諮商排程提醒通知

🎯 這條流程解決什麼

對心理諮商所而言，一個諮商時段空轉是雙重損失：對所方是直接的收入損失，對排隊等待的其他個案則是寶貴資源的浪費。而未到（no-show）幾乎是每間諮商所都頭痛的老問題——個案忘記、臨時有事卻沒通知、或單純猶豫了，結果諮商師到了現場才發現人沒來，整段時間就這麼空掉。

若純靠人工提醒，行政人員得逐筆翻行事曆、一通通打電話或一則則傳訊息，既耗時又容易漏。以一間每週約 100 個時段的諮商所估算，人工提醒一週要花 4 到 6 個工時，而且難免有漏；個案臨時改期或取消的訊息散在 LINE、電話、Email 各處，行政要一一更新行事曆、再通知諮商師，過程零碎又容易出錯，常常一邊改了行事曆、一邊忘了告訴諮商師。未到率若落在 15% 到 20%，等於每週有十幾個時段白白空轉。

這條流程從共用行事曆自動讀取即將到來的時段，於前一日與當日發送溫和的提醒訊息並附改期與取消連結；個案有異動時自動更新行事曆並通知諮商師，未到狀況則標記留存，每週再彙整出席率供所方優化排班。提醒語氣務必保留彈性與尊重，避免造成個案壓力。更多通知與排程自動化範例可見 /recipes 與 /automation。

導入後的改變

導入前：提醒靠行政手動逐筆發送，一週 4 到 6 工時，還是會漏；未到率約 15% 到 20%；改期取消訊息散落各管道，行事曆更新與諮商師通知容易脫節，有時諮商師白等一場才知道個案不來。出席資料沒有系統化彙整，排班優化只能憑感覺。

導入後：提醒由系統在前一日與當日自動發送，行政幾乎不必再手動提醒，這部分工時可省下約八成（降到每週約 1 小時的監看與例外處理）。前一日／當日的雙重溫和提醒，通常能把未到率往下壓——以業界經驗，導入提醒機制後 no-show 常見可下降 5 到 10 個百分點，等於每週救回數個原本會空轉的時段。改期取消透過連結回覆，系統自動更新行事曆並同步通知諮商師，行事曆與現場不再脫節；每週出席率與空檔自動彙整成報表，讓所方有依據地優化排班。

效益為合理推估，未到率改善幅度因個案族群、提醒語氣與管道而異。提醒不是催促，過度頻繁反而造成反感，建議以「前一日 + 當日」兩次為基準再依成效微調。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明：

1. 讀取排程（🗓️）：以「時間到期排程」每日觸發，從共用 Google Calendar 讀取即將到來的諮商時段，並帶出每位個案偏好的聯絡管道（LINE 或 Email），確保提醒送到對的地方。

2. 前一日提醒（🔔）：於諮商前一日與當日，向個案發送溫和的提醒訊息，內含時段資訊與「改期／取消」連結。訊息採中性用語，避免在主旨或預覽顯示「諮商」「治療」等可能暴露就診事實的字眼。

3. 處理異動（🔄）：個案點擊連結回覆改期或取消時，系統自動更新 Google Calendar，並即時通知對應諮商師，避免諮商師白等或排程脫節。改期則回到媒合可選時段的流程。

4. 記錄未到（📉）：當日未到的個案，由系統在排程表（Google Sheets）標記，供後續關懷追蹤與收費規則參考。注意：標記只是記錄，是否扣款、如何處理一律由人決定。

5. 週報彙整（📊）：每週自動彙整出席率、未到率與空檔時段分布，產出簡報表，協助所方檢視哪些時段容易空轉、哪些諮商師需要調整排班。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：流程引擎，難度低、約 25 分鐘可建好。建議用「定時排程節點 + 行事曆讀取 + 條件判斷（距離時段天數）+ 多管道通知」結構。
• Google Calendar：諮商時段的單一真實來源，所有提醒與異動都圍繞它。需確保排程確實建在共用行事曆，且諮商師配合維護。
• LINE Official Account：主要提醒管道，適合即時且個案習慣使用；發送前確認個案同意以 LINE 接收提醒。
• Gmail：備用提醒管道，主旨採中性用語。改期／取消連結可導向簡易表單或預約系統。
• Google Sheets：記錄未到、彙整出席率與週報的資料中樞。

串接重點：提醒成效取決於「送對管道、用對語氣」。導入時先讓個案在初談時選擇偏好提醒管道，並把語氣模板設計得溫和、保留改期彈性，把「提醒」做成貼心而非催促。

常見錯誤與注意事項

• 未到扣款不可自動代扣：收費與未到扣款規則涉及金流與合約權益，系統僅作標記與彙整，實際扣款或費用調整務必經行政人員與所方規則人工確認，不可自動代扣。
• 避免暴露就診事實：提醒訊息應避免在主旨或可被他人預覽的畫面顯示「諮商」「治療」等字眼，改用中性用語，尊重個案隱私偏好。
• 提醒頻率要克制：過度提醒會造成壓力與反感，以前一日加當日兩次為基準，依成效調整，不宜疲勞轟炸。
• 異動同步要確實：改期取消後務必同步更新行事曆並通知諮商師，否則會出現「個案以為改好了、諮商師卻不知道」的落差，導入時要測試這條路徑。
• 未到不等於不在乎：未到背後可能有狀況，標記應連動關懷而非僅連動扣款。自動化不取代諮商師對個案狀態的關懷判斷。

台灣中小企業情境案例

桃園一間「安然心理諮商所」有 4 位諮商師，過去未到率長期落在約 18%，行政每週要花半天逐筆傳提醒，還是常漏；改期訊息散在 LINE 和電話留言，有兩次諮商師到場才知道個案早就取消了，整段時間白等。所長算過，光是時段空轉一個月就吃掉不少收入。

導入這條流程後，他們把所有諮商時段集中到共用行事曆，系統在前一日與當日以中性語氣的 LINE 訊息提醒，並附改期取消連結；個案一回覆，行事曆自動更新、諮商師同步收到通知。三個月後，未到率從約 18% 降到約 11%，行政每週的提醒工時從半天縮到約一小時，諮商師白等的情況幾乎消失。每週的出席率週報還讓所方發現某幾個傍晚時段特別容易空轉，據此調整排班後整體利用率再進一步提升。所長補充，未到個案的標記他們選擇先連動關懷追蹤，而非直接扣款，避免讓有狀況的個案感到被責罰。

延伸應用

• 個案旅程串接：提醒流程可與初談預約、費用對帳、結案關懷接力，串成完整旅程，相關設計見 /workflows。
• 未到自動連動關懷：將連續未到的個案自動推入關懷追蹤流程，讓「沒來」成為主動關心的起點而非懲罰。
• 智慧排班建議：累積出席資料後，分析各時段、各諮商師的空轉模式，產出排班優化建議。
• 候補遞補：當有人取消，系統可自動通知候補個案是否願意遞補該時段，把空檔即時填補。更多自動化延伸見 /automation。

⚠️ 隱私與專業提醒：提醒訊息應避免於主旨或可預覽畫面顯示「諮商」「治療」等可能暴露就診事實的字眼，改以中性用語並尊重個案的隱私偏好。收費與未到扣款規則涉及金流與合約權益，系統僅作標記與彙整，實際扣款或費用調整務必經行政人員與所方規則人工確認，不可自動代扣。自動化不取代諮商師對個案狀態的關懷判斷。

流程圖

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