媒合成交追蹤自動流

🎯 這條流程解決什麼

對獵頭與人力仲介來說，候選人簽下 offer 那一刻常被誤以為是案子的終點，實際上才是保證期計算與服務費請款的起點。多數顧問同時手上跑著八到十五個職缺，注意力幾乎都被新案開發吃掉，成交後的追蹤往往只靠記憶與零散的便利貼。結果就是：報到當天忘了確認人選有沒有真的到職、服務費發票拖了三週才開、保證期內人選離職卻沒人提早察覺，等到客戶來電要求賠付才驚覺已經錯過挽回時機。

把這套追蹤改回純人工做，成本其實相當驚人。一位顧問若手上有十個進行中的成交案，每個案子要記住報到日、保證期到期日、第 7、30、90 天的回訪節點，加上發票開立與佣金結算，光是這些里程碑就有六十多個時間點要盯。實務上一個人每天得花四十分鐘到一小時翻 Excel、核對日曆、打電話確認狀態，一個月就是十五到二十小時的純行政耗損。更別說漏接的代價：一筆服務費若是月薪兩成、年薪約一百萬的職缺，等於十六到二十萬，只要因為沒及時追蹤而導致一次賠付或一張發票收不回來，整季的努力就化為烏有。

這條流程把 offer 到保證期之間的每個關鍵節點自動排程、自動提醒、自動產生帳務草稿，讓顧問可以專心開發新案，同時穩穩守住已經到手的每一筆媒合成果。它承接 面試協調安排自動流 的人選狀態，更多收尾型的 自動化流程 設計可以一起搭配使用。

導入後的改變

導入前，成交追蹤是一場記憶力的賭注。顧問靠腦袋與便利貼記里程碑，報到確認常常拖到客戶主動回報才知道，發票平均延遲兩到三週才開，保證期內的離職風險幾乎是「事後才知道」。一個十人團隊每月光是追蹤行政就燒掉超過一百五十小時，而且漏單率高，季度結算時總會發現有兩三筆服務費莫名其妙沒收到。

導入後，所有里程碑在發出 offer 的當下就自動排好。報到當天系統主動提醒顧問確認、確認後立刻產生服務費發票草稿與佣金試算、第 7、30、90 天的關懷訊息自動排程。合理估算下，成交追蹤的行政工時可以省下約七成,顧問每天從一小時的盯場縮短到十分鐘的覆核；發票開立從平均拖兩三週縮短到報到後當天就送出草稿，現金流回收明顯加快。最關鍵的是保證期風險可視化——人選若在保證期內出現異常，系統第一時間提醒顧問介入,把「事後賠付」變成「事前挽救」，據實務經驗，這類早期介入能讓保證期內的離職賠付減少三到五成。

流程怎麼運作

整條流程對應 frontmatter 裡的四個節點，依序展開：

第一步「觸發：發出 offer」。當顧問在人才庫資料表把某位人選的狀態更新為「已發 offer」時，n8n 或 Make 的 Webhook 或輪詢節點偵測到狀態變更，立刻啟動成交追蹤。系統同時抓取這筆成交的核心欄位：客戶名稱、職缺、預定報到日、保證期天數、約定服務費比例與成交金額。

第二步「里程碑排程」。系統以報到日為基準，自動往前往後算出一整串時間點，寫進行事曆並建立提醒：報到前一天的到職確認提醒、報到當天的狀態核對、保證期到期日提醒，以及報到後第 7、30、90 天的關懷回訪節點。這一步等於把顧問腦中那張零散的時間表，一次攤平成可被系統盯防的結構化排程。

第三步「帳務與佣金」。報到確認為「已到職」後,系統依成交金額與約定比例計算服務費，產生發票開立通知，並同步算出該案的顧問佣金草稿。注意這裡只產生草稿，所有金額都標記為「待覆核」，等業務主管核對成交條件後才送出。

第四步「關懷回訪」。報到後第 7、30、90 天，系統自動透過 Gmail 或 Slack 推播關懷訊息範本給顧問，提醒主動聯繫人選與用人主管，確認磨合狀況。若回訪中標記到任何異常（人選想離職、用人主管不滿意），系統即時把警示推到 Slack 顧問頻道，要求顧問當天介入處理。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當主控，兩者都能輕鬆做到狀態觸發與時間排程。人才庫資料表（Airtable 或 Google Sheets 皆可）是整條流程的資料源頭，建議在表內就設計好「人選狀態」「報到日」「保證期天數」「服務費比例」這幾個結構化欄位，串接才不會卡在資料格式不一致。行事曆負責承接里程碑排程，讓顧問在熟悉的日曆介面看到所有節點。Gmail 負責對外的發票開立通知與對人選的關懷訊息，Slack 則負責對內的顧問提醒與異常警示。帳務系統透過 API 或 Webhook 接收發票草稿。

串接時最該注意的是「狀態欄位的單一真實來源」。如果顧問有時改 Airtable、有時改別的表，觸發就會錯亂，務必統一一個狀態欄位當作觸發點。另外時區與日期格式要在流程開頭就標準化，否則保證期到期日算錯一天，後果就是賠付爭議。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯誤是把佣金與服務費當成系統自動結算的最終值。這條流程產生的所有金額都僅是草稿，發票開立與付款前務必由業務主管人工核對成交條件、實際報到狀態與保證期條款後再送出。報到與離職狀態直接牽動計費與賠付，屬於高度敏感的金流與合約環節,系統不取代會計與業務主管的專業判斷。

另一個重點是個資與書面紀錄。人選的薪資、聯絡方式屬於個資，串接各工具時要確保權限最小化，關懷訊息也別把敏感成交條件寫進可被轉發的內容。所有報到與離職的確認，務必保留與客戶往來的書面紀錄（email 或簽核文件），一旦發生計費爭議才有依據。保證期條款若客戶有特殊約定，必須由顧問逐案在系統備註，不能套用預設天數。

台灣中小企業情境案例

台中一家十二人規模的中階人才獵頭公司，過去成交後的追蹤全靠資深助理用一張大 Excel 手動維護。某季他們同時跑著二十多筆成交案，助理請了一週育嬰假，回來才發現有兩位人選在保證期內離職卻沒人察覺，其中一筆是科技業主管職、服務費十八萬，客戶依約要求全額賠付，整季白做。

導入這條流程後，每筆成交一發 offer 就自動排好所有里程碑。報到確認、發票草稿、回訪節點全部系統盯防。三個月後成效很具體：服務費發票從平均延遲十八天縮短到報到當天送出草稿，季度現金流回收提前約兩週；保證期內的離職因為第 7、30 天的主動關懷而提早被察覺，有一位本來想離職的人選在顧問及時介入協調後留任，等於救回一筆十二萬的潛在賠付。助理每天花在追蹤的時間從近一小時降到十五分鐘，省下的時間轉去支援更多案件。

延伸應用

這條流程的骨架可以再往多個方向擴充。第一，把關懷回訪的結果結構化回寫人才庫，累積出「哪類職缺保證期離職率最高」的數據，回頭優化媒合策略。第二，串接客戶滿意度問卷，在第 90 天回訪時自動發送 NPS 調查，把成交客戶轉成回頭客與轉介來源。第三，把佣金草稿與顧問績效儀表板連動，月底自動產出每位顧問的成交與佣金總覽。第四，加入「保證期內換人補件」的分支，一旦人選提前離職，自動觸發重啟招募流程並沿用原客戶條件。想看更多帳務試算與排程提醒的設計範本，可以參考 /recipes 與 /workflows 的相關流程。

流程圖

用到的工具

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