公設預約自動排程與提醒

🎯 這條流程解決什麼

公設預約最常見的紛爭是「撞檔」與「佔用」。兩戶都堅稱自己先訂了宴會廳辦尾牙、有人訂了健身房卻放鴿子又不取消、有人會議室一坐超時害下一戶開天窗。傳統作法靠總幹事在紙本登記簿或 LINE 群組裡人工排班，一忙起來就漏看，週末活動現場才發現重複預約，住戶當場吵起來，管委會還得出面協調，破壞鄰里和氣。

問題的根源是「沒有即時的衝突檢查」。紙本登記簿只有管理室能看，住戶要訂得先問警衛當下沒人能查的時段；群組登記則訊息一沖就找不到，誰先誰後各說各話。加上多數社區的公設規約有使用點數、清潔費、單戶上限等規則，全靠總幹事人工記帳對照，既容易算錯也難以稽核。

對總幹事來說，守著登記簿排班、收清潔費、提醒使用注意事項、事後檢查有沒有歸還復原，每一個環節都是零碎又耗時的人工。週末公設使用高峰，往往整個下午都在處理預約與協調糾紛，根本分身乏術。

導入後的改變

導入前，預約靠人工登記、衝突常到現場才發現、點數與清潔費人工記帳易出錯。導入後，住戶一選時段系統就即時比對行事曆，重疊或超量當下擋下並提示改期，「撞檔」糾紛幾乎歸零。每筆預約自動扣點或標記應收費用、產生序號，總幹事不必再守登記簿。

以一個公設多、週末預約熱絡的社區估算，原本總幹事每週花在排班、收費、提醒、歸還檢查上的時間約 5 至 6 小時，導入後降到 1 小時內，省下約 8 成的人工排程工時。因為使用前自動提醒、使用後自動確認歸還，放鴿子與未復原的情況明顯下降，公設使用率與週轉率提升，管委會稽核使用次數與費用收取時也終於有完整紀錄可查。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 接收預約：住戶透過 LINE Official Account 或 Google 表單選取公設項目與時段，自動帶入戶號、使用人數與使用目的。資訊一次填齊，不必再問管理室。
2. 檢查衝突：系統即時比對 Google Calendar 上的既有預約，時段重疊、或超過該戶當月使用上限時，當下就擋下並提示可用的替代時段，避免重複預約成立。
3. 扣抵與登記：依社區規約自動扣抵預約點數、或標記應收清潔費／押金，寫入預約表並產生唯一預約序號。序號是這筆預約的憑證，後續提醒與歸還都掛在它底下。
4. 使用提醒：使用前一天與當天各推一次提醒，附上使用注意事項、門禁開放方式與聯絡窗口。減少臨時放鴿子、也讓住戶清楚規則。
5. 歸還確認：使用結束後發送歸還與環境復原確認，住戶回報已復原；若有損壞或未清理等異常，自動回報總幹事跟進處理。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。涉及點數與費用，建議用 n8n 自架以利規則維護與紀錄留存。

• LINE Official Account 是住戶預約與接收提醒的主要入口，最貼近台灣住戶習慣。
• Google 表單 提供結構化預約欄位（項目、時段、人數、目的）。
• Google Sheets 維護預約紀錄、點數餘額、費用狀態與單戶使用統計。
• Google Calendar 是衝突檢查的核心，所有公設時段集中在行事曆上比對，可視化又能避免重疊。

串接重點：每項公設要在行事曆建立獨立日曆或資源，衝突判斷才精準；單戶使用上限與點數規則要先依社區規約設定清楚；費用相關欄位（清潔費、押金）只標記應收，實際收款與退款保留人工。想把公設預約與報修、公告整合成一套社區營運自動化，可參考 工作流總覽 與整體 自動化導入規劃。

常見錯誤與注意事項

• 金流環節必須人工複核：涉及清潔費、押金等金流的扣收，務必保留人工對帳與退費複核環節，金額與收款帳戶建議由總幹事確認後再執行，切勿讓自動化獨自完成收退款。AI 不取代財務人員的對帳判斷。
• 規約爭議仍依管委會決議：本流程僅協助排程與通知，公設使用規約的爭議認定（誰違規、押金是否沒收）仍應依管委會決議與相關法規辦理，自動化不取代管理人員的現場判斷。
• 個資與名單保護：預約名單含戶號與使用目的，不可公開張貼於群組或公布欄，查詢權限應限管理室，避免個資外洩。
• 損壞責任要現場確認：歸還確認只是住戶自述，公設若有損壞，仍需總幹事現場查驗後再認定責任與費用，不能僅憑系統回報就扣押金。

台灣中小企業情境案例

新北某有宴會廳、健身房、會議室與韻律教室的大型社區，過去公設預約靠管理室紙本登記簿，週末常發生兩戶都說訂到宴會廳的爭執，總幹事每逢假日下午都在協調糾紛、人工收清潔費。某次尾牙旺季因登記簿漏看而重複出租，兩戶在現場大吵驚動主委。導入這條流程後，住戶 LINE 選時段即時擋下衝突、自動扣點與標記清潔費、使用前提醒、使用後確認歸還。三個月後，「撞檔」糾紛歸零、放鴿子率下降、宴會廳週轉率提升約三成，總幹事週末終於不必再守登記簿，管委會也能用後台數據檢討各公設使用率與費用收取狀況。

延伸應用

這條流程可進一步擴充：接上候補機制，熱門時段被約滿時自動排候補、原訂戶取消即遞補通知下一位；加入動態定價或尖離峰點數，引導住戶錯峰使用提升整體週轉；把使用率數據彙整成季報，協助管委會評估某項公設是否該調整開放時段或汰換設備；歸還異常自動串接報修流程開立工單。也能與 社區公告發布 共用住戶通知渠道，或到 任務食譜 找更多社區營運自動化的組合靈感。

流程圖

用到的工具

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