活動工作人員排班與報到調度流程

🎯 這條流程解決什麼

活動旺季一到，企劃公司的人力調度就像在打仗。同一個週末可能要同時撐起三四場活動：尾牙要工讀生收禮、發表會要 PG 顧簽到、演唱會要懂操作的技術人員顧音控與燈光。要排好這些班，調度人員得先掌握每個人哪天有空、會操作什麼器材、有沒有同時被排到兩場衝堂，再一個一個在 LINE 群組裡問「這天你能來嗎」「你會用這台機器嗎」，來回確認到深夜是常態。

純人工排一場中型活動的班表要花多少時間？光是把可值班的人撈出來、對技能、避衝堂、湊滿每個時段的人數，常常就要兩三個小時，旺季同時排好幾場，一個調度人員一週可能有十幾個小時都耗在喬班上。更麻煩的是活動當天——總會有人臨時請假、塞車遲到或身體不適，調度人員只能拿著手機一個個打電話找候補，電話打到手軟，現場差一個人就可能開天窗、流程卡住。這種「人肉協調」不但累，還容易出錯：漏排一個技能人員、把同一個人排到兩場、報到地點通知錯了，任何一個小失誤到現場都會放大成事故。

這條流程要解決的，就是把「比對可值班時間與技能、湊班、發通知、追缺勤」這套重複又高壓的調度工作系統化。

導入後的改變

導入前，排班是一個人靠記憶和群組訊息硬撐的苦差事：手動撈名單、對技能、避衝堂、發個人班表、活動當天再用電話追缺勤補位，一場班表改到深夜、當天還可能因為補位不及而開天窗。導入後，新活動的班別需求一送出，AI 就自動比對人員的可值班時間與技能標籤、產出建議班表，主管確認後系統自動寫入行事曆、發送個人班表與報到提醒，當天有人回報缺勤就即時通知主管，由主管確認候補後補上。

效益上，原本一場兩三小時的排班作業，通常能壓到二十到三十分鐘的審核與微調，排班工時省下約六到七成。更關鍵的是現場穩定度——報到提醒自動推播後，遲到與跑錯地點的情況明顯減少；缺勤一回報就立刻有候補名單可選，補位速度從「打電話打半天」變成「幾分鐘內定案」，活動開天窗的風險大幅下降。調度人員不再被群組訊息綁住，能把心力放在處理真正需要判斷的特殊狀況上。

流程怎麼運作

第一步「觸發：班別需求送出」，新活動由負責人在 Google 表單填入各時段所需人數、需要的技能（如器材操作、外語接待、收銀）與工作地點，表單一送出就啟動流程。

第二步「AI 配對人員」，系統從人員名冊比對每個人的可值班時間與技能標籤，自動避開已被排到其他場的衝堂，產出一份建議班表，並標示哪些時段人數還沒湊滿、缺哪種技能。

第三步「發班表與行事曆」，主管在建議班表上確認或微調後，系統把班次寫入 Google Calendar，並透過 LINE 或 Slack 發送每位夥伴的個人班表，內容只含自己的班次，避免全員資料外流。

第四步「報到提醒」，在每個人上班前自動推播報到地點、時間與現場聯絡窗口，減少跑錯地方或遲到。最後「缺勤人工補位」，當有人回報無法出勤，系統即時通知主管並附上符合技能與時段的候補名單，由主管人工確認後再補上。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 串接，觸發在班別需求表單送出。Google 表單收班別需求，Google Sheet 或 Notion 維護人員名冊，名冊要把「可值班時段、技能標籤、聯絡方式、是否已排他場」結構化建好，配對才準。AI 配對節點負責湊班與避衝堂，邏輯上建議先用規則（技能必須符合、時段不可衝突）硬性篩選，再讓 AI 在符合條件的人選中做平衡建議。Google Calendar 寫入班次，LINE 或 Slack 發個人班表與報到提醒。串接重點是名冊資料的即時維護——人員的可值班時間與技能一旦過期，配對結果就會失準。人員名冊可先用 試算表整理配方 建好，這條流程也能和 現場流程表與即時提醒流程 對齊，讓每個橋段都有對的人準時就位。

常見錯誤與注意事項

最該守住的是勞動法規與個資底線。排班與出勤涉及勞動條件，AI 的配對結果僅供調度參考，班表確認、加班時數、連續工時與候補補位務必由主管人工確認，並符合勞基法對工時、休息與加班的規範後再執行，AI 不取代主管對人力安排的責任判斷。人員的聯絡方式與可值班時間屬個人資料，僅限調度用途、不外流、不轉作他用，發送班表時只給本人自己的班次。另一個常見錯誤是名冊久未更新就直接信任配對結果——有人離職、技能變動、長期請假若沒反映在名冊，會排出根本到不了的班。涉及工讀生薪資與工時認列的部分需人工核對，不可由自動化直接結算。

台灣中小企業情境案例

高雄一間專做展場與演唱會執行的活動公司，旺季時一個週末要同時調度四場活動、近八十名工讀生與技術人員。過去排班全靠一位資深會務在群組裡喬，每週要花十幾小時，活動當天還常因臨時缺勤補位不及而手忙腳亂。導入這條流程後，各場班別需求一送出，AI 自動比對可值班時間與技能、避開衝堂產出建議班表，主管二十分鐘審完就發班表與報到提醒。結果單週排班工時從十幾小時降到三四小時，當天缺勤一回報就有候補名單可選、幾分鐘補位完成，整個旺季沒有再發生因缺人開天窗的狀況，會務也終於不必每晚熬夜喬班。

延伸應用

這條流程可以再擴充成「人員出勤績效檔」，累積每個人的準時率、技能評價與配合度，作為下次優先排班與調薪的參考。也能加上「即時人力儀表板」，現場主管隨時看到各時段到位狀況，缺口一目了然。對長期合作的工讀生，可建立技能成長紀錄，自動推薦適合進階的班別。若同時跨多場活動，可加入「總人力預警」，在接案階段就提醒某週末人力即將超載。想把報到、排班與後續通知、薪資結算一併自動化，可參考 自動化應用情境 延伸設計。

流程圖

用到的工具

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