藥品庫存與效期預警自動盤點

🎯 這條流程解決什麼

藥局的庫存管理難，難在「品項多」加上「效期硬」這兩件事疊在一起。一間社區藥局的品項動輒上千，包含處方藥、指示藥、成藥、保健品、醫材耗材，每一項都有安全庫存要顧、有效期批號要管。靠人工巡櫃盤點，既慢又必然有漏：暢銷藥沒及時補，患者來了撲空、甚至轉去別家；近效期的藥品沒人留意，等發現時整批只剩一兩個月，要嘛賤價清、要嘛直接報廢，毛利就這樣憑空蒸發。尤其管制藥與需冷鏈的冷藏品，批號與效期一旦出錯，牽涉的是法規責任，不只是錢的問題。

把人工成本算清楚會更有感。要認真盤一輪上千品項的庫存、逐項看安全量、再翻效期標籤挑出快過期的，一個人少說大半天，而且看效期標籤這種事最容易疲勞跳行、漏掉藏在後排的舊批號。現實是多數藥局根本沒餘力天天盤，往往一兩週才大盤一次，缺藥和近效期就在這些空檔裡累積。報廢的損失更是隱形的——一盒效期過期的保健品報廢，等於把當初的進貨成本直接丟掉，一年累積下來金額不小。

這條流程每天自動掃描進銷存資料，同時做兩件事：把低於安全庫存的品項整理成補貨建議，把進入 90 天、30 天效期區間的藥品分級預警。採購能在缺藥發生前就下單，門市能對近效期品項提早促銷、調撥或辦理退換貨，把缺藥率與報廢損耗一起壓低。可與 /workflows 的保健品推薦、處方到貨流程結合，讓近效期品項有去化出口；更多排程盤點與分級告警設計見 /recipes。

導入後的改變

導入前，庫存與效期是「靠人記、靠眼看、靠運氣不出包」。盤點頻率低、覆蓋不全，缺藥常常是客人問了才發現，近效期則常常是過期了才驚覺。報廢損失說不清是多少，因為根本沒有系統在追。

導入後，每天一早採購與門市就會收到分好類的清單：哪些該補、補多少，哪些藥效期進入警戒、剩幾天。原本大半天的人工盤點，縮減成每天花十幾分鐘覆核系統算好的結果，盤點相關工時可省下約七成以上。成效上，因為缺貨在發生前就被預警，缺藥率通常能下降五成左右；近效期品項因為提前 90 天、30 天兩段預警，門市有充足時間做促銷或調撥去化，報廢金額可大幅收斂，許多藥局導入後近效期報廢能砍掉一半甚至更多。換算下來，少報廢的成本加上少缺藥多賣出的營收，通常一兩個月就回本，而且這套盤點是天天跑、不會因為人忙就漏掉。

流程怎麼運作

第一步「庫存讀取」：每日由排程觸發，從進銷存系統 API（或匯出的 Google Sheets）撈取各品項的即時數量、安全庫存設定、近期銷量，以及最重要的效期與批號。第二步「雙重比對」：系統同時做兩條判斷線——一條找出即時數量低於安全庫存的缺貨風險品項，另一條挑出效期落在 90 天內與 30 天內的近效期品項，兩條線互不干擾。第三步「補貨建議」：對缺貨風險品項，依近期日均銷量與供應商前置時間估算建議補貨數量，整理成採購待辦清單。第四步「分級預警」：缺藥清單通知採購、近效期清單通知門市，並依急迫度標色——效期 30 天內標紅優先處理，90 天內標黃提早規劃，透過 LINE 官方帳號即時推播、Gmail 寄送完整清單存查。第五步「人工覆核」：採購人工確認數量與品項後才送出訂單；門市則針對近效期品項決定要促銷、調撥到其他門市，還是辦理退換貨，所有最終處置都由人決定。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。進銷存系統 API 是資料核心，最理想是能直接撈到即時庫存與效期批號；若 API 不開放，退而用每日匯出的 Google Sheets 也可行。Google Sheets 同時可當作補貨待辦與近效期清單的彙整與留存。LINE Official Account 負責即時把紅黃燈清單推給採購與門市，Gmail 寄送可存查的完整明細。串接重點：第一，效期資料的顆粒度要到「批號」層級，因為同一品項可能有不同批號、不同效期混放，只看品項層級會漏掉舊批號；第二，安全庫存要逐品（或逐類）設定並定期校準，季節性與促銷會讓賣速波動；第三，冷鏈與管制藥建議獨立成一個高優先清單，這類品項出錯成本最高，務必讓藥師單獨把關；第四，分級門檻（90／30 天）可依品項週轉速度調整，週轉慢的可拉長預警窗口。

常見錯誤與注意事項

⚠️ 作業提醒：自動盤點僅作為輔助，所有補貨下單前務必由採購人工覆核數量與品項，避免系統誤差造成超量囤積。近效期與報廢藥品的處置（尤其管制藥、需冷鏈藥品）須依藥事法規與藥局內控流程辦理，過期藥品應依規定回收銷毀，不得自行販售。涉及藥品流向與批號者，須由藥師人工把關，系統不取代法定管理責任。

除上述紅線外，幾個實務坑要注意。第一，過期藥絕不可促銷出清——近效期可以加速去化，但一旦過期就只能依規定銷毀，把「近效期促銷」和「過期處置」分得清清楚楚，系統只在效期內提醒。第二，進銷存資料品質決定一切：若批號、效期登錄不確實，預警就會失真，建議進貨入庫時就嚴格登錄效期。第三，別讓系統自動下單：補貨建議只是試算，最低訂購量、合約價、在途數量都要採購用眼睛確認。第四，管制藥另立流程：管制藥的盤點、效期與流向有法定要求，系統可協助提醒，但帳冊與簽核仍須依規由藥師負責，不能用自動化取代。

台灣中小企業情境案例

桃園一間獨立經營的社區藥局，保健品與成藥品項很多，過去效期管理全靠一位資深員工每月翻一次標籤。某次大盤點時才發現一整層魚油、葉黃素已經過期，整批只能報廢，店長心疼了好幾天。導入這條流程後，系統每天自動掃一遍效期，那些魚油、葉黃素早在剩 90 天時就進了黃燈清單、剩 30 天時跳紅燈推到門市的 LINE，門市趁還有時間，搭配 保健品推薦流程 做了「即期優惠」組合，把原本要報廢的庫存幾乎清光。另一頭，店裡某款熱賣的腸胃成藥，過去常在週末客流高峰時斷貨，現在系統在見底前就把補貨建議推給採購，再沒讓客人撲空過。半年下來，店長最有感的是兩件事：報廢金額明顯下降，以及不必再讓員工每月耗一整天翻效期標籤。

延伸應用

這條流程的雙重比對骨架很好擴充。把近效期清單接上自動促銷文案，可直接生成即期品的優惠貼文或會員推播，加速去化。多門市的連鎖藥局可加上跨店調撥建議：A 店即將過期、B 店剛好缺貨的同品項，優先內部調撥而非報廢或重新進貨。串接銷售預測後，安全庫存能隨季節（感冒藥旺季、過敏季）動態調整，預警更精準。也可以把效期資料反饋進採購策略，對週轉慢、常近效期的品項調整進貨量或改小包裝叫貨，從源頭減少近效期。更多可組合的庫存與告警自動化模組，見 /automation。

流程圖

用到的工具

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