配鏡進度通知與取件提醒自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

配好的眼鏡，常常卡在「到底好了沒」這一關。顧客付了訂金回家，心裡惦記著，於是一天打三通電話問進度；櫃台只要電話一響就得放下手邊的配鏡或接待，跑去翻工單、查狀態、再回覆。一通查詢電話看似小事，乘上一天十幾二十通、每通三五分鐘，櫃台一天就有一兩個鐘頭耗在「回答進度」這件本來可以不用人做的事上。

另一頭的問題更傷：配好卻通知不確實，成品在抽屜裡放了一兩個月沒人取。占用門市有限的庫位，綁住已收的預收款，盤點時還得一副副對是誰的。久放成品若沒有人主動追，最後常變成呆帳與糾紛。傳統靠人記得「誰的好了該通知、誰放太久該催」，量一大根本顧不過來，漏通知、漏催取是常態。

這條流程把配鏡進度與取件提醒全自動化，工單一更新狀態就主動推播對應通知，久放未取也自動催，讓顧客不用一直打電話、櫃台不用一個個回覆，門市交件流程順起來、待取清單一目了然。

導入後的改變

導入前，進度查詢靠顧客打電話、取件通知靠人記、久放成品靠盤點才發現，櫃台被動又零散。導入後，三段進度主動推播、逾期自動催取、結果即時回填，整個交件鏈條變透明。

以一間月配鏡量約兩百副的門市估算：櫃台回覆進度查詢與手動通知的工時，可從每月約二十小時降到兩三小時，省下八成以上；三段主動通知讓顧客清楚知道進度，來電追問大幅減少；久放催取機制上線後，超過約定天數未取的成品被即時追回，庫位周轉變快、預收款不再卡死。對顧客而言，鏡片到哪一步都收得到通知、可取件時知道帶什麼，安心又專業；對門市而言，交件效率與庫位管理同時改善，待取清單隨時可查，盤點不再頭痛。

流程怎麼運作

對應五個節點，逐步運作如下：

1. 工單觸發（🛠️）：配鏡工單在工單系統的狀態每更新一階（已下單、鏡片到貨、配鏡完成），就觸發流程，對應到該階段該發的通知，不需人工判斷。

2. 到貨通知（📦）：當鏡片到貨並完成研磨組裝，流程自動通知顧客預計可取件時間與門市營業時段，讓顧客先有時間規劃。

3. 取件提醒（✅）：狀態進到「可取件」後，流程推播正式取件通知，附門市地址、應攜帶物品（本人證件、原訂金收據）與保固卡說明，引導顧客順利取件。

4. 久放催取（⏳）：流程搭配定時排程掃描待取清單，對超過約定天數仍未取件者自動再次提醒，並登記為逾期關注，避免成品長期占用庫位與綁住預收款。

5. 取件回填（📊）：已取、未取、逾期的結果整理回寫試算表或工單系統，店長可隨時查待取清單、追蹤各階段交件效率，作為流程優化依據。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：流程引擎，以工單狀態變更為主要觸發。
• 工單系統：配鏡進度的源頭，提供狀態與訂單資訊；無 API 時可用試算表中繼觸發。
• 試算表：待取清單與取件結果的紀錄層。
• Line 官方帳號 / 簡訊閘道：三段通知與催取的雙通路。
• Google Calendar：可選，用於排程久放催取的定時掃描或預估取件日管理。

串接重點：每個狀態只對應一則通知並設防重複，避免同一階段重複轟炸；通知訊息只談進度與取件，不揭露完整訂單金額與度數等敏感資訊；久放催取的天數門檻要可設定，並對已取件者即時排除。更多串接做法可參考 食譜庫 與其他 工作流藍圖，整體門市自動化規劃見 自動化專區。

常見錯誤與注意事項

💡 服務與金流提醒：取件涉及顧客身分核對與預收款結清，請於門市現場確認本人或授權取件，通知訊息僅作進度提醒之用，不在訊息中透露完整訂單金額等敏感資訊。應付餘額、發票開立與實際收款以門市系統及櫃台人工核對為準，AI 不取代人工結帳判斷。顧客聯絡與配鏡資料屬個資，僅供門市內部使用。

其他易踩的雷：一是通知過早，鏡片才到貨還沒完成研磨組裝就發「可取件」，顧客撲空；務必把取件通知綁在「配鏡完成且品檢通過」狀態。二是久放催取太頻繁變騷擾，建議設合理間隔（如每隔幾天一次、上限次數），並對長期未取者轉真人關心。三是工單狀態未確實更新導致該通知沒通知，建議定期比對工單與通知紀錄抓漏。

台灣中小企業情境案例

台南一間社區眼鏡行「清明眼鏡」，月配鏡約一百六十副，過去顧客一直打電話問「眼鏡好了沒」，櫃台一天到晚被進度電話打斷，配鏡人員也常被叫去翻工單；更頭痛的是每隔一陣子盤點，總會翻出十幾副放了一兩個月沒人取的成品，預收款卡著、庫位也滿。導入這條流程後，工單一更新狀態就自動發通知，鏡片到貨、配鏡完成、可取件三段都主動告知顧客，進度查詢電話明顯減少；久放催取上線後，超過約定天數未取的成品被系統揪出來逐一追回，待取清單從一團亂變成隨時可查。櫃台不再被電話綁住，把時間用在現場接待與配鏡諮詢，盤點也輕鬆許多。店長說，最有感的是「抽屜不再積一堆沒人取的眼鏡」。

延伸應用

這條流程可往前串接 驗光預約與到店提醒流程，把「預約 → 驗光 → 配鏡進度 → 取件」整條顧客旅程接起來；取件完成後，可自動觸發滿意度回訪，詢問新眼鏡配戴是否適應、是否需要回店調整，把交件延伸成售後關懷。久放未取的逾期名單可導入專人關懷腳本，了解原因（搬家、忘記、不滿意）對症處理。若門市有會員系統，還能在取件回填時同步累積消費紀錄與配鏡偏好，為下一次回購與升級鋪路。

流程圖

用到的工具

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