回診追蹤與提醒

🎯 這條流程解決什麼

營養諮詢是一場長期的陪伴，但客戶流失往往發生在最安靜的時候。減重客戶看到體重掉了兩三公斤，覺得「我好像會了」，就默默不再回診；遇到平台期掉不動，又因為挫折而避不見面。等營養師回神想起「欸，那位客戶好像很久沒來了」，通常已經過了好幾週，人早就跑掉，連挽回的機會都沒有。

問題的根源是「人工追蹤管不過來」。當你手上同時有三十、五十位處於不同療程階段的客戶，要靠記憶或翻 Excel 去比對「誰這週該回診、誰逾期了、誰超過一個月沒消息」，幾乎不可能不漏。漏掉的每一位，都不只是少一次諮詢費——更是一段辛苦建立的健康習慣半途而廢，以及一個本來會口碑推薦的客戶悄悄流失。

對診所或工作室來說，回診率直接決定營收的穩定度。一位客戶若能完整走完療程，貢獻的價值是單次諮詢的好幾倍；而開發一個新客的成本，又遠高於維繫一個舊客。把「該追的人準時追到」這件事做穩，往往比拚命拉新客更划算。

導入後的改變

導入前：靠營養師零碎記憶與手動翻名單追蹤，常常想起時客戶已逾期數週；逾期關懷時有時無，回診率全憑個人勤奮；沒有系統性的回診率數據，經營狀況靠感覺。

導入後：系統每天自動掃描全部客戶，把「即將回診」「已逾期」「長期失聯」三類分好，到期者自動收到帶預約連結的提醒，逾期者交由營養師確認後送出個人化關懷，完成預約即停止打擾並記錄回診率。

合理估算，導入後逾期客戶的「被追到率」從靠人力的五六成提升到接近全覆蓋，回診率通常能拉高兩到三成；營養師原本每週花在「想起來誰沒來、一個個傳訊息」的兩三小時，降到幾乎為零，只需處理系統挑出來、真正需要人情味的關懷訊息。更重要的是，從此每一位客戶都不會被遺忘在名單角落，經營從「靠勤奮」變成「靠系統」。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，這是一條每天自動跑的排程流程：

1. 週期讀取（🗂️）：每天固定時間（例如早上九點），系統掃描 Google Sheets 客戶名單，讀取每位客戶的「上次諮詢日」與「建議回診間隔」（如每兩週、每月），算出每個人的下次回診日。

2. 分級判斷（🎯）：依算出的回診日與今天比對，把客戶分三級——「即將到回診」（如三天內到期）、「已逾期」（過了回診日仍未預約）、「長期失聯」（逾期超過一定天數，如三週）。分級決定了後續用什麼語氣、什麼管道接觸。

3. 回診邀約（💬）：即將到期的客戶，系統自動透過 LINE Notify 或 Gmail 發出溫和提醒，附上預約連結與「這一期重點回顧」（如上次設定的目標、要注意的飲食重點），讓客戶有預約的動機而非只是被催。

4. 失聯關懷（❤️）：逾期與長期失聯者不直接群發罐頭訊息，而是進入一份「待關懷清單」，由營養師看過、確認狀況後再送出個人化關懷。這一步刻意保留人工，因為失聯背後可能有挫折、身體狀況或私人因素，貿然自動催促反而傷感情。

5. 狀態更新（📊）：一旦客戶完成預約，系統更新其狀態、停止對他的重複提醒，並把這次回診計入回診率統計，讓營養師隨時掌握整體經營全貌。

需要的工具與串接重點

• Google Sheets：客戶資料庫核心，至少要有「客戶、上次諮詢日、建議間隔、狀態（進行中／逾期／已約／結案）、聯絡方式」等欄位。
• Google Calendar：可放預約時段與回診排程，提醒文案可帶入預約連結。
• LINE Notify／Gmail：發送提醒與關懷的管道，依客戶慣用通路選擇。
• n8n / Make：用排程節點（Cron）每天觸發，串起讀取、分級、發送、更新整條邏輯。

串接重點：第一，日期計算要處理好時區與「已預約則不再提醒」的判斷，避免重複打擾；第二，三類客戶的文案要分開寫，語氣從「提醒」到「關心」要有層次；第三，把「自動發送」限定在即將到期這種低風險情境，逾期與失聯一律先過人工。排程提醒的設計範式可參考 /recipes，更多客戶生命週期自動化見 /automation 與 /workflows。

常見錯誤與注意事項

• 個資與同意：客戶聯絡方式與健康狀態屬個人敏感資料，必須事先取得行銷與聯繫同意，遵循個資法，提供退訂方式。
• 失聯關懷自動化過頭：逾期未約往往牽涉客戶的情緒或身體狀況，是否聯繫、用什麼話術，建議交由營養師人工確認，系統不該自動連環催促，以免造成困擾或誤判病況。
• 訊息頻率失控：務必設「已預約即停止提醒」與「最多提醒幾次」的上限，避免轟炸。
• 不取代專業照護：本流程只處理排程與通知，任何牽涉健康判斷的內容仍須營養師親自處理，AI 不取代專業判斷。
• 資料正確性：上次諮詢日若沒即時更新，分級就會出錯，建議在每次諮詢結束時就更新狀態。

⚠️ 提醒：本流程僅處理回診排程與關懷通知，不取代專業營養照護。客戶聯絡與健康狀態屬個人敏感資料，請取得同意並遵循個資法；關懷訊息內容與是否聯繫，建議交由營養師人工確認，避免造成客戶困擾或誤判病況。

台灣中小企業情境案例

新北一間單人經營的減重諮詢工作室，主理營養師手上長期維持四十多位客戶。導入這條流程前，她靠每週日晚上翻一次 Excel 來追蹤，常常一忙就跳過，估計每個月都有四五位客戶就這樣無聲流失。

導入後，她把每位客戶的回診間隔設好，系統每天自動分級。即將到期的客戶會收到帶預約連結的 LINE 提醒，她只需在每天早上花十分鐘看一眼「待關懷清單」，針對逾期的客戶手寫一兩句貼心話再送出。三個月下來，回診率從約六成五拉到八成五，原本默默流失的客戶被接回來大半；她說最大的改變不是省時間，而是「終於有種每位客戶都被好好接住的踏實感，不用再半夜驚醒想起誰好久沒來」。

延伸應用

這條流程可以再加值：在提醒訊息裡帶入該客戶上期的成效摘要（體重、執行率），讓邀約更有說服力；針對結案客戶設「三個月後關懷喚回」自動排程，把舊客變回流客；或依客戶的回應行為分群（每次都準時 vs 常需催促），對不同人用不同提醒節奏。串接 /workflows 裡的成效回饋與飲食紀錄流程後，回診提醒就能從單純的「催預約」進化成「帶著你的進度數據邀你回來看看下一步」，從初診到長期陪伴形成完整循環。

流程圖

用到的工具

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