看屋預約自動排程流

🎯 這條流程解決什麼

做包租代管或租屋仲介的人都知道，看屋詢問從來不是從同一個入口進來的。591 上有人留言、官網表單有人填、LINE 官方帳號跳出一句「請問這間還在嗎」、電話也響個不停。問題是這些詢問散落在四五個地方，誰先看到誰回，沒看到的就被晾在那裡。租屋市場最現實的一點是「快」，好物件、好房客都不等人，回覆慢個半天，對方早就被別家業者帶去看別間了。

更麻煩的是排帶看時段。一個帶看人員手上同時管十幾間物件，每天的看屋邀約用紙條、群組訊息和腦袋記，很容易撞期：兩組客人約在同一時段同一棟、或是約了卻忘了登記害人白跑一趟。光是處理一筆看屋詢問——讀訊息、判斷他要看哪一區的物件、翻空房清單、查帶看人有沒有空、回覆對方、再手動加進行事曆——熟手也要花十到十五分鐘，一天進來二三十筆詢問，等於一個人半天就耗在這上面，而且還是高度容易出錯的重複勞動。

導入後的改變

導入前：詢問靠人輪流盯著各平台，平均回覆時間常常拖到一兩個小時甚至隔天；帶看時段靠記憶與群組喊單，撞期、漏約、跑空屢見不鮮；客戶資料散在訊息裡，要追蹤誰看過哪間、誰還沒成交，全憑印象。

導入後：每一筆詢問三十秒內自動建檔並回出可預約時段，首次回覆從「小時級」壓到「分鐘級」。帶看人員不用再翻清單，AI 已經把符合條件的空房和可約時段整理好，帶看安排的雜務工時大約能省下六到七成。更重要的是「不漏接」——以往因為沒人即時回覆而流失的詢問，估計每月就佔了一兩成的潛在帶看量，把這塊接回來，帶看轉成交的基數自然變大。客戶名冊也自動累積，後續追蹤與再行銷有了依據。

流程怎麼運作

這條流程對應五個節點，一步一步把詢問變成排好的帶看：

1. 觸發：看屋詢問——當租屋表單被送出，或租屋平台、LINE 收到看屋需求時，Webhook 立即啟動流程，把對方的需求（想看的物件、區域、預算、可看屋時間、聯絡方式）抓進來。
2. AI 比對空房——AI 比對節點讀取需求，對照你維護在 Google Sheet 裡的空房清單，依物件類型、預算區間、區域、可入住日期等條件，篩出最適合帶看的幾間，避免拿不符條件的物件浪費雙方時間。
3. 媒合時段——流程查詢負責該區帶看人員的 Google Calendar，找出他未來幾天的空檔，扣掉通勤與緩衝時間後，提出兩到三個可行的帶看時段給對方挑。
4. 建檔確認——選定後寫入帶看名冊（Google Sheet），記錄看屋人、物件、時段與來源平台，並自動產生一段清楚的預約確認訊息。
5. 雙向通知——透過 LINE 或 SMS 同時通知看屋人「您的看屋已預約，時間地點如下」，並通知帶看人員「新增一組帶看，請確認」，訊息中明確提示時段仍需人工最後確認。

需要的工具與串接重點

主體建在 n8n 或 Make，用 Webhook 接住表單與平台詢問。Google Sheet 是這條流程的資料中樞，至少要維護兩張表：一張空房清單（含物件編號、區域、租金、坪數、可帶看狀態），一張帶看名冊。AI 比對節點負責語意理解與條件篩選，建議在提示詞裡明確界定篩選邏輯，並要求輸出結構化結果方便後續節點使用。Google Calendar 用來讀帶看人空檔，記得每位帶看人對應各自的行事曆。LINE 官方帳號或 SMS 負責雙向通知。串接重點：空房清單要保持即時更新，否則 AI 會推薦已出租的物件；行事曆要把私人行程也標上「忙碌」，免得排到不能帶看的時段。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯誤是「把 AI 媒合當成最終答案直接回覆客戶」。物件是否還在、承租資格（收入證明、職業、有無寵物、租期）、實際帶看路線安排，這些都涉及實際判斷，AI 只是把候選整理出來，最終時段與物件務必由帶看人員人工確認後再正式回覆。其次是個資處理：看屋人的姓名、電話、聯絡方式屬個人資料，僅供帶看聯繫使用，不得外流或挪作他用，名冊存取權限要管控。第三，租賃契約、押金、租金條件涉及法律與議約，AI 不取代專業帶看與議約判斷，自動化只負責到「把人約進來」這一段。

台灣中小企業情境案例

台中一家管理約八十間套房的包租代管業者，過去兩位帶看人員每天有近一半時間在回訊息、排時段。導入這條流程後，591 留言、官網表單、LINE 詢問全部匯流到一條管線，自動建檔並回出可約時段。他們的觀察是：首次回覆時間從平均一個多小時降到五分鐘內，週末晚上沒人值班時段的詢問也不再石沉大海。帶看人員把省下的時間拿去做實地帶看與議約，當月實際帶看組數明顯上升，名冊累積下來後也開始做未成交客戶的二次追蹤。

延伸應用

這條流程可以再往前後延伸。前端可接 更多自動化食譜 做詢問前的物件推薦與自動問答；中段帶看完成後可加一個滿意度回填與「是否要約簽約」的追蹤節點；後端可串 自動化主題頁 把成交與帶看數據做成每週報表，分析哪些區域、哪種房型詢問最熱。也可以參考 更多營運工作流藍圖，把帶看名冊接到合約與點交流程，形成從詢問到成交的完整鏈路。物件條件與承租資格涉及實際看屋判斷，AI 媒合結果務必由人工確認後再回覆，不取代專業帶看與議約。

流程圖

用到的工具

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