等於把利潤直接丟進垃圾桶。

現在純人工做有多花時間？多數診所靠藥師或護理師月底大盤點，逐櫃逐盒清點數量、翻看效期、對照領用紀錄，一間中型診所一次完整盤點往往要 3 到 5 小時，而且只是「拍一張月底的快照」——這個月中突然爆量的品項，要等到下次盤點才會發現已經見底。更麻煩的是近效期藥品，人工很難每天盯每一批的效期，常常是用到才發現過期。

這條流程依領用與進貨紀錄自動追蹤庫存，低於安全量主動提醒補貨、接近效期提前示警，把盤點從「月底大清查」變成每天自動把關。

導入後的改變

導入前：月底集中盤點 → 人工清點數量與效期 → 對照領用紀錄找差異 → 缺藥常是臨時才發現、過期常是報廢才發現。一次盤點 3 到 5 小時，緊急調貨與過期報廢每月都在發生，藥師大量時間耗在點貨而非專業工作上。

導入後：每筆領用/進貨即時更新庫存 → 系統每天自動掃描安全量與效期 → 低量自動提醒採購、近效期提前示警。盤點工時可省下約 6 到 7 成，臨時缺藥事件大幅減少，近效期藥品因為提前數週示警，能優先使用或及時退換貨，過期報廢金額可降低 5 成以上。藥師從「每月花半天點貨」變成「每天看一份自動清單」，把專業時間還給調劑與用藥諮詢。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的四個節點，運作邏輯如下。

1. 庫存異動登錄（📦）：每次領用或進貨，透過條碼掃描或表單即時更新藥品資料表中的數量，同時記錄批號與效期。重點在「異動即登錄」，讓庫存數字隨時反映真實狀況，而不是等月底回補。
2. 每日掃描（🔍）：排程每天定時跑一次，逐一比對每個品項的「現有量 vs 安全庫存量」與「效期 vs 今天日期」，篩出三份清單——低於安全量的、接近效期的、已過期的。
3. 補貨與效期提醒（🔔）：低量品項自動通知採購人員補貨；近效期品項提醒第一線優先使用或安排退換貨；已過期品項標記待隔離下架。提醒可透過 Line 官方帳號推給負責同事，或以 Email 彙整寄出。
4. 彙整與覆核（📊）：把待補貨與待處理清單整理進 Notion 看板或試算表，由藥師人工覆核——確認該不該補、補多少、近效期藥能不能續用——確認後才實際下單或處置。系統只提醒，決策由藥師拍板。

需要的工具與串接重點

• platform（n8n / Make）：負責監聽庫存異動、跑每日排程掃描、套用安全量與效期規則、觸發各類提醒。安全庫存量建議依過去領用速度設定，並設成可在試算表調整的參數。
• 試算表：藥品主檔的核心，存放品名、批號、效期、現有量、安全量。設計時務必「一批號一列」，否則近效期判定會失準。
• 條碼掃描：加速領用與進貨登錄、降低人工輸入錯誤，是讓「異動即登錄」能落實的關鍵。
• Line 官方帳號／Email：補貨與效期提醒的推播管道，建議低量走即時 Line、每日總表走 Email。
• Notion：當成待處理看板，讓藥師清楚每筆提醒的處理狀態（待補貨／已下單／待退換）。

整體串接思路與排程設計可參考 自動化專區，延伸到醫材耗材的盤點做法可看 食譜庫 的庫存類範本。

常見錯誤與注意事項

🔐 藥品與安全提醒：藥品的安全庫存量、效期判定與是否可繼續使用，務必由藥師依專業與法規人工覆核，系統僅輔助提醒、不取代專業判斷；管制藥品、冷鏈藥品的盤點與處置須依相關規範另行控管。補貨與退換貨決策須經人員確認後執行，避免自動下單造成誤訂。

幾個務必避開的坑：一是批號與效期沒分列，把同品項不同批當成一筆，近效期就抓不準，務必一批一列。二是自動下單，看到低量就直接送出採購單風險很高，遇到價格波動或供應商缺貨會出錯，補貨一律經人覆核。三是管制藥品比照一般處理，管制藥的盤點、銷毀都有法規程序，這條流程只做提醒，實際處置須依規範由藥師執行並留存紀錄。四是冷鏈藥品只看效期不看溫控，疫苗、生物製劑的可用性還涉及保存溫度，不能單憑系統效期判定可用。

台灣中小企業情境案例

新北一間家醫科診所，常備藥品約 200 多項，含部分慢性病連續處方用藥。導入前由一位藥師負責，每月底盤點要花近一個下午，期間還發生過某支常用降血壓藥臨時見底、得緊急向附近藥局調借，以及一整盒外用藥膏過期報廢約三千元的狀況。導入這條流程後，每次領用刷條碼即時扣庫存，系統每天清晨掃描並把低量與近效期清單推到藥師的 Line。實施兩個月後，臨時缺藥幾乎歸零，近效期藥膏因為提前三週收到提醒、安排優先開立給適用病人，當季沒有再發生整批報廢；藥師的月底盤點從半個下午縮短到約一小時的抽查覆核。

延伸應用

這條流程的骨架可以複製到很多地方。第一，把同一套低量提醒套用到醫材與耗材（棉棒、針頭、口罩、檢驗試劑），形成全院物料的統一補貨提醒。第二，串接 自費批價明細自動產生與說明 的耗材使用資料，回推每月耗材成本與熱門品項。第三，加上「領用速度趨勢」分析，動態調整安全庫存量，避免旺季缺貨、淡季囤貨。第四，效期清單可進一步串到衛福部相關回收/退換貨流程的提醒。更多組合可瀏覽 自動化專區 與其他 診所工作流。

流程圖

用到的工具

更多「醫療健康」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →