庫存安全水位自動提醒

🎯 這條流程解決什麼

「以為還有貨、結果倉庫早就見底」是倉儲最痛、也最常見的場景。問題的根源是：庫存盯緊與否，完全綁在某個人的記性與勤勞上。採購得自己記得每天登入後台，一頁一頁翻每個品項剩多少，再憑經驗判斷哪些該補。品項一多（幾百上千個 SKU），人腦根本盯不過來，總有幾個熱賣品在沒人注意時悄悄見底。等到客人下單出不了貨，換來的是退款、客訴和被搶走的回頭客。

反過來，怕缺貨的人會選擇「拼命囤」。為了不斷料，每個品項都多備一兩個月的量，結果現金全壓在倉庫裡。一旦市場風向轉了，這些貨變成賣不動的呆滯庫存，佔倉租、佔週轉金，最後可能還要打折出清甚至報廢。缺貨和囤貨是同一個病的兩種症狀——都源於「沒有一套穩定機制每天替你盯庫存」。

算一下人工盯庫存的成本：一個有 500 個 SKU 的倉庫，採購要靠人工每天巡視關鍵品項，認真做至少要 1 到 2 小時，而且做得再勤也難免漏看。實務上多數人根本沒每天做，往往是「想到才看」，於是斷料總在最忙的時候發生。這條流程把盯庫存這件事完全交給排程自動執行，每天上班前替你巡完一輪，該補的當場列清單推到你眼前。

導入後的改變

導入前：靠人記得登入、靠經驗判斷，盯不過來。熱賣品不定期斷料，每次斷料伴隨退款、客訴與訂單流失；同時為了安心而過度備貨，呆滯庫存與週轉金壓力長期存在。採購每天花 1 到 2 小時翻後台還是會漏。

導入後：排程每天自動巡一輪，零漏看。低於安全水位的品項一早就躺在採購信箱／Slack 裡，附建議補量，採購不必登入後台翻頁，補貨決策從「想到才做」變成「每天準時收到」。實務上斷貨頻率可下降七到八成，因斷貨流失的訂單與客訴明顯減少；同時因為有了精準的水位門檻，不必再無腦囤貨，呆滯庫存與積壓的週轉金也跟著降。採購每天省下的 1 到 2 小時，可以拿去談更好的供應商價格。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

1. 排程啟動（⏰）：用 n8n 的 Cron 節點設定每天上班前固定時間（如 09:00）自動觸發，不靠任何人記得按。
2. 讀取庫存（📥）：從庫存系統或盤點表單，抓出每個品項的即時可用數量。建議抓「可用量」（扣掉已被訂單鎖定的部分），而非帳面現有量。
3. 比對水位（⚖️）：逐項拿當前庫存對照你預先為每個 SKU 設定的安全水位門檻。門檻應依該品項的平均日銷量乘上供應商交期天數來推算，而不是所有品項都用同一個數字。
4. 產補貨清單（📝）：把所有低於水位的品項整理成一張待補貨清單，並依平均銷量與目標備貨天數標出「建議補量」。清單可按缺口嚴重程度排序，最急的擺最上面。
5. 推送提醒（🔔）：把警報與清單發到 Slack 頻道或採購 Email。沒有任何品項低於水位的日子也可以發一句「今日庫存均在安全水位」，讓人安心知道流程有在跑。

需要的工具與串接重點

• 庫存系統 / Google Sheets：水位門檻與即時數量的來源。建議在主檔每個 SKU 旁多兩欄：安全水位、建議補量公式，流程直接讀取。
• n8n / Make：負責排程、讀取、比對、組清單、推送整串。Cron 觸發是這條流程的關鍵。
• Slack / Email：通知出口，依採購團隊習慣選一個或都發。

串接重點：安全水位門檻是這條流程的靈魂。門檻設太高會天天誤報、久了沒人理；設太低又來不及補。合理做法是「安全水位 = 平均日銷量 × 供應商交期天數 + 緩衝」，並隨季節與促銷檔期定期校正。建議與 進出貨記錄自動建檔 共用同一份即時帳，水位判斷才準確。更多排程與通知的自動化範例在 自動化專區 與 食譜書。

常見錯誤與注意事項

• 門檻要定期校正：銷售週期、供應商交期、促銷檔期都會變，門檻一年至少校正幾次，否則不是一直誤報就是來不及補。
• 建議補量僅供參考，下單前須人工確認：系統算出的補量是依歷史銷量推估，正式核發採購單前，採購務必人工確認供應商當前報價、最小訂購量（MOQ）、交期變動與帳上預算，AI 的建議不取代採購的專業判斷與議價。
• 促銷與季節性會打破常態：大檔期前的爆量、季節品的淡旺季，固定門檻會失真，重要檔期前建議手動調高相關品項水位。
• 抓即時可用量而非帳面量：若讀到的是含已鎖定訂單的帳面量，會低估缺口、晚一步示警。

台灣中小企業情境案例

新北一家經營寵物食品與用品的網路商店，約 600 個 SKU，採購由老闆娘一人兼。導入前她每天早上憑印象看幾個熱賣品，常常某款貓砂或主食罐在沒注意時就賣到掛蛋，客人下單才發現缺貨、只能道歉退款，旺季一個月這樣丟掉的單不少；同時又因為怕斷料，把幾款新進口飼料囤了快三個月的量，結果反應平平、現金卡在倉庫裡。導入這條安全水位提醒後，每天 09:00 一份補貨清單準時進 LINE，缺口最大的排最前面，她照單跟供應商議價下單。三個月後，因斷貨道歉退款的情況幾乎絕跡，呆滯庫存也因為水位設定清楚而不再盲目囤，週轉金鬆了不少。

延伸應用

• 接自動詢價／下單草稿：對固定供應商的常補品，可由系統先產好採購單草稿，採購確認後一鍵送出。
• 分級警示：低於水位先黃燈提醒、低於斷貨線跳紅燈急件，輕重分明。
• 結合銷售預測：把過去銷量丟給 AI 預測未來幾週需求，讓建議補量更貼近實際走勢。
• 多倉調撥建議：A 倉缺、B 倉滿時，先建議內部調撥再對外採購，省成本也省交期。

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流程圖

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