除蟲勘查預約自動排程

🎯 這條流程解決什麼

除蟲消毒的第一步幾乎都是現場勘查，但這一步的接案管理其實很雜。客戶需求散落在官網表單、LINE 訊息與電話登記三個管道裡，調度人員得逐筆抄寫害蟲類型、坪數、樓層、發現位置，再翻行事曆找師傅空檔、回電對時間。一來一回常拖上一兩天，急著處理蟑螂、白蟻、跳蚤或老鼠的客戶，可能早就轉向別家了——除蟲是「誰先回、誰先到」的生意，回覆慢一天，商機就少一截。

人工排班還有幾個老問題：一是資訊蒐集不齊，師傅到現場才發現坪數差很多、害蟲種類不對，藥劑與報價都得重來；二是區域沒配好，師傅在城市兩端來回跑，一天能勘查的場次被通勤吃掉一半；三是客戶忘記或臨時不在家，師傅撲空，整個時段就浪費了。

純人工處理一筆勘查預約——抄資料、補問細節、查空檔、回電確認、隔天再提醒——零碎加總常要二十到三十分鐘，且分散一整天，調度人員等於被綁在電話與行事曆之間。

這條流程把所有勘查需求集中進佇列，先自動補問害蟲類型、空間坪數與發現狀況等勘查前必要資訊，再依服務區域與師傅行事曆空檔自動媒合時段，回傳預約確認與改期連結，並在前一天發送提醒。

導入後的改變

導入前：需求散在三個管道，調度逐筆抄寫、補問、查空檔、回電，一筆要花二三十分鐘且常拖到隔天才回覆；資訊蒐集不齊導致師傅白跑、區域沒排好導致空班、客戶忘記導致撲空，每一項都在吃產能。

導入後：客戶送出需求後，系統立刻自動補問必要資訊並回覆可預約時段，平均回覆時間從「以天計」縮短到「以分鐘計」，搶下那些等不及的急件。資訊一次補齊，師傅到場無效率的狀況大減；依區域與空檔自動媒合，師傅一天能跑的勘查場次提升，動線更順；前一日提醒讓失約率明顯下降。整體估算，調度人員花在排班的時間可省下約六到七成，回覆速度與勘查成案率同步提升，旺季也不再因為人手不足而漏接。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步驟說明：

1. 接收需求（📥）：官網 Google 表單、LINE Official Account 訊息與來電登記，統一匯入同一條「勘查待排」佇列，不論客戶從哪來，都進同一個入口，調度只看一個清單。
2. 蒐集資訊（🔍）：對資料不全的需求，系統自動發問——害蟲類型、空間坪數、樓層、發現位置與狀況、是否有寵物嬰幼兒——把勘查前必要資料補齊，避免師傅到現場才發現估錯。
3. 媒合師傅（📅）：依客戶所在服務區域與各師傅的 Google Calendar 空檔，配對最適合前往的師傅與時段，盡量讓同區案件排在一起，減少通勤空轉。
4. 確認預約（✅）：回傳預約時間與負責師傅資訊給客戶，附上改期或取消連結，客戶能自助調整，不必再電話往返。
5. 前一日提醒（🔔）：勘查前一天自動發提醒，確認客戶屆時在家，降低撲空與失約。

整條流程的定位是「系統媒合、真人覆核」——系統處理蒐集與媒合的雜事，最終派工與時間由調度人員確認後成立。

需要的工具與串接重點

• Google 表單 + LINE Official Account：兩大需求入口。LINE 是台灣客戶最常用的管道，建議搭配自動回覆與圖文選單引導填寫；官網表單則承接搜尋而來的新客。
• Google Calendar：每位師傅一個行事曆，當作空檔與動線的判斷依據，媒合與提醒都以此為準。
• Notion：存放待排佇列、客戶資料與勘查紀錄，作為調度的總覽看板。
• n8n / Make：負責把三個入口的需求正規化、補問、查空檔、媒合與發提醒，是整條流程的中樞。

串接注意點：三個入口的欄位要先正規化成同一格式，媒合才不會出錯；師傅行事曆權限要設好；自動媒合結果建議保留調度人員一鍵調整的彈性。

常見錯誤與注意事項

• 最終派工務必人工覆核：系統媒合的時段與初步害蟲分類只是建議，實際害蟲嚴重程度與處理方式仍須由專業師傅現場勘查判斷。自動分類不取代專業評估，最終派工與時間務必由調度人員人工確認後才成立，避免把師傅排到不合理的動線或誤判的案件上。
• 個資保護是重點：客戶留下的地址、電話、LINE 屬於個人資料，自動化僅用於本次派工與聯繫，勿外流、勿另作行銷；蒐集時應告知用途並取得同意，並提供查詢與刪除管道。
• 資訊蒐集要有底線：自動補問可加快流程，但別問到讓客戶反感；關鍵幾項問齊即可，細節留給現場勘查。
• 改期同步：客戶改期或取消後，師傅行事曆與提醒都要同步更新，避免發出過期通知。

台灣中小企業情境案例

桃園一家經營住家與商辦除蟲的公司，過去只有一位調度兼客服，需求從官網、LINE、電話三邊湧進，她整天在抄資料、回電對時間之間打轉，急件常常隔天才回，眼睜睜看著客戶被同業搶走；師傅有時被排到城市兩端來回跑，一天勘查不了幾場。導入這條流程後，三個管道的需求自動匯入同一佇列，系統先補問害蟲類型與坪數，再依區域和空檔媒合師傅、回傳預約與改期連結，前一天自動提醒。兩個月下來，平均回覆時間從隔天縮短到十幾分鐘，急件接案率明顯提升；師傅動線變順，同區案件排在一起，每天能多跑兩三場勘查；失約率也因前一日提醒而下降。那位調度終於從電話海裡解脫，有餘力去經營社區與商辦的長期合約。

延伸應用

這條流程是接案鏈的源頭，可往後串接 /workflows 的報價說明自動生成、施工通知與行前提醒，組成「勘查預約—報價—施工—回訪」一條龍，每個環節都不需人工重新抄一次資料。媒合邏輯可加入更多條件，例如師傅專長（白蟻、老鼠、跳蚤各有強項）、客戶等級或案件急迫度，做更精準的派工。累積的需求與成案資料還能回流分析，看出哪些區域案量大、哪種害蟲詢問最多，作為人力配置與行銷投放的依據。更多預約排程與多管道整合的設計可參考 /recipes；把整條接案到派工的流程做成 /automation 編排，小團隊也能撐起大公司的接案量。

流程圖

用到的工具

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